Przedstawiciele instytucji zaangażowanych w dystrybucję unijnych euro i niezależni eksperci nieustannie podkreślają, że aby projekt miał szansę na akceptację komisji oceniających wnioski, musi być przede wszystkim dobrze przemyślany i zaplanowany. Co to oznacza w praktyce?
Joanna Hejft-Wolska
starszy konsultant departamentu doradztwa biznesowego Doradztwo Gospodarcze DGA
Firmy, które ubiegają się o środki z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej – czy dotyczą one podnoszenia kwalifikacji kadry, rozwoju eksportu czy innowacyjnych inwestycji – przygotowują projekty ukierunkowane na poprawę ich konkurencyjności oraz wzmocnienie pozycji na rynku. Aby prawidłowo skonstruować wniosek, potrzeba musi być zdefiniowana dokładniej, w oparciu o niezbędne analizy i badania umożliwiające poznanie i umotywowanie potrzeby – np. diagnozę luk kompetencyjnych, badania rynku i oczekiwań odbiorców czy analizy korzyści z zastosowania różnych dostępnych technologii. Jest to tym ważniejsze, że przy ocenie wniosków o dofinansowanie można uzyskać znaczącą liczbę punktów za tzw. uzasadnienie projektu, a więc wnikliwe opisanie potrzeb, z odniesieniem m.in. do strategii firmy i otoczenia, w jakim funkcjonuje. Co więcej, wykonywane w celu zdefiniowania potrzeb badania i analizy były nieraz formalnie wymaganymi – oraz punktowanymi – załącznikami do wniosków. Projekt musi mieć precyzyjnie określony cel. Mówi się czasem, że zasadniczym celem w większości projektów jest zarobienie pieniędzy lub ich zaoszczędzenie i jest w tym dużo prawdy, jednak na potrzeby wniosku aplikacyjnego niezbędne jest rozwinięcie wątku. Dobrze zdefiniowany cel projektu powinien spełniać kryteria reguły S.M.A.R.T. – być sprecyzowany, mierzalny, akceptowalny (osiągalny), realny i terminowy (określony w czasie). Preferowana przez Unię Europejską metoda zarządzania cyklem projektu (PCM) oprócz hierarchizacji celów na główny i szczegółowe wprowadza konieczność wskazania celów, a co za tym idzie – spodziewanych rezultatów – na poziomie produktu (np. zakup konkretnego urządzenia), rezultatu (np. rozszerzenie oferty asortymentowej) i oddziaływania (np. zwiększenie przychodów ze sprzedaży). Tak zdefiniowane we wniosku wskaźniki są oceniane pod kątem celowości i efektywności kosztowej projektu, następnie zaś przedsiębiorca, który otrzyma dofinansowanie, musi się z nich rozliczyć – a więc dowieść, że zakładane rezultaty zostały osiągnięte. Dlatego istotne jest, aby planować cele ambitne, ale możliwe do zrealizowania. Planowany sposób realizacji musi być zorientowany na osiągnięcie celów i zaspokojenie potrzeb, a także pozostawać w zgodzie z dokumentami programowymi i wytycznymi instytucji wdrażającej odnośnie do danego schematu pomocowego. Założenia muszą uwzględniać wszystkie fazy i elementy przedsięwzięcia, a więc zarówno organizację, zaplecze, zasady zarządzania, jak i sposób kontroli osiąganych rezultatów. Już na etapie sporządzania wniosku ważne jest, aby nie zaniedbać żadnego z zasadniczych wymiarów planowania projektu, tj. kosztów (ile pieniędzy zostanie wydanych na projekt i jak będą one budżetowane w czasie), czasu (jak długo będzie trwało zrealizowanie pracy w poszczególnych etapach) oraz zakresu (co zostanie zrobione). Poszczególne elementy muszą być ze sobą powiązane w sposób spójny i logiczny – z punktu widzenia piszącego, ale przede wszystkim oceniającego wniosek. Planowanie projektu wymaga czasu i uwagi nie mniejszej niż dalsze nim zarządzanie.