Pierwsze biuro podróży powstało w Anglii w 1841 roku. Założył je Thomas Cook – stolarz, nauczyciel i aktywista ruchu na rzecz abstynencji. Jego pomysł na zawsze zmienił podejście do turystyki. Obecnie na świecie działają setki biur podróży zajmujących się organizacją wycieczek, wyjazdów i innych wydarzeń – w zależności od wybranej specjalizacji biura.
W Polsce działa kilka dużych biur, które zajmują się organizacją podróży i wyjazdów biznesowych dla firm. Ich zadaniem jest kompleksowa obsługa klienta. Muszą one dbać o najdrobniejsze detale tak, aby wszystko odbyło się zgodnie z przygotowanym harmonogramem. Nawet niewielkie opóźnienie względem harmonogramu może się okazać bardzo kosztowne.
Zlecając organizację podróży wyspecjalizowanej firmie przede wszystkim oszczędza się czas i pieniądze, ale nie tylko. Zdając się na ekspertów mamy pewność, że korzystamy ze sprawdzonych i zweryfikowanych rozwiązań. Dzięki temu mamy szansę uniknąć niemiłych rozczarowań, które w branży turystycznej niestety dość często się zdarzają. Znalezienie dobrego hotelu w przystępnej cenie, rezerwacja noclegów rezerwacja biletów na pociąg lub samolot, wynajęcie samochodu, rezerwacja miejsc w restauracji – to wszystko elementy, które trzeba ze sobą zgrać w czasie, co jest tylko pozornie proste. W rzeczywistości niestety tak nie jest. Sprawy nie ułatwiają też różnorakie promocje, systemy zniżek czy rabaty lojalnościowe. Nieumiejętna organizacja zagranicznego wyjazdu zwykle wiąże się z wysokimi kosztami, które musi ponieść firma. Biuro, które organizuje tysiące wyjazdów ma wypracowane duże rabaty w hotelach, liniach lotniczych czy restauracjach. Zniżki mogą wynieść nawet kilkadziesiąt procent. Organizując wyjazd indywidualnie na taki rabat nie mamy nawet, co liczyć.
Warto pamiętać, że prowizja organizatora – choć na pierwszy rzut oka może się wydawać wysoka – w praktyce kompensuje się dzięki znacznie niższym kosztom podróży. Nawet, jeśli wynosi 20 procent kosztów, to i tak pozwala nam to na spore oszczędności. Jest to tym bardziej istotne w dobie wielkiego kryzysu, którego tak bardzo wszyscy się boją.
Przy wyjazdach zagranicznych dla większych grup, organizator zwykle wysyła swojego pracownika, aby osobiście nadzorował przebieg wyjazdu oraz ratował sytuację w razie problemów. – Czasem zdarzają się nagłe trudności – mówi Piotr Łopucki, kierownik TUI Centrum Podróży w Lublinie. – Zadaniem opiekuna jest rozwiązywanie takich problemów. Jeśli uczestnik potrzebuje nagłej pomocy lekarza lub zgubił swój bagaż.
Organizując kilkudniowy wyjazd dla pracowników nie wolno zapominać o odpowiednim odpoczynku. W końcu każdy nawet najbardziej pracowity dzień się kiedyś kończy i przychodzi czas na relaks. W Polsce coraz więcej firm dba o zadowolenie swoich pracowników. Każdy manager wie, że dobry pracownik to zadowolony pracownik. Wypoczęci i zrelaksowani pracownicy są bardziej wydajni w pracy zawodowej i bardziej identyfikują się z firmą. Ma to bezpośredni wpływ na zwiększenie zysków firmy. W planie każdego wyjazdu służbowego powinien się znaleźć czas na odpoczynek, np. w hotelowym SPA.