Powodów zaprzestania regulowania należności jest wiele. Może to być niewypłacalność dłużnika, zawieszenie działalności firmy, zaplanowane przestępstwo gospodarcze itp. Nic więc dziwnego, że jednym z ważniejszych elementów utrzymania płynności finansowej jest zapobieganie powstawaniu wierzytelności. Pytanie jednak, jak zabezpieczyć się przed nieuczciwym kontrahentem?

Odpowiedź jest prosta. Można skorzystać z informacji gospodarczej.

Na własną rękę

Duże lub średnie przedsiębiorstwo dysponuje własnym działem handlowym i finansowym, do których docierają - i są przetwarzane - informacje o partnerach i klientach, choć z reguły i tak nie są to dane pozwalające na wyciąganie w pełni konstruktywnych wniosków. Ale w małych, często kilkuosobowych firmach, działów takich po prostu nie ma.

Zdobywanie informacji jest trudne. Przede wszystkim jest to zajęcie czasochłonne i kosztowne, wymaga fachowej wiedzy i umiejętności oceny zebranych informacji. Dlatego lepiej jest skoncentrować się na właściwej interpretacji wyników dostarczonych przez wyspecjalizowaną firmę, która w przystępnej formie przekaże informacje zebrane o konkretnym podmiocie - konkluduje Stanisław Wojtaszek, prezes wywiadowni gospodarczej Creditreform Polska.

BIG i wywiadownia

Po informację można się udać albo do wywiadowni gospodarczej, albo do Biura Informacji Gospodarczej (BIG). BIG nie może prowadzić innej działalności poza przyjmowaniem, przechowywaniem i ujawnianiem informacji, czyli jest jedynie administratorem danych o dłużnikach. Jego bazę tworzą wierzyciele, którzy przekazują dane o nierzetelnych kontrahentach. Oznacza to, że zwracając się z zapytaniem o moralność płatniczą konsumenta lub przedsiębiorcy, uzyskamy tylko informacje, które figurują w rejestrze biura.

Stałym źródłem informacji są dla BIG-ów m.in.: banki, firmy telekomunikacyjne oraz pośrednictwa finansowego, spółdzielnie mieszkaniowe, dostawcy energii, a także przedsiębiorstwa, które oferują swoim klientom kredyt kupiecki i w stosunku do których dłużnik zalega ze spłatą zobowiązania. Każdy ma prawo wglądu do rejestru zapytań w zakresie dotyczącym ujawniania jego danych. Warto więc sprawdzać, czy ktoś nie wprowadził negatywnych informacji do bazy na temat naszej firmy. Raport BIG-u to same fakty, ich analiza i interpretacja należy do zamawiającego. BIG nie prześwietli również firmy, zrobi to natomiast wywiadownia gospodarcza.

Wywiadownie w kompleksowy sposób pozyskują dane z wszelkich możliwych oficjalnych źródeł. Informacje pochodzą m.in. z rejestrów dłużników, sądów, urzędów, ksiąg wieczystych, mediów, a także od samych firm. Te niekiedy odmawiają współpracy, nie zdając sobie sprawy, że ich wizerunek może podwójnie ucierpieć. Wywiadownia i tak zbierze informacje o takim przedsiębiorstwie, jednak odznaczy w swoim raporcie brak chęci współpracy. Odmowa jest sama w sobie bardzo cenną informacją, oznacza próbę ukrycia niewygodnych faktów, i to już tylko od nas samych zależy, czy będziemy chcieli mieć do czynienia z taką firmą czy nie.

Wiedzieć i sprawdzić

Informacje w rejestrach to jedno, a to, jak firma wygląda w rzeczywistości, gdzie się mieści i jak funkcjonuje w otoczeniu, to drugie. Aby raport o prowadzonej działalności był pełniejszy, warto zdecydować się dodatkowo na wizję lokalną. Wywiadownia wysyła wtedy przedstawiciela na miejsce zarejestrowania firmy, który szczegółowo opisuje stan faktyczny, rozmawia z sąsiadami. Uwagi zawarte w raporcie mogą okazać się bezcenne, dzięki niemu zleceniodawca może dowiedzieć się, czy przedsiębiorstwo naprawdę funkcjonuje czy istnieje tylko na papierze.

Można również poprosić wywiadownię o ocenę zdolności kredytowej przedsiębiorstwa. Specjaliści, jeśli istnieje taka możliwość, pomogą określić maksymalną sugerowaną kwotę kredytu kupieckiego. Oceniając przedsiębiorstwo nie powinno się też zapominać o uwzględnieniu danych branżowych. Firma mimo najlepszych chęci może stracić płynność finansową, np. ze względu na swoich niewypłacalnych podwykonawców. Dzięki informacji można ograniczyć takie ryzyko do minimum. Niektóre wywiadownie standardowo dostarczają taką analizę.

- Wywiadownia gromadzi informacje z licznych dostępnych źródeł. Do tego dodawana jest wiedza i doświadczenie jej pracowników, którzy zajmują się oceną pozyskanych informacji i przygotowaniem ocen wiarygodności i dyscypliny płatniczej badanej firmy - podsumowuje Wiesław Idzik, dyrektor działu informacji gospodarczej Coface Poland.

Ważne!

Do BIG-ów można przekazać informacje, jeżeli: wysokość przeterminowanego zadłużenia wynosi minimum 200 zł w przypadku konsumenta, 500 zł w przypadku przedsiębiorcy, zadłużenie jest przeterminowane co najmniej 60 dni, upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez wierzyciela, listem poleconym na adres dłużnika wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura, z podaniem firmy i adresu siedziby tego biura