Procedura wstępnej rejestracji substancji chemicznych w ramach systemu REACH została otwarta 1 czerwca 2008 r. i jest stosowana bezpośrednio we wszystkich państwach UE. Procedurom REACH podlegają nie tylko spółki handlujące i produkujące substancje chemiczne wewnątrz UE, lecz także polscy przedsiębiorcy, których dostawcy mają siedzibę poza obszarem Wspólnoty.

W pierwszej kolejności importer powinien sprawdzić, czy substancje chemiczne, które importuje (w postaci własnej lub jako składnik preparatu), podlegają systemowi REACH. Należy ustalić, czy procedury REACH mają zastosowanie do danej substancji chemicznej oraz czy jest ona importowana w ilości przekraczającej jedną tonę brutto rocznie (artykuł 6 rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady) lub czy ilość tej substancji uwalniana podczas stosowania preparatu przekroczy jedną tonę rocznie (artykuł 7 rozporządzenia).

Jeżeli substancja została już zarejestrowana, obowiązek importera ogranicza się do sprawdzenia, czy zastosowanie substancji w importowanym przez niego produkcie zostało zarejestrowane dla danej substancji. Jeśli dane zastosowanie zostało już zgłoszone, importer podlega jedynie obowiązkowi udzielenia informacji poprzez umieszczenie stosowanych informacji na etykiecie oraz informowanie swoich odbiorców. Dodatkowo importer jest zobowiązany udzielać stosownych informacji na prośbę konsumenta (zgodnie z art. 33 rozporządzenia). Natomiast, jeśli substancja nie została zarejestrowana do użytku w sposób wykorzystywany przez importera, powstaje obowiązek zgłoszenia nowego zastosowania substancji.

Jeżeli substancja nie została jeszcze zarejestrowana, importer jest zobowiązany do zgłoszenia substancji w określonych terminach; w przeciwnym wypadku, produkt lub substancja nie zostaną dopuszczone do obrotu na rynkach UE.

Każdy przedsiębiorca spoza obszaru UE dokonujący eksportu na teren Wspólnoty może wyznaczyć swojego wyłącznego przedstawiciela odpowiedzialnego za wypełnienie obowiązków nałożonych na importerów. Dla każdej substancji chemicznej powinien zostać przypisany jeden wyłączny przedstawiciel, przy czym ten sam wyłączny przedstawiciel może działać w imieniu kilku eksporterów spoza obszaru UE. Po wyznaczeniu wyłącznego przedstawiciela, przedsiębiorca spoza obszaru UE powinien poinformować o tym fakcie współpracujących z nim importerów. Importerzy będą następnie samodzielnie kontaktować się z wyłącznym przedstawicielem w sprawach związanych z wypełnianiem obowiązków nałożonych przez REACH.