Podstawowym zadaniem biznesplanu – w przypadku zakładania biznesu lub rozbudowywania projektu – jest skonkretyzowanie pomysłów oraz rozpisanie niezbędnych kroków służących realizacji celu (przy uwzględnieniu zasobów, zagrożeń oraz możliwości przedsiębiorcy).

W przypadku tworzenia dokumentu, który ma służyć uzyskaniu dotacji inwestycyjnej, plan biznesowy powinien informować adresata, jakie są cele przedsiębiorstwa, sposoby ich realizacji oraz szanse na zwrot poniesionych kosztów.

Każdy biznesplan powinien zawierać: plany przedsiębiorstwa, cele i zakres działania, uzasadnienie możliwości osiągnięcia założonych celów oraz potwierdzenie, że rezultaty funkcjonowania przedsiębiorstwa będą zapewniały rentowność i zwrot dla inwestora.

Przygotowując biznesplan pod kątem wymagań konkretnego inwestora, nie należy przesadzić z szyciem go na miarę potrzeb danej instytucji czy osoby, ale należy spełnić wszystkie jego formalne wymagania.

Prawidłowo sporządzony plan biznesowy przede wszystkim uwiarygodnia firmę w oczach inwestorów czy akcjonariuszy. Jest dowodem na to, że firma jest właściwie zarządzana (na bazie odpowiednich obliczeń i analiz). Zapewnia także bezpieczeństwo rozwoju przedsiębiorstwa (określa różne wersje postępowania właścicieli czy kadry zarządzającej, w zależności od zmieniającej się sytuacji rynkowej).

Umożliwia on także kontrolowanie stopnia realizacji projektu biznesowego oraz zgodność osiąganych wyników z wcześniejszymi założeniami i pozwala na bieżąco reagować na niepożądane sygnały i korygować pierwotne koncepcje.

Właściwie przygotowany biznesplan jest pomocny nie tylko przy jednorazowej ocenie rentowności przedsięwzięcia, ale także w trakcie bieżącego funkcjonowania firmy.

Wielu przedsiębiorców sporządza go dla własnych potrzeb, dzięki czemu ich działania są skuteczniejsze i bardziej efektywne.

Profesjonalnie opracowany plan biznesowy powinien w sposób całościowy ukazywać przyszłość projektu, opisywać mocne i słabe strony firmy oraz przekonywać o szansach powodzenia przedsięwzięcia – realnych i możliwych do osiągnięcia (z uwzględnieniem zagrożeń i ewentualnego ryzyka).

Przytaczane dane powinny bazować na badaniach, obliczeniach, uwzględniać zmieniające się warunki otoczenia rynkowego (najlepiej podawać trzy wersje wydarzeń: optymistyczną, realną i pesymistyczną; wersja pesymistyczna powinna być wzbogacona o propozycje zminimalizowania negatywnych zjawisk).

Dokument musi spełniać kilka kryteriów:

● układ treści: logiczny, spójny, przejrzysty, czytelny, łatwy do przyswojenia (zrozumiały język – nie nazbyt techniczny), precyzyjny, odpowiednia objętość (15–40 stron + załączniki);

● zawartość merytoryczna: kompleksowy, szczegółowy opis niezbędnych elementów planu biznesowego danego przedsięwzięcia; bezbłędność rachunkowa i językowa;

● wymagania formalne: zawartość zgodna z zasadami tworzenia tego typu dokumentów oraz wymaganiami adresata; nie należy zapomnieć o streszczeniu, które powinno przykuwać uwagę osoby czytającej opracowanie oraz przekonywać do projektu.

Warto też uzupełnić plan biznesowy o wyszczególnienie konkretnych zadań do wykonania, harmonogramu prac oraz danych osób, które będą odpowiedzialne za ich wykonanie zgodnie z przyjętymi założeniami.

Najczęstszym błędem popełnianym przy tworzeniu planów biznesowych jest zbyt optymistyczny szacunek przychodów (np. brak potwierdzenia w przeprowadzonych badaniach) oraz niedoszacowanie nakładów, względnie ram czasowych realizacji przedsięwzięcia.

Popełnienie błędów formalnych jest niedopuszczalne.

W biznesplanie należy unikać sprzeczności lub powtórzeń, branżowego języka i fachowych sformułowań (bez podania ich znaczenia).

Nie można też zapomnieć o sformułowaniu celów projektu, ich hierarchii i czasowych ramach wykonania (m.in. zadania strategiczne i drugorzędne oraz krótko- i średniookresowe). Nie wolno kopiować innych planów. Każdy biznesplan jest unikalny dla konkretnego przedsiębiorstwa.