W okresie trwania najmu strony umowy muszą informować się nawzajem na piśmie o każdej zmianie adresu swojego zamieszkania lub siedziby. W przypadku zaniedbania tego obowiązku korespondencję wysłaną na ostatni adres listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną, uważa się za doręczoną. Zaniedbanie więc takiej formy może rodzić poważne konsekwencje, np. uznania, że wypowiedzenie lub podwyżka były skuteczne, mimo że pismo w tej sprawie nie dotarło do adresata. Pisemną formę musi mieć np. zawiadomienie o podwyżce, a także wypowiedzenie umowy. Są to regulacje ustawowe i nie wolno ich zmieniać w umowie. Strony nie mogą też tłumaczyć, że nie znały tych przepisów.
Ważne są również inne wymogi dostarczania pism. W tej formie trzeba upomnieć lokatora, że używa mieszkania niewłaściwie, a także ostrzec o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć dodatkowy termin na spłatę zaległości, gdy najemca zalega z płatnościami za mieszkanie. Właściciel powinien także pamiętać, że w przypadku podwyższania opłat od siebie niezależnych (np. za wodę, ciepło) musi przedstawić lokatorowi na piśmie zestawienie opłat wraz z przyczyną ich podwyższenia. To ważne, bo lokator musi opłacać podwyższone opłaty tylko w takiej wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów dostaw mediów do wynajmowanego mieszkania.
MB