Coraz więcej polskich przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad optymalizacją procesu druku w swoich firmach, decyduje się nie tylko na wymianę drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, ale również na zakup specjalistycznego oprogramowania. Pozwala ono o wiele lepiej wykorzystać potencjał urządzeń drukujących i usprawnić obieg dokumentów między pracownikami firmy. Z badań Kyocera Document Solutions przeprowadzonych w 2013 roku wśród 750 managerów IT w ośmiu krajach Europy wynika, że ponad 89 proc. europejskich przedsiębiorców wprowadza lub wprowadzi system zarządzania obiegiem dokumentów. 70 proc. ankietowanych jest przekonanych, iż system zarządzania dokumentami i ich wydrukiem pozwoli im znacząco zmniejszyć koszty, sprawować lepszą kontrolę nad wydatkami budżetowymi (47 proc.) i w istotny sposób poprawić jakość pracy (52 proc.).
– Sam zakup nowych urządzeń drukujących w dzisiejszych czasach to za mało. Musimy patrzeć szerzej, tak jak Henry Ford, który zrewolucjonizował system produkcji samochodów nie dlatego, że wymienił maszyny, lecz dlatego, że przyjrzał się uważnie całemu systemowi produkcji i wprowadził istotne zmiany. Jeśli faktycznie dążymy do optymalizacji kosztów wydruku, musimy patrzeć nie tylko na wydruk, który jest końcowym aktem życia dokumentu, lecz również na cały proces jego tworzenia i obiegu – mówi Łukasz Rumowski, dyrektor Działu Rozwoju Produktu ARCUS S.A.
Więcej niż drukarka
Widać wyraźnie, że produkty związane z zarządzaniem wydrukiem dokumentów w firmie zdobywają coraz większą popularność. Na rynku jest już kilku producentów i dystrybutorów drukarek, którzy oprócz tradycyjnej palety produktowej oferują do nich dodatkowe systemy oraz rozwiązania pozwalające zwiększyć ich wydajność i wszystko wskazuje na to, że będzie ich przybywać. Warto zatem przyjrzeć się im z bliska. Jednym z rozwiązań jest MPS (ang. Managed Print Services), czyli system kontroli jakości wydruku. Założenia systemów tego typu opierają się na monitorowaniu wydruku i doborze urządzeń drukujących, co pozwoli zmniejszyć koszty i zarazem odciążyć administratorów IT. Przez lata było to dominujące na rynku podejście do systemów druku, lecz postęp technologiczny oraz rosnące wymagania klientów spowodowały wyraźne zmiany.
Są dostępne zaawansowane rozwiązania. Przykładem może być system Konica Minolta OPS Monitoring Comfort Plus czy Arcus Kyocera MDS (ang. Managed Document Services).
– System MDS został stworzony, aby zminimalizować koszty wydruku. Główna różnica polega na tym, że rozwiązania typu MPS koncentrowały się na monitoringu druku, natomiast system Arcus Kyocera MDS optymalizuje cały proces produkcji dokumentów, od momentu wydruku/kopii, przez jego proces obiegu, na archiwizacji kończąc – wyjaśnia Łukasz Rumowski.
Priorytetem w każdej firmie jest przekonanie pracowników do posługiwania się wersją cyfrową dokumentu.
– Jak wynika z naszych badań, w wielu przypadkach pracownicy przedsiębiorstwa nadmiernie drukują dokumenty, mimo że ich cyfrowe odpowiedniki w pełni odpowiadają ich potrzebom. Zadaniem naszego systemu jest takie zoptymalizowanie elektronicznego obiegu informacji i dopasowanie go do potrzeb użytkowników, aby wydruk był konieczny w faktycznie niezbędnych sytuacjach.

Co więcej, przedsiębiorcy mają możliwość monitorowania kosztów drukowania, kopiowania i przypisywania ich poszczególnym działom lub pojedynczym pracownikom – dodaje Łukasz Rumowski.

Przedsiębiorcy są wyjątkowo zainteresowani urządzeniami i rozwiązaniami pozwalającymi im jak najbardziej odciążyć pracowników od zadań, które z powodzeniem mogą wykonywać za nich maszyny i systemy informatyczne. Arcus Kyocera MDS zdejmuje z użytkownika konieczność wyboru opcji wydruku (np. kolor, rodzaj papieru) dzięki automatycznemu przypisaniu ustawień wydruku do poszczególnych typów dokumentów. W ten sposób po wyborze opcji „drukuj” pracownik ma zawsze pewność, że gotowy dokument spełnia wymagania. System automatyzuje też proces archiwizacji dokumentów, pozwala tworzyć katalogi przeznaczone dla określonych typów dokumentów i nadawać szczegółowe uprawnienia dostępu do poszczególnych danych.
Arcus Kyocera MDS pozwala na archiwizowanie dokumentów cyfrowych, jak i papierowych – po ich zeskanowaniu. Pracownik nie traci więc czasu na poszukiwanie w segregatorach przypisanych do projektu faktur czy dokumentów. Wszystkie dane dostępne są w ułamku sekundy.
Druk z zewnątrz
Warto również zaznaczyć, że większość kompleksowych rozwiązań związanych z drukiem dokumentów połączona jest jednocześnie z outsourcingiem wydruku.
Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca nie musi kupować drogich urządzeń oraz ich serwisować. Przy niewielkim nakładzie finansowym przedsiębiorca od razu otrzymuje wydajne, nowoczesne i oszczędne urządzenia. Na zakup sprzętu takiej kategorii wydajnościowej firma musiałaby przeznaczyć znaczne środki, co nie pozostałoby bez wpływu na jej funkcjonowanie. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca może dobrać sprzęt, kierując się własnymi potrzebami, a nie ograniczeniami budżetowymi. W wielu wypadkach dzierżawione urządzenia są wyposażone w unikalne technologie (np. ceramiczny bęben w urządzeniach marki Kyocera), które gwarantują większą żywotność urządzeń i mniejszą częstotliwość ich serwisowania.
Właściwe zarządzanie obiegiem dokumentów jest jednym z najistotniejszych działań w tym zakresie. Dzięki Arcus Kyocera MDS koszty druku i zarządzania dokumentem można zmniejszyć nawet o 50 proc. System został doceniony w 2013 roku przez kapitułę jednej z najstarszych nagród gospodarczych w Polsce – Arcus Kyocera MDS został laureatem Godła Promocyjnego „Teraz Polska” dla najlepszych produktów i usług.
– Celem Arcus Kyocera MDS jest optymalizacja infrastruktury związanej z drukowaniem i kopiowaniem, lepsza kontrola nad dokumentem oraz obniżenie kosztów całkowitych. Nasi klienci podkreślają, że system Arcus Kyocera MDS pozwolił im wyraźnie zmniejszyć koszty i sprawować lepszą kontrolę nad wydatkami budżetowymi. Z naszych doświadczeń wynika, że nasi najwięksi klienci mogą w ciągu 5 lat korzystania z usługi zaoszczędzić setki tysięcy złotych. To pokazuje, jak skuteczny jest nasz system – podkreśla Łukasz Rumowski.