Aleksandra Ścibich

konsultant departamentu projektów europejskich, Doradztwo Gospodarcze DGA

Od 1992 roku metodą stosowaną w programach pomocy zewnętrznej Komisji Europejskiej jest metoda Project Cycle Management (PCM), czyli Zarządzanie Cyklem Projektu. Przyjmuje ona założenie, że projekt jest działaniem cyklicznym, który ma pięć faz: programowanie, identyfikacja, formułowanie, wdrażanie oraz ewaluacja i audyt. Jednym z najistotniejszych dla projektodawcy jest etap formowania, inaczej budowania projektów. Metodyka PCM kładzie duży nacisk na planowanie i daje kilka przydatnych narzędzi: Tworzenie projektu rozpoczynamy od analizy wszystkich organizacji i ludzi, na których projekt będzie oddziaływał. Zbadać trzeba dalsze i bliższe otoczenie, a w dalszym etapie podjąć odpowiednie kroki, by zminimalizować działania negatywne, a wzmocnić pozytywne. Dla pogłębienia analizy środowiska projektowego i odpowiedniej jego weryfikacji warto zastosować analizę przyczynowo-skutkową w postaci tzw. drzewa problemów i drzewa celów. Są to kompleksowe diagramy, które pokazują logiczne związki przyczynowo-skutkowe: między negatywnymi sytuacjami i problemami albo celami i możliwościami ich realizacji. Gdy sporządzimy takie diagramy, łatwo będzie nazwać i osiągnąć cele pośrednie i bezpośrednie projektu, a także wyznaczyć strategię ich realizacji. Matryca to główne narzędzie planistyczne, zbierające wszystkie kluczowe informacje o projekcie w jednej tabeli. Zebrane w procesie analizy informacje grupujemy według czterech kategorii, w wierszach: • cele nadrzędne, odnoszące się do szerszych założeń określonych w dokumentach europejskich, • bezpośredni cel projektu jasno określający, jakie korzyści przyniesie beneficjentom realizacja projektu, • zaplanowane rezultaty projektu, • działania, które doprowadzą do osiągnięcia zaplanowanych produktów i wyników. Te informacje tworzą opis projektu, do którego następnie dopisujemy trzy kolejne kolumny: • weryfikowalne wskaźniki, • źródła weryfikacji wskaźników, • założenia, jakie przyjmujemy w projekcie. Tak zbudowana matryca daje nam czytelny zapis tego, jakie mamy cele, jakie korzyści przyniesie realizacja projektu, oraz co zrobić, by go zrealizować. Dobrze zbudowana matryca logiczna ułatwia sformułowanie spójnego i realistycznego projektu oraz pełni rolę przewodnika zarządzania. Stosowanie narzędzi proponowanych przez metodykę PCM pomaga odpowiednio zaplanować koszty i zasoby niezbędne do realizacji zamierzonych działań, a z drugiej strony pozwala na efektywne wydawanie pieniędzy z kasy Unii Europejskiej. W środowisku projektowym można stosować różne metodyki zarządzania. Wybór zależy od projektodawcy, jednak warto pamiętać, że metodyka PCM jest oficjalnym podejściem Komisji Europejskiej do planowania i realizacji projektów. Synergia uzyskana przez zastosowanie w projektach różnych narzędzi i mechanizmów jest pożądana i daje efekt dodany.