Klienci urzędów przekonują się coraz bardziej do składania pism urzędowych drogą mailową.

– Prościej jest wypełnić gotowy formularz w systemie, który przy okazji sprawdzi luki i wskaże błędy interesantowi. Podpowie też, jakie załączniki powinny się w nich znaleźć – mówi Przemysław Sołdacki, członek zarządu spółki Datacom Software.

Zgodnie z wymogami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – urzędy, prowadząc wymianę informacji, są obowiązane zapewnić możliwość wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do ich zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej. Narzędziem, które do tego służy, jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP). Umożliwia ona obywatelom skuteczną prawnie wymianę dokumentów pomiędzy interesantem a instytucją lub pomiędzy instytucjami, bez wychodzenia z domu lub biura.

Obowiązki urzędu

Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym określa rozporządzenie Rady Ministrów. Z posiadaniem ESP wiąże się szereg obowiązków. Urząd zobowiązany jest m.in. do zamieszczania w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) informacji o adresie skrzynki podawczej, akceptowanych strukturach oraz zakresie użytkowym dokumentów. ESP, przyjmując wniosek, ma też obowiązek wygenerować i udostępnić poświadczenie odbioru, które potwierdza fakt przyjęcia dokumentu.

Obecnie – w ramach Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), urzędy mogą uzyskać z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji bezpłatne skrzynki podawcze. Korzystający z platformy urzędnicy nadal nie mają jednak narzędzia do przekazywania między sobą takich dokumentów i nie jest rejestrowana na nich historia zmian. Inaczej jest w Urzędzie Miasta i Gminy w Białobrzegach, gdzie ESP jest połączona z pilotażowo wdrażanym Elektronicznym Systemem Obiegu Dokumentów. System umożliwia tworzenie archiwum nadesłanych dokumentów opisanych za pomocą tzw. metadanych, czyli informacji o dokumencie. Są one podzielone na poszczególne klasy dokumentów, uwzględniając również, czy dane dokumenty można po jakimś czasie skasować, czy należy przekazać je do archiwów państwowych. To ważne, by wdrożony system umożliwiał takie opisywanie dokumentów. ESOD jest gotowy do zintegrowania go z systemem e-PUAP.

Wystarczy login i hasło

System, z którego mogą korzystać mieszkańcy Białobrzegów, wprowadza także rewolucyjną zmianę, jeśli chodzi o weryfikowanie tożsamości osób składających urzędowe pisma.

– Gdyby podejść literalnie do przepisów o podpisie elektronicznym, to dokumenty, które składają obywatele musiałyby być sygnowane certyfikowanym podpisem elektronicznym. Ponieważ zdecydowana większość osób go nie ma, a nawet nie chce go mieć z uwagi na związane z tym koszty i skomplikowane użytkowanie, podeszliśmy do tej sprawy w sposób bardziej praktyczny – tłumaczy Przemysław Sołdacki.

Osoby, które chcą złożyć pismo w urzędzie, nie muszą wydawać kilkuset złotych na e-podpis. Wszystko dzięki temu, że zjawiając się w urzędzie mogą podpisać papierowy dokument, w którym potwierdzą tożsamość i deklarują chęć korzystania z elektronicznego dostępu do systemu. Po złożeniu takiej deklaracji, nie trzeba już zjawiać się w urzędzie osobiście, gdyż do złożenia pisma przez e-mail wystarczy autoryzacja przy pomocy indywidualnych loginu i hasła, podobnie jak to ma miejsce przy wielu innych usługach dostępnych w internecie, z których tak powszechnie już korzystamy.