Wydarzenia w formie online na dobre zagościły w naszej codzienności i nie wygląda na to, by gdziekolwiek się wybierały. Eksperci ze start-upu Gridaly wyjaśniają, dlaczego do zorganizowania wirtualnego eventu lepiej wybrać kompleksową platformę eventowo-targową aniżeli popularne narzędzie wideokonferencyjne czy webinarowe.

Pandemia COVID-19 przyspieszyła cyfryzację firm, dla których w okresie najtwardszego lockdownu rozpoczęcie korzystania z chmury obliczeniowej, automatyzacja procesów obliczeniowych czy też rozwinięcie sprzedaży online i usług mobilnych było tzw. “być albo nie być”. W ten sposób proces digitalizacji, który docelowo miał zająć przedsiębiorstwom kilka lat, wydarzył się w ciągu kilku miesięcy. Cyfryzacja nie ominęła też branży eventowej, która była jednym z najbardziej dotkniętych przez pandemię sektorów gospodarki. Jako że jedynym możliwym sposobem zgromadzenia większej liczby osób w jednym miejscu było spotkanie online, wirtualne wydarzenia różnego rodzaju stały się niejako synonimem pandemicznej rzeczywistości.

Konferencje uniwersyteckie, kongresy naukowe, targi branżowe, webinary, dni otwarte uczelni, hackathony, spotkania rekrutacyjne i firmowe, szkolenia czy internale - wszystkie przeniosły się do strefy online. W zależności od skali i charakteru wydarzenia, organizatorzy dysponują mniej lub bardziej rozbudowanymi i zaawansowanymi narzędziami. W przypadku spotkania rekrutacyjnego czy wideokonferencji w niewielkim gronie w zupełności wystarczy najprostsze narzędzie jak Google Meet czy Zoom, które umożliwi połączenie audio-video oraz udostępnianie prezentacji. Dla webinarów, spotkań akademickich i szkoleń lepszym rozwiązaniem będzie już wyspecjalizowane narzędzie webinarowe, które dostarczy prowadzącemu szereg użytecznych funkcji, takich jak zarządzanie transmisją, kontrola nad uprawnieniami uczestników czy praca w podgrupach. Ci natomiast, którzy chcieliby zorganizować większy, często samodzielny event online, powinni rozważyć kompleksową platformę eventową-targową, która oprócz wymienionych wcześniej funkcjonalności pozwala dodatkowo na pełną customizację (własny landing page, lepsze możliwości brandingu), lepsze poznanie uczestników (narzędzia analityczne) oraz automatyzację wydarzenia (komunikacja mailowa i SMS, wspólny proces rejestracji i biletowania).

Jakie przewagi w stosunku do innych narzędzi ma platforma eventowo-targowa?

- Na Gridaly zorganizowaliśmy dziesiątki bardzo różniących się od siebie wydarzeń, których specyfika wymagała od nas stworzenia lub dostarczenia określonych przestrzeni i funkcjonalności. I tak na przykład na Dniu Otwartym UW Online przygotowaliśmy specjalny katalog kierunków studiów wraz z wyszukiwarką i filtrowaniem po kategoriach i tagach (stopień i tryb studiów). Na Legal Hackathonie organizowanym przez Wolters Kluwer Polska stworzyliśmy pokoje projektowe do pracy w grupach i wyszukiwarkę mentorów, których uczestnicy mogli wyszukiwać po interesujących ich specjalizacjach i umiejętnościach, aby w dowolnym momencie wydarzenia zasięgnąć ich rady. Z kolei na międzynarodowej konferencji organizowanej przez Uniwersytet Jagielloński uruchomiliśmy luźną sesję Roundtable, podczas której prelegenci mogli na wizji i w większym gronie podyskutować na temat prezentowanych przez siebie prac. Popularne narzędzia webinarowe i wideokonferencyjne nie mogą pochwalić się taką elastycznością - mówi Michał Ratajczak, współzałożyciel Gridaly, platformy, dla której najważniejsza jest elastyczność i dopasowanie do potrzeb organizatora.

Dopasowanie do potrzeb organizatora to jednak nie jedyna przewaga platform eventowo-targowych nad rozwiązaniami webinarowymi i wideokonferencyjnymi. Przede wszystkim, wybór kompleksowej platformy do organizacji wirtualnego eventu przekłada się na lepsze i ciekawsze doświadczenie z punktu widzenia uczestnika. Mając możliwość odwiedzenia stoisk wystawców w strefie Expo czy też nawiązania kontaktów za pomocą narzędzi networkingowych, uczestnik ma wrażenie, że partycypuje w prawdziwym wydarzeniu, a nie tylko kolejnym spotkaniu online. Idąc dalej tropem doświadczeń i wrażeń, platformy eventowo-targowe wpływają również na odbiór wirtualnego wydarzenia przez organizatorów, którzy na każdym etapie jego realizacji mogą liczyć na wsparcie zespołu supportowego. W zależności od wykupionego pakietu, platforma może oferować pomoc techniczną przy organizacji eventu, ale również zapewniać dedykowanego opiekuna klienta, który czuwa nad całym projektem, oraz wsparcie strategiczno-kreatywne, które pozwoli wznieść wydarzenie na jeszcze wyższy poziom. Platformy pozwalają też organizatorom lepiej poznać swoich uczestników, a to za sprawą zaawansowanych narzędzi analitycznych i statystyk, które są kopalnią przydatnych insightów i wiedzy na temat osób biorących udział w wydarzeniu: danych demograficznych, statystyk odwiedzin różnych sekcji na platformie, informacji o liczbie wymienionych wiadomości na czacie lub bezpośrednio między użytkownikami czy też zainteresowaniu transmisjami na żywo w dowolnym momencie ich trwania.

Z punktu widzenia organizatora ważnym aspektem wirtualnych wydarzeń organizowanych na platformach eventowo-targowych są role, które dają uczestnikom dostęp do konkretnych przestrzeni i funkcjonalności. -Na Gridaly role prelegenta, wystawcy i organizatora domyślnie umożliwiają odpowiednio wejście na Backstage podczas transmisji live, edycję swojego stoiska w strefie Expo i pełne zarządzanie eventem - wyjaśnia Michał Ratajczak. -Dodatkowo mamy możliwość ograniczania dostępu do różnych części platformy konkretnym rolom. I tak np. pewnej grupie uczestników możemy zablokować możliwość udziału w sesjach tematycznych, a innej oglądania transmisji na żywo na scenie głównej- dodaje CEO Gridaly.

Jak widać na przykładzie Gridaly, platformy eventowo-targowe dają nam sporo możliwości w kwestii organizacji wirtualnych wydarzeń. Jeżeli komuś zależy na kompleksowej realizacji eventu online, a także na tym, by zadbać o swoich uczestników, dostarczając im wyjątkowe doświadczenie, zdecydowanie powinien zastanowić się nad skorzystaniem z takiej właśnie platformy.