O dotacjach zwykło się mówić przez pryzmat tego, na co można je pozyskać i co w ich wyniku powstało. Niewiele wiadomo o samym procesie realizacji projektów, szczególnie w zakresie rozliczenia i księgowania wydatków. Tymczasem utrata dotacji kiedy zostały już zaangażowane środki, zaciągnięte kredyty i podpisane umowy, może być znacznie gorsza w skutkach niż przegrana w wyścigu o przyznanie wsparcia. Dotacja to bonus, który pozwala zastosować droższe, często innowacyjne rozwiązania – przeskoczyć pewien etap w rozwoju firmy. Na szczęście utrata przyznanego wsparcia zdarza się rzadko, ale i przeciągające się rozliczenie oraz błędy księgowe mogą wiele kosztować. Jak frapujący jest to temat, świadczy zainteresowanie webinarium, które odbyło się pod koniec maja br. Wszystkim zainteresowanym tematem polecamy obejrzenie nagrania dostępnego w zakładce Fundusze Europejskie serwisu www.gazetaprawna.pl.
A oto 10 podstawowych zasad, których przestrzeganie minimalizuje ryzyko komplikacji na etapie realizacji projektu.

1. Koszty kwalifikowalne

Każdemu typowi dotacji przypisany jest katalog kosztów, które mogą zostać objęte dofinansowaniem – kwalifikowalnych. Katalogi te odpowiadają specyfice projektów przewidzianych do dofinansowania. Wydatki niespełniające warunków kwalifikowalności, poniesione niezgodnie z przepisami prawa, nie zostaną objęte dofinansowaniem.

2. Wyodrębniona księgowość

W każdym projekcie objętym dotacją istnieje obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Powinna być ona zgodna z wnioskami o dofinansowanie i płatność oraz wyraźnie pokazywać, że rozliczane koszty zostały zaksięgowane tylko raz i mają tylko jedno źródło finansowania. Wyodrębnioną ewidencją księgową trzeba objąć wszystkie wydatki dotyczące projektu, również te poniesione jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.
Pełna księgowość – dopuszczalne są dwa rozwiązania:
● wyodrębnienie stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych,
lub
● wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem.
Podatkowa książka przychodów i rozchodów – dodatkowa ewidencja w formie tabeli, umożliwiająca jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych, zawierająca m.in.:
● rodzaj i nr dowodu księgowego,
● datę wystawienia dokumentu i sposób zapłaty,
● kwotę wydatków kwalifikowanych,
W ewidencji należy ujmować wszystkie operacje gospodarcze związane z realizacją projektu.

3. Wybór dostawców

Obowiązują zasady prawa zamówień publicznych, a podmioty nie objęte PZP stosują procedury określone przez instytucje zarządzające programami. Nie ma jednakowych zasad – w niektórych przypadkach wystarczy uzasadnienie wyboru dostawcy, w innych należy przeprowadzać procedurę zbierania i porównania ofert. W realizacji zamówień kluczowa jest kwota 14 tys. euro. Wymagania dotyczące zakupów o niższej wartości są łagodniejsze. Wydatki dokonane z pominięciem ustalonych zasad mogą zostać wyłączone z dofinansowania.

4. Opis dokumentów

Każdy dokument księgowy w projekcie musi być odpowiednio opisany przez zamieszczenie na oryginale co najmniej następujących informacji:
● numer umowy o dofinansowanie,
● informacja, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego/Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
● nazwa zadania/etapu/linijki budżetowej zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie,
● kwota kwalifikowalna lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.
Wiele instytucji, szczególnie regionalnych, nie ogranicza się do minimum, wymagając dodatkowych informacji, np.:
● podziału kwoty kwalifikowanej na część objętą dofinansowaniem i wkładem własnym,
● podziału kwoty objętej dofinansowaniem na część pochodzącą z funduszy europejskich i budżetu państwa
W uzasadnionych wypadkach opis może znajdować się na dołączonej trwale do dokumentu kartce, ale informacje a. i b. bezwzględnie muszą być umieszczone na oryginale, natomiast na dołączonej kartce należy zamieścić dodatkowo nr dokumentu księgowego.
W przypadku transakcji międzynarodowych dodatkowo należy zamieścić informację o kursie waluty według zasad określonych przez instytucję udzielającą dotacji.



5. Kursy walutowe

Przelicznik walutowy w realizacji projektów dofinansowanych z funduszy europejskich pojawia się w dwóch przypadkach: określenia wartości złotowej zamówień w procedurze uproszczonej i rozliczenia faktur wystawionych w walucie innej niż PLN.
Przeliczenie 14 tys. euro, stanowiące granicę przy zamówieniach, jest jednakowe dla wszystkich. Stosuje się kurs określony w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów. W przypadku transakcji walutowych - ile instytucji, tyle zasad. Niektóre stosują prosty przelicznik według rzeczywistego kursu zapłaty (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości), inne taki, że beneficjent bywa stratny – np. w województwie łódzkim bierze się pod uwagę zarówno rzeczywisty kurs, wg którego została zapłacona faktura, i średni kurs NBP z dnia poprzedzającego jej wystawienie – do dofinansowania przyjmowana jest zawsze niższa z dwóch otrzymanych kwot w złotych.

