Każdy audyt musi być wykonany przez podmiot zewnętrzny niezależny od jednostki audytowanej. Skuteczne i drobiazgowe przeprowadzenie audytu powinno obejmować następujące obszary realizacji projektu:

  • weryfikację skuteczności kontroli wewnętrznych,
  • analizę nadzoru zapewniającego prawidłowe wydatkowanie środków,
  • sprawdzenie, czy projekt realizowany jest zgodnie z umową, harmonogramem i przepisami prawa,
  • analizę prawidłowości przeprowadzenia procedur przetargowych oraz zasadności poniesionych kosztów kwalifikowanych,
  • weryfikację sposobu dokumentowania kosztów oraz sposobu ich pokrycia,
  • badanie terminowości i kompletności dokumentacji,
  • sprawdzenie zgodności wniosków o płatność z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych,
  • zweryfikowanie wykonania prac oraz usług w ramach projektu, sposobu jego nadzorowania oraz monitorowania (osiąganie celu, produktów i rezultatów projektu),
  • analizę raportów okresowych,
  • weryfikację sposobu promocji i reklamy,
  • sprawdzenie archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizowanego projektu.

Ewaluacja i monitoring przedsięwzięcia dofinansowanego z funduszy Unii stanowią jeden z kluczowych elementów zarządzania projektem. Należy bowiem pamiętać, że zarządzanie projektem to zbiór wielu komplementarnych czynności obejmujących planowanie, harmonogramowanie, koordynację, realizację i kontrolę zadań składających się na realizację celów projektu przy optymalizacji posiadanych zasobów i jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących negatywnych czynników zewnętrznych.

Ewaluacja i monitoring projektów obejmuje wiele obszarów analizy. Należą do nich:

  • zaprojektowanie i wdrożenie systemu monitorowania i zbierania danych na temat postępów w realizacji zadania,
  • opracowanie systemu wskaźników do monitorowania na podstawie specyfiki realizowanych zadań oraz wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących mierzenia rezultatów podczas realizowania projektów współfinansowanych z funduszy UE,
  • przeprowadzenie śródokresowej oceny prac obejmującej następujące elementy:

- trafność doboru celów wyznaczonych do realizacji,

- stopień realizacji zadań oraz wykonania budżetu,

- jakość systemu zarządzania oraz wymiany informacji,

- wydajność prac,

■ przeprowadzenie końcowej oceny prac obejmującej weryfikację:

- stopnia przygotowania do prawidłowej realizacji zadania,

- jakości sporządzonej umowy oraz wniosku o finansowanie,

- prawdopodobieństwa realizacji celów określonych w umowie oraz we wniosku o finansowanie,

- uwzględnienie kwestii horyzontalnych w programie prac określonym w umowie oraz we wniosku o finansowanie,

■ sporządzenie pisemnych raportów z przeprowadzonych ocen zawierających wyszczególnienie stwierdzonych nieprawidłowości oraz propozycje zmian.

W okresie programowania na lata 2007-2013 do Polski trafi nowa pula środków z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności, dla których konieczne będzie sporządzenie rzetelnego audytu, monitoringu, a następnie ewaluacji. Zadbajmy wcześniej o zaplanowanie tych działań w naszych harmonogramach i budżetach projektowych.

WOJCIECH PTAK

menedżer zespołu projektów infrastrukturalnych, departamentu projektów europejskich, Doradztwo Gospodarcze DGA