Praca poza biurem i spotkania na odległość stają się coraz bardziej popularne. W ten sposób firmy ograniczają koszty związane z wynajęciem dużej powierzchni biurowej delegacjami.
Coraz więcej firm przechodzi na mobilny system pracy. Pracownicy część obowiązków wykonują z domu, łącząc się przez internet wewnętrzną siecią z przedsiębiorstwem. Dyrektorzy oddziałów nie muszą z kolei jeździć w podróże służbowe, gdyż wszystko ustalają z podwładnymi, korzystając z wideokonferencji. W ten sposób przedsiębiorstwa optymalizują koszty związane z utrzymaniem biur. Mniejsze koszty przeznaczane są też na delegacje. Trend ten potwierdza np. firma Regus, zajmująca się dzierżawą i wyposażeniem biur m.in. w nowoczesne technologie. W ostatnim czasie odnotowała ona aż 40-procentowy wzrost zamówień na telekonferencje. Z szacunków firmy wynika, że przestawienie się na mobilny system pracy może ograniczyć koszty związane z podróżami służbowymi nawet o 75 proc.
Jest to spora oszczędność szczególnie w przypadku korporacji międzynarodowych, które prowadzą swoje projekty równolegle w kilku krajach. Jedna z amerykańskich firm farmaceutycznych obecna w Polsce twierdzi, że na zastosowaniu wideokonfenecji zaoszczędzą miesięcznie nawet 1 mln dol. miesięcznie.
Kolejną oszczędnością związaną z wideokonferencjami są mniejsze koszty związane z eksploatowaną nieruchomością. Korzystając z wirtualnych biur, firmy mogą zaoszczędzić od 60 do 80 proc. dotychczasowych kosztów. Metoda sprawdza się szczególnie w przypadku otwierania nowych oddziałów firmy w innym regionie kraju czy państwie bez konieczności wynajmowania tam i opłacania samej nieruchomości, linii telefonicznych i innych powiązanych z tym opłat.
Międzynarodowy portal pracy Jobpilot Polska od kilku tygodniu korzysta z tego rodzaju rozwiązań. Jak zapewnia Bogdan Grabczyk, dyrektor sprzedaży Jobpilot Polska, korzyści są duże.
- Możliwość korzystania z wideokonferencji szczególnie się sprawdza w przypadku komunikacji między oddziałami firmy znajdującymi się w różnych krajach. Dzięki temu na rezygnacji z jednej podróży służbowej można oszczędzić nawet kilka tysięcy złotych - mówi Bogdan Grabczyk.
Oprócz oszczędności na biletach lotniczych nowe rozwiązania mają inne zalety. Zyskuje się czas, który do tej pory trzeba było przeznaczyć na podróż.
- Za sprawą wideokonferencji można też szybko zareagować na nową sytuację. Od razu po ustaleniach każdy wie, co ma zrobić. Na podjęcie konkretnych działań nie trzeba czekać, aż po podróży wróci się do swojego biura i odpowiednie instrukcje przekaże dalej - mówi Bogdan Grabczyk.
Dodaje, że takie możliwości można z powodzeniem wykorzystać także do ograniczenia kosztów związanych ze szkoleniem pracowników. Za pomocą systemu do wideokonferencji w tym samym czasie można bowiem przeszkolić wielu ludzi, którzy przebywają w różnych miejscach.
W przypadku firm o zasięgu globalnym mobilność ma największe znaczenie. Pozwala na szybką adaptację pracowników i przedsiębiorstwa do zmieniających się warunków. Faks, telefon już nie wystarczą. Dlatego nie bez znaczenia pozostaje możliwość nowoczesnej komunikacji z firmą z domu. W niektórych przypadkach, gdy na jednej półkuli ziemskiej pracownicy zaczynają pracę, inni już ją kończą. Wówczas ważne informacje można przekazać z domu, wykorzystując sieć firmy, w której dostęp do tych samych danych może mieć dowolna liczba osób.
