W 2005 r. władze Bydgoszczy przyjęły pięcioletni projekt informatyzacji urzędu i miasta. Jego realizację rozpoczęto m.in. od budowy sieci udostępniającej szerokopasmowy internet. Obecnie wszystkie wydziały urzędu korzystają z dostępu do sieci www o dużej przepustowości. Beneficjentem są również bydgoszczanie, dla których otwarto sieć darmowych kawiarenek internetowych.

E-usługi przez całą dobę

Uruchomienie Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (EBOK) doprowadziło do zmniejszenia codziennego ruchu w urzędzie. Mieszkańcy mogą bowiem ściągnąć ze strony www urzędu najważniejsze formularze (dotyczące np. wydania dowodu osobistego, ewidencji pojazdów czy rejestracji działalności gospodarczej).

– Niektóre wciąż trzeba dostarczyć osobiście, ale wiele z nich można wypełnić w domu i odesłać do urzędu pocztą elektroniczną – mówi Marek Staniewski, dyrektor wydziału informatyki w bydgoskim ratuszu.

EBOK jest dostępny dla mieszkańców przez 24 godziny siedem dni w tygodniu. Magistrat wykorzystuje serwis również do ogłaszania przetargów i rozstrzygania ich w formie aukcji internetowej.

Problemy z e-podpisem

Pełne wykorzystanie możliwości innowacyjnej komunikacji z urzędem utrudnia niechęć do korzystania z podpisu elektronicznego. Urzędnicy tłumaczą, że potrzebna jest edukacja w tym zakresie. Podpis elektroniczny może mieć bowiem każdy. Wystarczy złożyć zamówienie w jednym z trzech działających w Polsce centrów certyfikacyjnych, a potem zainstalować przystawkę wraz z dołączonym do niej oprogramowaniem. Urząd miejski w Bydgoszczy jest przygotowany na obsługę korespondencji sygnowanej e-podpisem. Mimo to z tej możliwości wciąż korzysta niewielu mieszkańców.

Telefonia IP

W 2007 r. bydgoski magistrat wdrożył usługi telefonii internetowej (zrezygnowano z tradycyjnej łączności analogowej). Bydgoszczanie uzyskali w ten sposób możliwość bezpłatnego telefonowania do urzędu z domowego komputera przy użyciu komunikatora (programu do prowadzenia rozmów internetowych). Działająca w urzędzie aplikacja IT kieruje ich zgłoszenie do odpowiedniego odbiorcy.

– Telefonia IP jest o wiele tańsza, co pozwala uzyskiwać znaczne oszczędności. Po drugie, telefonia internetowa jest znacznie bardziej niezawodna, co ma znaczenie zwłaszcza dla szybkości i skuteczności działania wydziału zarządzania kryzysowego i współpracujących z nim służb: policji, straży pożarnej, służby zdrowia itd. – zaznacza Marek Staniewski.

TELEFONIA IP – ZYSKI DLA UM W BYDGOSZCZY

Korzyści z inwestycji w telefonię IP w urzędzie miejskim w Bydgoszczy:

● oszczędność czasu i pieniędzy w codziennej pracy urzędu,

● usprawnienie telefonicznej obsługi mieszkańców,

● rozwój systemu telekomunikacyjnego przez poszerzanie możliwości jego działania (nie tylko łączność głosowa, ale także możliwość przesyłania w tym samym czasie plików, dokumentów, prowadzenia wideokonferencji itd.),

● możliwość wprowadzenia w przyszłości nowych usług związanych z telefonią IP

OPINIA

JACEK KWIATKOWSKI

odpowiedzialny za technologię Unified Communications w polskim oddziale Microsoft

Główną cechą zunifikowanej komunikacji (unified communications), jaka działa w urzędzie miejskim w Bydgoszczy, jest dostęp do wielu kanałów komunikacji za pomocą na co dzień używanych aplikacji i urządzeń. Dzięki korzystaniu z niej, użytkownik może odbierać e-maile, SMS-y, połączenia głosowe przychodzące z telefonii stacjonarnej, komórkowej i internetowej, a nawet połączenia wideokonferencyjne czy wiadomości błyskawiczne. Integracja funkcji zwyczajowo kojarzonych z telefonem z zadaniami wykonywanymi na komputerze (udostępnianie i korzystanie z dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości błyskawicznych, poczty e-mail, kalendarzy i aplikacji) umożliwia zmianę zasad współpracy i większą efektywność komunikacji. Jedną z największych zalet tego systemu jest zmniejszenie kosztów infrastruktury informatycznej i administracji, połączeń telefonicznych czy kosztów przeznaczanych na podróże. Korzystanie z systemu pozwala urzędnikom poświęcić więcej czasu na potrzeby mieszkańców.