Na stronach internetowych urzędów administracji publicznej znajdziemy dzisiaj najczęściej tylko formularze dokumentów, które możemy pobrać i wydrukować do uzupełnienia (choć urzędy mają obowiązek zapewnienia możliwości złożenia pisma w postaci elektronicznej). I chociaż z nowych zdobyczy rewolucji w e-administracji z roku na rok korzysta coraz więcej mieszkańców gmin i miast, to rozwiązania stosowane przez urzędy nie pozwalają im na monitorowanie biegu sprawy bez wychodzenia w domu i często wiążą się z dodatkowymi kosztami. Inaczej jest w Urzędzie Miasta i Gminy w Białobrzegach, gdzie w oparciu o nowoczesne rozwiązania dostarczane przez Centrum Innowacji Microsoft z Łodzi opracowany został pilotażowy projekt Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (ESOD).

Sprawdzisz swoją sprawę

Podstawową zaletą wyróżniającą ESOD jest to, że zapewnia on pełny elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie. Jak to działa? Od momentu złożenia przez obywatela wniosku bądź podania na elektroniczną skrzynkę podawczą instytucji, ma on pełny wgląd w to, co dzieje się w jego sprawie. System rejestruje bowiem pełną historię zmian takiego dokumentu. Interesant dowiaduje się za pośrednictwem internetu, u jakiego urzędnika w danej chwili znajduje się jego sprawa.

– Obywatel może samodzielnie sprawdzić, czy przypadkiem sprawa gdzieś nie utknęła i w razie potrzeby może zadzwonić do wskazanego urzędnika i poprosić go o wyjaśnienia. Numer telefonu na jego biurko jest bowiem widoczny obok jego nazwiska – wyjaśnia Przemysław Sołdacki, członek zarządu Datacom Software – spółki wdrażającej projekt w UMiG w Białobrzegach.

Nie wychodząc z domu, w urzędzie można na razie załatwić tylko najważniejsze sprawy. Docelowo do modyfikacji systemu mają być uprawnieni, i w tym kierunku są szkoleni, pracownicy działu IT urzędu. Dzięki temu urząd będzie w stanie samodzielnie poszerzać katalog spraw załatwianych w ten sposób i aktualizować system bez konieczności angażowania zewnętrznych podmiotów.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Obecnie urzędy administracji w Polsce nie mają ustawowego obowiązku posiadania i wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Muszą jedynie zagwarantować klientom możliwość przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej. Każde prężnie działające władze samorządowe jednak wiedzą, że dzięki przeniesieniu usług publicznych na płaszczyznę elektroniczną, sprawy mieszkańców są załatwiane szybciej i skuteczniej, co wpływa na poprawę wizerunku urzędu i lokalnych władz.

– Jednostki samorządu mogą także zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów urzędnicy mogą zagospodarować w inny sposób czas tracony dziś na poszukiwanie i uzyskiwanie dostępu do informacji. Dzięki monitorowaniu przepływu dokumentów i zadań, skraca się czas załatwiania spraw. Można także zmniejszyć powierzchnię biurową, którą zajmują papierowe dokumenty, oraz zredukować koszty papieru i materiałów biurowych – wyjaśnia Inga Kowalczuk z Microsoft.

Pilotaż w Białobrzegach sprawdzi funkcjonalność ESOD i pozwoli na stworzenie bardziej uniwersalnego systemu, jaki będą mogły wykorzystywać inne urzędy administracji publicznej w Polsce.

ZALETY WDROŻENIA ESOD

Jakie dodatkowe możliwości przynosi wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w urzędzie:

● monitorowanie biegu sprawy urzędowej bez wychodzenia z domu

● składanie dokumentów bez użycia podpisu elektronicznego

● zapisywanie historii zmian w dokumencie z możliwością odtworzenia jego wcześniejszych wersji

● zmniejszenie ilości papierowych dokumentów w urzędzie (oszczędność kosztów eksploatacyjnych i powierzchni biurowych)