Dla wszystkich przedsiębiorców, którzy na co dzień nie realizują projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej, pierwsze tego typu przedsięwzięcie jest nie lada wyzwaniem. Niestety, w euforii towarzyszącej uzyskaniu upragnionej dotacji, nie mając wcześniejszych doświadczeń tego rodzaju, wiele firm nie potrafi właściwie zaplanować swoich pierwszych kroków po zdobyciu dofinansowania. W rezultacie pierwszych kilka miesięcy projektu często można spisać na straty, co z pewnością będzie miało negatywny wpływ na jego dalszą realizację. Aby uniknąć takiej sytuacji, należy odpowiednio wcześnie (tj. przed podpisaniem umowy o dofinansowanie) przygotować firmę do skutecznej realizacji projektu. W praktyce działanie to można sprowadzić do wykonania trzech podstawowych kroków.

Po pierwsze - trzeba znaleźć kierownika projektu. Kierownik projektu to kluczowa postać, od której w największym stopniu zależeć będzie powodzenie naszego przedsięwzięcia. Dlatego też jeszcze na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie warto mieć pod ręką kilka kandydatur na to stanowisko. Dobrym pomysłem jest powierzenie tego zadania autorowi wniosku - nikt nie będzie znał projektu tak dobrze jak on - oczywiście jeśli jest to osoba przygotowana merytorycznie i doświadczona w zarządzaniu projektami. Dobry kierownik projektu będzie potrzebował odpowiednich warunków pracy - musi mieć możliwość podejmowania wiążących decyzji dotyczących projektu, możliwość kształtowania zespołu projektowego oraz ilość czasu wystarczającą do wywiązania się z powierzonych mu obowiązków.

Po drugie - trzeba przeanalizować wniosek o dofinansowanie. Pomiędzy złożeniem wniosku o dofinansowanie a jego akceptacją zazwyczaj mija kilka miesięcy, więc niektóre jego zapisy mogą okazać się nieaktualne, a przez to niemożliwe do wykonania. Dlatego też kierownik projektu powinien dokładnie przeanalizować wniosek, aby wychwycić sprzeczności między zakresem merytorycznym, harmonogramem i budżetem projektu. W przeciwnym razie na etapie realizacji projektu może się okazać, iż nie jesteśmy w stanie wywiązać się z przyjętych zobowiązań.

Ewentualne sprzeczności czy drobne pomyłki możemy skorygować w umowie o dofinansowanie - dokumencie, który reguluje zasady przekazywania nam dotacji i realizacji projektu. Doświadczenie pokazuje, że znacznie łatwiej jest zmienić projekt na tym etapie niż później korygować błędy równolegle z realizacją przedsięwzięcia. W oparciu o analizę wniosku o dofinansowanie należy również precyzyjnie zaplanować projekt - ustalić kolejność działań i wkład wzajemnych powiązań między nimi, określić zasoby niezbędne do ich realizacji oraz oszacować ryzyko, na jakie narażone jest nasze przedsięwzięcie.

Po trzecie zaś - należy zbudować zespół projektowy. W oparciu o plan projektu przygotowany po analizie wniosku o dofinansowanie, kierownik projektu powinien określić listę stanowisk, które wymagają obsadzenia przed rozpoczęciem realizacji projektu. Nie wszystkie funkcje będą wymagać zaangażowania pracowników w pełnym wymiarze godzin, ponadto część z nich będzie można obsadzić osobami już zatrudnionymi w firmie. Realizację tych zadań, które są dla firmy zupełnie nowe, zaś dla projektu mają kluczowe znaczenie (np. przeprowadzenie zamówień publicznych czy rozliczenie kosztów we wnioskach o płatność), warto powierzyć odpowiedzialnym i doświadczonym fachowcom lub wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.

KAMIL GÓRECKI

konsultant w Departamencie Projektów Europejskich, Doradztwo Gospodarcze DGA