Definicja nie pozostawia wątpliwości, co jest zadaniem, gdzie zatem może pojawić się problem. A jeżeli się pojawi, to jak nim zarządzać? Projekty dofinansowane ze środków unijnych są obwarowane wytycznymi, z przestrzegania których rozliczani są beneficjenci. Odpowiedzialność kierownika projektu jest potrójna: przed zarządem, interesariuszami oraz instytucją zarządzającą. Musi on podejmować działania, tak by we wczesnym stadium określić problem i umieć zareagować. Sytuacja najbardziej dogodna to taka, w której będzie umiał przewidzieć problem i zapobiec mu, dlatego jest tak ważnym etapem projektu. Jest to pierwszy etap realizacji, jaki rysuje się przed kierownikiem. Rozsądne zaplanowanie poprzez określenie kosztów projektu (z podziałem na kategorie, lata, a nawet koszty miesięczne) daje możliwość sprawnej realizacji i monitoringu projektu. Koszty muszą pozostać w korelacji z harmonogramem prac oraz ich zakresem. Co więcej, koordynator musi określić zasoby ludzkie (liczbę osób i ich kwalifikacje). Powinien rozsądnie podejść do tworzenia zespołu projektowego.

Rozpoczynając pracę, kierownik powinien wybrać metodykę działania. Odpowiedni wybór ułatwi realizację projektu przy przestrzeganiu harmonogramu, budżetu oraz zakresu prac. Dobry koordynator tak dobierze zespół, aby w miarę możliwości znajdowała się w nim osoba, która może stworzyć narzędzie informatyczne do zarządzania projektem. Dostęp do danych wprowadzonych do niego powinien być odpowiedni do zakresu obowiązków pracownika, aby w projekcie nie wystąpiły szumy komunikacyjne. Dobrze zaplanowany system zapewni kierownikowi centralne monitorowanie projektu. Na jego podstawie koordynator mierzy odchylenie projektu od założeń i może zareagować na problem poprzez wybór odpowiednich działań naprawczych. Poprzez monitoring projektu, który stanowi proces ciągły, ma on możliwość określenia ścieżki zadań dla poszczególnych pracowników. Stawia wymagania podwładnym, jednakże musi umieć ich również zmotywować. Nic bowiem lepiej nie wpływa na pracę zespołu niż dobrze zmotywowany zespół ludzi. Relacje z zespołem to połowa sukcesu, z drugiej jednak strony są klienci. Kierownik musi umieć stworzyć dobre relacje z klientami, jak też umieć nimi (relacjami) zarządzać w odpowiedni sposób zgodnie z trendem Customer Relationship Menagement (CRM). Należy pamiętać, iż o wiele łatwiej jest utrzymać klienta niż pozyskać nowego, zatem warto dbać o odbiorców usług.

Sprawne zarządzanie pomoże kierownikowi zidentyfikować potencjalne problemy oraz stworzyć wewnętrzne procedury, które mogą stanowić najlepsze praktyki dla kolejnych projektów. A tego życzy sobie każdy zarządzający.

MAGDALENA PISKÓRZ-LEW

konsultant, departament projektów europejskich, DGA