Kontrola beneficjentów końcowych przeprowadzana jest m.in. przez instytucje wdrażające. Ma na celu weryfikację wydatków ponoszonych w trakcie realizacji projektu, co sprowadza się do sprawdzenia dostarczenia współfinansowanych towarów i usług, faktycznego poniesienia zadeklarowanych wydatków i zgodności projektu z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego.

Kontrola przeprowadzana jest na podstawie umowy o dofinansowanie. Może mieć formę weryfikacji dokumentacji projektowej (np. wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu), kontroli w miejscu realizacji projektu bądź w siedzibie beneficjenta.

Kontrola projektów współfinansowanych ze środków UE odbywa się zasadniczo na podstawie rocznego planu kontroli. Istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli doraźnej poza planem, gdy pojawią się podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektu.

Beneficjent otrzymuje na piśmie zawiadomienie o kontroli, w terminie nie krótszym niż pięć dni przed datą rozpoczęcia kontroli. Wcześniejsze zawiadomienie wysyłane jest tylko w przypadku kontroli planowej, gdyż kontrola doraźna przeprowadzana jest w trybie ad hoc.

Podczas kontroli beneficjent zobowiązany jest zapewnić pełny dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, systemu komputerowego, wszystkich dokumentów (np. umowy o dofinansowanie wraz z załącznikami i ewentualnymi aneksami, dokumentacji finansowo-księgowej i handlowej) oraz plików komputerowych związanych z finansowym i technicznym zarządzaniem projektem. Wymagana jest obecność osób, które udzielą wyjaśnień na temat procedur, wydatków, zakresu i innych zagadnień związanych z realizacją przedsięwzięcia. Sporządzana jest informacja pokontrolna, zawierająca ustalenia faktyczne kontroli wraz ze szczegółowym opisem ewentualnych nieprawidłowości. Jednostka kontrolująca ma na to 21 dni.

Beneficjent zobligowany jest do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi. W przypadku zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej ma prawo je zgłosić w ciągu 14 dni od dnia doręczenia informacji.

Należy mieć pełną świadomość wagi obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie, które spoczywają na beneficjencie. Nieposiadanie kompletnej i prawidłowej dokumentacji projektowej, podlegającej obowiązkowi przechowywania w trakcie realizacji projektu oraz przez okres pięciu lat od jego zakończenia, niepoddanie się kontroli w miejscu realizacji projektu czy nieusunięcie nieprawidłowości w wyznaczonym terminie skutkować może rozwiązaniem umowy o dofinansowanie i koniecznością zwrotu otrzymanej dotacji wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych oraz zakazem ubiegania się o pomoc publiczną przez trzy lata. Mając na względzie wspomniane sankcje, warto zwrócić uwagę, aby dokumentować wszystkie podejmowane działania zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, oznaczać numerem projektu oryginały faktur na zakup towarów i usług, posiadać bankowe potwierdzenia dokonanych przelewów, wywiązywać się z obowiązków informowania instytucji udzielającej wsparcia o planowanych zmianach w projekcie oraz opinii publicznej o tym, iż projekt został sfinansowany z udziałem środków unijnych.

EWA RUTCZYŃSKA

konsultant w dziale doradztwa europejskiego, Accreo Taxand