Pomoc publiczna, jaką przedsiębiorcy mogą uzyskać z Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej, ma najczęściej formę dotacji będącej refundacją określonej części kosztów realizacji projektu. Jednak nie wszystkie wydatki poniesione w związku z wdrożeniem projektu mogą zostać objęte takim dofinansowaniem.

Szymon Żółciński starszy konsultant w Zespole Doradztwa Europejskiego, Accreo Taxand Określenie prawidłowej wartości kosztów kwalifikowanych, tj. takich, które mogą być zrefundowane, ma fundamentalne znaczenie w procesie ubiegania się o dotacje z Funduszy Strukturalnych UE. Jeśli we wniosku o dofinansowanie projektu przedsiębiorca nie uwzględni wszystkich wydatków, które mogłyby być uznane za kwalifikowane, straci on szansę uzyskania wsparcia tych wydatków, bowiem po złożeniu wniosku nie ma możliwości zwiększenia wysokości kosztów kwalifikowanych. Z drugiej strony, jeśli pewne wydatki zostaną błędnie wskazane jako kwalifikowane, może to skutkować nawet odrzuceniem wniosku o dofinansowanie. Co do zasady, za koszty niekwalifikowane uznawane są m.in. takie koszty jak: ujemne różnice kursowe, odsetki od zadłużenia oraz inne koszty związane z pozyskaniem finansowania komercyjnego, wydatek poniesiony na zakup gruntu przekraczający 10 proc. wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu czy podatek VAT, o ile wnioskodawcy przysługuje prawo do jego odzyskania. To, jakie rodzaje kosztów mogą być uznane za kwalifikowane, zależy od typu realizowanego projektu. I tak na przykład w przypadku projektów szkoleniowych do wsparcia kwalifikują się przede wszystkim koszty wynagrodzenia osób prowadzących szkolenie oraz osób wykonujących zadania związane z obsługą administracyjno-biurową szkolenia, jak również koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia tych osób, koszty najmu pomieszczeń i sprzętu, koszty materiałów szkoleniowych oraz koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia. Z kolei w ramach projektów inwestycyjnych dofinansowane mogą być m.in. koszty zakupu bądź wytworzenia środków trwałych (gruntów, budynków i budowli, maszyn i urządzeń, infrastruktury technicznej) oraz wartości niematerialnych i prawnych. Szczególnym rodzajem kosztów kwalifikujących się do wsparcia są koszty leasingu. W projektach inwestycyjnych dofinansowana może być tylko część kapitałowa raty leasingowej (tj. bez kosztów takich jak marża leasingodawcy czy opłaty ubezpieczeniowe) i to jedynie pod warunkiem, iż umowa leasingu zakończy się przeniesieniem własności leasingowanych środków trwałych na leasingobiorcę. Ponadto zrefundowane mogą być tylko raty zapłacone w okresie realizacji projektu. Jednakże czas trwania umowy leasingu jest zazwyczaj dłuższy niż okres realizacji inwestycji, co oznacza, że nie cała kwota wartości początkowej leasingowanego aktywa zostanie uznana za koszt kwalifikowany. Nie mniej ważnym niż zdefiniowanie rodzajów kosztów, które mogą być uznane za kwalifikowane, aspektem jest określenie okresu, w którym wydatki mogą być ponoszone. Początkowa data kwalifikowalności jest zróżnicowana w zależności od programu pomocowego, w ramach którego przedsiębiorca ubiega się o dotację, co do zasady jednak nie może być ona wcześniejsza niż data złożenia wniosku o dofinansowanie. Najczęściej koszty można ponosić po wstępnej akceptacji projektu przez właściwą instytucję, lecz niekiedy dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Jest to o tyle istotne, iż zbyt wczesne poniesienie wydatku może skutkować nawet dyskwalifikacją projektu. Końcowa data kwalifikowalności określona jest zazwyczaj w umowie o dofinansowanie projektu. W przypadku projektów wspieranych z Funduszy Strukturalnych UE w latach 2004–2006 nie może być ona późniejsza niż 31 grudnia 2008 r., zaś w odniesieniu do wsparcia z budżetu UE na lata 2007–2013 – nie późniejsza niż 31 grudnia 2015 r.