Zdecydowana większość małych i średnich firm korzystających z dotacji jest wyłączona z konieczności stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych. Nie oznacza to jednak, że dostawców towarów i usług można wybierać w sposób dowolny
Przedsiębiorcy muszą przy wyborze dostawców lub wykonawców przestrzegać dość restrykcyjnych zasad. Nie wystarczy rozeznanie rynku i prosty wybór najkorzystniejszej oferty. Całą procedurę trzeba właściwie przeprowadzić, udokumentować i opisać. Błędy mogą skutkować częściową, a nawet całkowitą utratą dotacji. A niestety tego typu nieprawidłowości należą do najczęstszych na etapie realizacji projektów. Należy przy tym pamiętać, że zasady obowiązują przedsiębiorcę od momentu złożenia wniosku o dotację, a nie podpisania umowy o dofinansowanie – co jest bardzo istotne, biorąc pod uwagę, że większość firm rozpoczyna realizację projektu zaraz po ogłoszeniu listy zwycięzców konkursu.
Graniczne 14 tys. euro
Nie ma jednego dokumentu opisującego zasady wyboru dostawców towarów i usług obowiązujące wszystkich beneficjentów Funduszy Europejskich. Poszczególne instytucje odpowiedzialne za udzielanie unijnego wsparcia opracowują zasady dla obsługiwanych przez siebie beneficjentów. Korzystając z dotacji, należy więc kierować się wskazówkami przypisanymi do konkretnego programu i działania. W programach dla przedsiębiorców ogólne zasady są podobne, różnią się jednak zakresem wymaganych procedur, wzorami dokumentów, itp.
W zależności od wartości zakupów realizowanych w ramach projektu objętego dotacją przedsiębiorców obowiązują bardziej lub mniej złożone procedury wyboru dostawców. Decydująca jest tu kwota 14 tys. euro, czyli około 56 tys. zł. Odnosi się ona nie tylko do jednostkowej ceny towaru lub usługi, ale całości zakupów realizowanych u jednego dostawcy bądź wykonawcy – zarówno na podstawie faktur, jak i umów cywilnoprawnych. Aby uniknąć problemów przy rozliczeniu dotacji już na początku realizacji projektu, warto sporządzić zestawienie wszystkich planowanych wydatków w podziale na potencjalnych dostawców. Jeżeli istnieje choćby prawdopodobieństwo, że towary lub usługi zakupione u jednego z nich przekroczą graniczną kwotę, należy na wszelki wypadek od początku stosować procedury wyboru określone dla zakupów powyżej 14 tys. euro.
Pełna procedura
Zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wyborze dostawców przy zamówieniach przekraczających 14 tys. euro wybór dostawcy dokonywany jest w formie przypominającej w większym lub mniejszym stopniu przetarg – na podstawie co najmniej trzech ofert zebranych w odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Zapytanie ofertowe musi zawierać co najmniej: *opis przedmiotu zamówienia, *termin wykonania zamówienia, *opis kryteriów, którymi przedsiębiorca będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej, *miejsce i *termin składania ofert oraz *opis warunków udziału w postępowaniu. Zapytanie ofertowe musi zostać upublicznione – na stronie internetowej firmy oraz w siedzibie w miejscu publicznie dostępnym. Jeżeli firma nie otrzyma trzech ofert w odpowiedzi na opublikowane zapytanie ofertowe, powinna wysłać je w dowolnej formie pisemnej do minimum trzech potencjalnych dostawców. Jeżeli również po takim zabiegu firma nie otrzyma trzech ofert, dokonuje wyboru spośród mniejszej ich liczby. Sytuację taką trzeba opisać i udokumentować.
Wymagany jest pisemny protokół z postępowania i porównania ofert, na podstawie którego dokonany jest wybór konkretnego dostawcy. Protokół wyboru musi w sposób jasny i czytelny porównać otrzymane oferty w oparciu o kryteria określone w zapytaniu ofertowym. Cała procedura wyboru dostawcy musi mieć zachowaną formę pisemną.
Sposób uproszczony
W zależności od instytucji odpowiadającej za udzielenie unijnego wsparcia może być bardziej lub mniej podobna do procedury pełnej. W niektórych przypadkach wystarczy porównanie trzech ofert pozyskanych np. ze stron internetowych potencjalnych wykonawców, inne instytucje wymagają kierowania zapytań ofertowych i zgromadzenia odpowiedzi na nie. Nie ma restrykcji dotyczących pisemnej formy pozyskiwania ofert. Jeżeli przedsiębiorca robił rozeznanie rynku, składając zapytanie drogą telefoniczną lub osobiście i taką drogą otrzymywał oferty, procedura zostanie uznana pod warunkiem sporządzenia notatek z takich rozmów czy spotkań.
Również w procedurze uproszczonej istnieje obowiązek umieszczania zapytań ofertowych na stronie internetowej i w publicznym miejscu w firmie. Wybór najkorzystniejszej oferty, podobnie jak całą drogę związaną z jej pozyskaniem i porównaniem do pozostałych propozycji, należy zazwyczaj opisać.
Bez powiązań
Wybierając dostawców towarów czy usług, w trakcie realizacji dotowanego projektu należy zwrócić szczególną uwagę na unikanie konfliktu interesów. W niektórych programach zasady nie zakazują wprost dokonywania zakupów od firm czy osób powiązanych kapitałowo lub osobowo z beneficjentem, w innych taki zakaz jest precyzyjnie sformułowany (np. w dotacjach udzielanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości). W paragrafie dotyczącym procedury wyboru nowelizacji ustawy o utworzeniu PARP obowiązującej od 5 stycznia 2011 r. dodano przepis uszczegóławiający zasadę przejrzystości i uczciwej konkurencji poprzez sformułowany wprost wymóg, że wybrany wykonawca nie może być powiązany ani osobowo, ani kapitałowo z zamawiającym.
Zgodnie z przepisami ustawy powiązania kapitałowe lub osobowe to wzajemne powiązania między wnioskodawcą/beneficjentem a wykonawcą polegające na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 proc. akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Dokonywanie zakupów od podmiotów powiązanych kapitałowo czy osobowo jest ryzykowne również w tych typach dotacji, w których zasady wyboru wykonawców nie zakazują tego wprost. Takie transakcje zawsze są szczególnie kontrolowane, a wybór dostawcy musi być dobrze i wiarygodnie uzasadniony z ekonomicznego punktu widzenia.
Ważne zasady
● Przejrzystości i jawności – udostępnienie informacji lub dokumentacji dotyczącej przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia na wniosek osób zainteresowanych (nie udostępnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane).
● Ochrony uczciwej konkurencji – przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji, w szczególności nieopisywanie przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
● Równego traktowania – stosowanie wobec wszystkich uczestników jednakowych kryteriów (warunków) udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
● Pisemności postępowania – prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia z zachowaniem formy pisemnej w języku polskim.
● Bezstronności i obiektywizmu – przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia przez osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
Kiedy przedsiębiorca stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych
Na podstawie art. 3 , ustęp 1, punkt 5 ustawy – Prawo zamówień publicznych jej przepisy dotyczą beneficjentów dotacji z Funduszy Europejskich.
Ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej „zamówieniami”, jeżeli łącznie zachodzą następujące okoliczności:
a) ponad 50 proc. wartości udzielanego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych;
b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 prawa zamówień publicznych. Prezes Rady Ministrów określa w drodze rozporządzenia kwoty wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, mając na względzie obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa Unii Europejskiej. Obecnie obowiązujące stawki to:
200 tys. euro – dla dostaw lub usług,
5 mln euro – dla robót budowlanych;
c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.