Wydarzenia online na dobre zagościły w naszym życiu. Lwia część kongresów naukowych, konferencji dydaktycznych, szkoleń i targów wystawienniczych przeniosła się do sieci... i radzi sobie w niej całkiem nieźle.

W eventach online swój klucz do sukcesu znalazły małe i średnie przedsiębiorstwa, które dostrzegły w nich szereg niespotykanych dotąd biznesowych korzyści. Czy w post-covidowej rzeczywistości powrócą one do wydarzeń w pełni stacjonarnych? Twórcy start-upu Gridaly, który stworzyli wirtualną przestrzeń konferencyjno-targową, stanowczo twierdzą, że do tradycyjnych wydarzeń już nie powrócimy.

Organizatorzy wydarzeń o charakterze konferencyjnym dobrze wiedzą, że znane nazwiska przyciągają większą publiczność, jednak zaproszenie prelegenta z zagranicy (a zwłaszcza z innego kontynentu) to spore wyzwanie logistyczne. Przede wszystkim, trzeba wziąć pod uwagę przetransportowanie takiej osoby do miejsca wydarzenia i z powrotem, co często wiąże się nie tylko z wysokimi kosztami, ale też zmianą strefy czasowej, sporymi odległościami i zmęczeniem podróżą. Poza tym, taki wyjazd ogranicza dostępność prelegenta na inne wystąpienia, które mogłyby się odbywać, gdyby akurat nie podróżował. -Dla dużych graczy na rynku, czynniki te mogą wydawać się błahostkami, jednak dla małych i średnich biznesów, które nie dysponują sporym budżetem, stanowią one sporą barierę. Zorganizowanie konferencji w formule online lub hybrydowej na naszej platformie jest idealnym rozwiązaniem, ponieważ pozwala zminimalizować koszta logistyczne i zwiększa szansę na znalezienie dogodnego dla prelegenta terminu wystąpienia - mówi Michał Ratajczak, founder start-upu Gridaly.

Pandemia pokazała, że możemy skutecznie zdobywać wiedzę i dzielić się nią z innymi, bez wychodzenia z domu, o czym świadczy spory wzrost popularności webinarów i warsztatów online. Organizatorzy takich wydarzeń zyskali również nowe narzędzie, w postaci zapisu materiałów wideo, które po zakończeniu można umieścić na platformie. Uczestnicy eventu mogą w dowolnym momencie powrócić do interesujących ich treści, a organizatorzy - odpłatnie udostępniać je kolejnym zainteresowanym (np. jako materiały VOD). - Firmy, które decydują się na organizację konferencji czy też warsztatów w formie online lub hybrydowej na platformie Gridaly, docierają do szerszego grona odbiorców: tych, którzy i tak wcześniej uczestniczyli w wydarzeniach, tych, którzy z racji niewielkiego budżetu nie mogli sobie na to pozwolić, a teraz wybierają uczestnictwo online, i tych, którzy po prostu wykupują dostęp do materiałów z wydarzenia po jego zakończeniu. Większy zasięg przekłada się na zwiększenie zysków firmy oraz zmianę charakteru jej działalności z lokalnego na bardziej globalny - przyznaje Michał Rajatczak.

W przypadku małych i średnich marek, rozgłos, duży zasięg i dotarcie do grupy docelowej są często kluczowe dla ich przetrwania, a w dalszej perspektywie do generowania przychodów. Do tej pory mali gracze mieli utrudnione zadanie, gdyż zaprezentowanie własnego brandu na dużym stacjonarnym wydarzeniu wiązało się ze sporym wydatkiem za przestrzeń ekspozycyjną, a często też tańsze pakiety oznaczały mniejszą przestrzeń lub jej gorsze umiejscowienie. Teraz, w dobie eventów online i hybrydowych, szanse są o wiele bardziej wyrównane i nawet małe i średnie biznesy mogą liczyć na dobrą ekspozycję. - Na naszej platformie Gridaly każdy wystawca może dowolnie obrandować i customizować swoje stoisko, a już jedna zaangażowana osoba wystarczy, aby nim zarządzać i nawiązywać relacje z uczestnikami wydarzenia. Z kolei ci, którym zależy na lepszej widoczności, mogą wykupić dodatkowe pakiety, które wyróżnią ich w przestrzeni wystawienniczej - wyjaśnia Bartosz Szuryga, founder start-upu Gridaly.

Pandemia wykształciła nowe trendy i zdigitalizowała wiele obszarów działalności, w tym rynek eventowy. Czynniki finansowe, optymalizacja kosztów, szczególnie logistyki oraz zwiększenie zasięgu wydarzeń dzięki formule online sprawiają, że trudno wyobrazić sobie powrót do wydarzeń w całości prowadzonych w tradycyjnej formule. - Eventy w 100% offline to już przeszłość, a ich organizacja przez firmy, niezależnie od ich rozmiaru, to nieefektywne zarządzanie budżetem, na który po wybuchu pandemii szczególnie w tej branży zaczęto znowu zwracać uwagę - dodaje Szuryga.