Do przeprowadzenia kontroli w firmie uprawnione są instytucje odpowiedzialne za dystrybucję środków z funduszy unijnych oraz weryfikację prawidłowości wydatkowania środków publicznych. Takie instytucje to m.in. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Regionalne Instytucje Finansujące (RIF), NIK, Urząd Kontroli Skarbowej z przedstawicielami instytucji Unii Europejskiej reprezentującymi Komisję Europejską włącznie. Jeżeli przedsiębiorca uniemożliwi przeprowadzenie kontroli, będzie to jednoznaczne z wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie projektu.
Kontrolerzy z pewnością będą zainteresowani dostępem do pełnej dokumentacji finansowej i technicznej projektu. Sprawdzone zostanie, czy projekt został zrealizowany zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku i według zapisów umowy o dofinansowanie. Kontrolerzy upewnią się także, czy przedsiębiorca wypełnia obowiązki związane z promocją i informowaniem opinii publicznej, iż dany projekt jest realizowany z dofinansowaniem środków Unii Europejskiej. Musimy pamiętać, że informacje takie muszą być zamieszczane w miejscu inwestycji oraz w dokumentach promocyjnych związanych z przedsięwzięciem. Zasady promocji projektu są jednym z elementów zawartych w umowie o dofinansowanie równie istotnym jak pozostałe zapisy umowy. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że dość często to właśnie ten element umowy o dofinansowanie nie jest właściwie realizowany. Aby uniknąć tego typu problemów, warto o promocji wspomnieć w harmonogramie realizacji całej inwestycji.
Kontrola może także obejmować kwalifikowalność wydatków, źródła pochodzenia nabytych maszyn i urządzeń oraz sposób realizacji zakładanych we wniosku wskaźników produktu, rezultatu i oddziaływania. Nie warto więc ulegać pokusie zawyżania planowanych efektów projektu. Tylko takie podejście może uchronić firmę przed problemami związanymi z wywiązaniem się z zobowiązań zawartych w umowie o dofinansowanie. Naturalne jest natomiast to, że w czasie działań kontrolnych mogą pojawić się dodatkowe pytania i wątpliwości. Stąd bardzo ważne jest, aby przedsiębiorca zapewnił w jej czasie obecność kompetentnych pracowników odpowiedzialnych za poszczególne obszary realizowanego projektu. Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca otrzyma od kontrolerów informację zwrotną i ewentualne zalecenia pokontrolne, które muszą zostać bezwzględnie zrealizowane w terminach tam określonych. Warto zatem od samego początku realizacji projektu wprowadzić w firmie pewne zasady, ułatwiające dopełnienie tego obowiązku. Namawiam więc do przechowywania całej dokumentacji projektu, a więc faktur, potwierdzeń przelewów, sprawozdań, ofert, wniosków, umów w jednym miejscu. Wprowadzenie takich reguł jest bardzo przydatne zwłaszcza w mniejszych firmach, gdzie nie funkcjonują wydzielone działy odpowiedzialne za realizację projektów z dofinansowaniem funduszy unijnych. Jak wskazuje praktyka, to właśnie małe firmy mają więcej problemów z prawidłowym prowadzeniem dokumentacji projektu.
Wprowadzenie takich prostych reguł oraz staranność i dokładność w okresie planowania i realizacji projektu znacznie ułatwią spełnienie wymagań, które będą weryfikowane w trakcie prowadzonych w firmie kontroli.
MARIUSZ NOWAK
Fortis Bank Polska
ikona lupy />
Mariusz Nowak, Fortis Bank Polska / DGP