Co zrobić, żeby organizowany w ramach projektu event przyniósł spodziewane rezultaty i nie zakończył się kompletnym fiaskiem? Przede wszystkim należy go potraktować jak osobny projekt. Event ma wszystkie cechy projektu, tzn. jest organizowany w określonym celu, ma charakter jednorazowy oraz określone ramy czasowe, wymaga mobilizacji określonych zasobów (ludzkich, finansowych, technicznych). Jeszcze przed przystąpieniem do planowania szczegółów wydarzenia należy jasno określić cel.

Naturalnie cel eventu musi być zgodny i wpisywać się w cele całego projektu. Od tego będą zależały nasze dalsze kroki, wybór miejsca i formy imprezy, dobór gości. Zasadniczo najważniejsze będzie przyciągnięcie uwagi grupy docelowej. Warto więc pomyśleć o nietypowych imprezach i niekonwencjonalnych rozwiązaniach. Kolejnym krokiem będzie dokładne zaplanowanie działań. Planowanie jest bardzo często niedocenianą fazą projektu, a dobrze zaplanowany event to połowa sukcesu. Przede wszystkim należy zastanowić się nad tym, czy zespół mający zająć się organizacją ma odpowiednie kompetencje. Najważniejsze są zdolności organizacyjne, ale także kreatywność, komunikatywność. Mile widziana jest postawa, którą Anglicy nazywają can-do attitude, czyli pozytywne nastawienie i umiejętność zorganizowania rzeczy niemożliwych. Należy pamiętać o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za powodzenie przedsięwzięcia, podział zadań i określenie zakresów obowiązków w ramach struktury zespołu. Ważne, aby osoby zaangażowane w realizację imprezy dokładnie wiedziały, czego się od nich oczekuje. Warto część zadań wydelegować na zewnątrz i rozpocząć współpracę z agencją eventową. Warto to zrobić, zwłaszcza w przypadku gdy planowana impreza wiąże się z dużym obciążeniem organizacyjnym.

Kolejnym krokiem będzie przygotowanie harmonogramu i budżetu. Niestety, budżety eventów cechuje duża elastyczność. Nie zawsze można wszystkie wydatki zaplanować od razu, w trakcie pojawiają się nowe pomysły i konieczne są przesunięcia środków. Nie można także zapomnieć o wycenie pracy zespołu. Warto weryfikować budżet przyznany na organizację imprezy w trakcie przygotowań. Od kształtu budżetu zależeć będzie klasa i rozmach imprezy. Z kolei dobrze przygotowany harmonogram pozwoli na sprawną koordynację działań oraz optymalne wykorzystanie zasobów. Większą przejrzystość zapewni zestawienie budżetu z listą zadań z harmonogramu.

Mając tak przygotowany plan eventu, można przejść do realizacji. Pamiętajmy o przygotowaniu kilku scenariuszy, przeanalizowaniu słabych punktów i przygotowaniu planu awaryjnego. Zasada, która mówi, że jeżeli coś może pójść źle, na pewno pójdzie, często się sprawdza: spóźnienie najważniejszego gościa konferencji, większa od planowanej liczba uczestników, zła pogoda podczas imprezy plenerowej. Tu przyda się umiejętność zarządzania zmianami. Należy także pamiętać o zawarciu umów i zdobyciu wymaganych pozwoleń. W umowach z firmami zewnętrznymi należy zawrzeć możliwie najwięcej szczegółów dotyczących wymagań organizacyjnych i technicznych. Dobrze, by ze strony podwykonawcy wyznaczona została osoba odpowiedzialna za realizację postanowień umowy. Warto też pamiętać o zapewnieniu opieki medycznej podczas dużych imprez.

Początki bywają trudne, a eventy to ogromna praca organizacyjna i projektowa. Czasami kolejność występowania gości podczas konferencji albo dobór menu może zepsuć przygotowywaną miesiącami imprezę. Z dobrym planem projektu na pewno tak się nie stanie.

MAGDALENA BOROWICKA

event konsultant, Doradztwo Gospodarcze DGA