6. Dokumentacja projektu

Dokumentacja projektu musi być gromadzona i przechowywana w oryginale w siedzibie firmy przez cały okres realizacji oraz 10 lat po zakończeniu, przy czym nie krócej niż do końca 2020 roku. Do przechowywania dokumentacji finansowej zobligowani są również dostawcy towarów i usług współfinansowanych w ramach dotacji. Za słowem „dokumentacja” kryją się absolutnie wszystkie dokumenty, jakie powstały w trakcie realizacji projektu – począwszy od umowy o dofinansowanie i wniosków o płatność poprzez wyodrębnioną ewidencję księgową, dokumentację związaną z wyborem dostawców, faktury, umowy, potwierdzenie działań informacyjno-promocyjnych, aż po informacje pokontrolne i sprawozdania w okresie trwałości projektu i korespondencję z nimi związaną.

7. Zaliczki

W projektach inwestycyjnych dla przedsiębiorstw zaliczki wprowadzono w 2007 roku. Zasady ustalają instytucje zarządzające programami. Skorzystanie z zaliczki nie zawsze jest możliwe. Od ogłoszenia informacji o przyznaniu dotacji do podpisania umowy mija kilka miesięcy. Jeżeli firma decyduje się w tym czasie rozpocząć inwestycję, nie ma formalnej możliwości wnioskowania o zaliczkę. Niektóre instytucje wprowadzają ograniczenia w sposobie dysponowania zaliczką, np. w województwie łódzkim przedsiębiorca musi wydać zaliczkę w ciągu 5 dni od momentu przelania jej na jego konto, przy czym nie może być ona wykorzystana na pokrycie już zrealizowanych płatności. Biorąc pod uwagę, że proces przyznania i wypłaty zaliczki jest rozłożony w czasie, a dzień uzyskania przelewu trudny do przewidzenia, skorzystanie z zaliczki wymaga tam dużego wysiłku organizacyjnego.

8. Zmiany w budżecie

Jedyny rodzaj zmian w budżecie, które nie rodzą żadnych komplikacji, to oszczędności. Zasady dokonywania innych zmian są różne, w zależności od typu dotacji. Najczęściej dopuszczalny pułap to 10 proc. między poszczególnymi kategoriami wydatków/etapami itd. Uniwersalna zasada, którą warto stosować dla własnego bezpieczeństwa, niezależnie od indywidualnych przepisów, to nie dokonywać żadnych zmian, innych niż oszczędności, bez wcześniejszego uzgodnienia ich z instytucją, która obsługuje konkretną dotację. Informowanie o zmianach po fakcie może być kosztowne.

9. Podatki

Dotacje pochodzące z funduszy europejskich nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Konsekwentnie wydatki pokryte z otrzymanej dotacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Podatek VAT rozważa się w dwóch obszarach:
● kwalifikowalność VAT zawartego w cenie zakupionych na potrzeby projektu środków trwałych, materiałów, usług.
VAT zawarty w poniesionych wydatkach jest kwalifikowalny wyłącznie wtedy gdy nie ma żadnej możliwości odzyskania go w świetle obowiązujących przepisów. Możliwość odzyskania VAT dotyczy nie tylko okresu ponoszenia wydatku, ale również następnych. Odzyskanie VAT z Urzędu Skarbowego przy zakupach środków trwałych jest możliwe, jeżeli będą one wykorzystywane do działalności opodatkowanej,
● opodatkowanie VAT samej dotacji występuje tylko wówczas, gdy ma ona bezpośredni wpływ na cenę, stanowiąc coś w rodzaju dopłaty dla kupującego ostateczny produkt lub usługę. Przy projekcie inwestycyjnym od otrzymanej dotacji VAT się nie płaci, bo w momencie zakupu np. maszyny do produkcji długopisów nie ma możliwości precyzyjnie ustalić o ile zmniejszy się cena długopisu.

10. Amortyzacja

Amortyzację dla celów podatkowych rozlicza się od części wartości inwestycji pokrytej ze środków własnych. Część objęta dofinansowaniem nie podlega zaliczeniu w koszty podatkowe. Rzeczywisty poziom dofinansowania określa się w momencie wpływu środków na konto beneficjenta (rozliczenie końcowe). Od zakończenia realizacji inwestycji do końcowego rozliczenia upływa z reguły kilka miesięcy. Nie ma przepisów określających poprawne rozliczenie kosztów amortyzacji dla podatku dochodowego w tym okresie. Przykładowe rozwiązania:
● rozpoczęcie ujęcia w kosztach podatkowych amortyzacji z opóźnieniem, po pełnym rozliczeniu dotacji i uzyskaniu przelewu środków na konto,
● amortyzacja pełnej kwoty stanowiącej wartość inwestycji do przelewu dotacji na konto, a po tym fakcie dokonanie korekty wcześniejszych odliczeń proporcjonalnie do udziału dotacji w całkowitej wartości inwestycji.
monika.niewinowska@infor.pl