Aby wykorzystać potencjał Jednolitego Obszaru Płatności w Euro, należy zastosować się do nowych zasad, standardów i schematów płatności. Pomimo nieokreślonego definitywnie terminu przyjęcia euro przez Polskę, proces przygotowań należy podjąć już teraz.
Wprowadzane w całej Europie od początku 2008 roku nowe standardy i zasady płatności w euro, jak również odpowiednie zmiany prawne, są częścią szerokiego programu budowy wspólnego, otwartego, konkurencyjnego i efektywnego rynku europejskiego. System płatniczy, przyrównywany niekiedy do krwiobiegu gospodarki, ulega obecnie głębokim przemianom w kierunku pełnej elektronizacji i automatyzacji rozliczeń. Budowa Jednolitego Obszaru Płatności w Euro (SEPA - Single Euro Payments Area), która w praktyczną fazę weszła wraz z uruchomieniem pierwszych instrumentów płatniczych w standardach SEPA (polecenie przelewu - oferowane przez ponad 4250 banków całej Europy, w tym kilka polskich, jak również karty płatnicze w technologii mikroprocesorowej), jest nie tylko działaniem politycznym czy etapem realizacji Strategii Lizbońskiej i pomimo faktu, iż zasady SEPA dotyczą tylko płatności w walucie euro - oddziałuje nie tylko na gospodarkę europejską, ale i na każdy z krajów SEPA (31 państw - 27 UE + EOG + Szwajcaria), jak również na miliony obywateli, przedsiębiorców, administrację - jednym słowem wszystkie podmioty dokonujące płatności.
Aby wykorzystać potencjał SEPA, należy zastosować się do nowych zasad, standardów i schematów płatności SEPA.
Pomimo nieokreślonego definitywnie terminu przyjęcia euro przez Polskę, proces przygotowań należy podjąć już teraz. Po wejściu do strefy euro wszystkie rozliczenia - i krajowe, i transgraniczne - odbywać się będą w euro, a przeważająca większość - w standardach SEPA. Instrumenty czysto krajowe, takie jak polecenia zapłaty, przestaną mieć rację bytu. Z tego względu podmioty aktywne obszarze rozliczeń powinny przystosowywać swoje systemy do zasad, które już funkcjonują w całej Europie, a po 2010 roku będą powszechne i obligatoryjne.
Ważne!
Instrumenty płatnicze wykorzystywane w ramach Jednolitego Obszaru Płatności w Euro (SEPA) cechują się wysokim stopniem bezpieczeństwa i szybkością. Płatności SEPA wykonywane są w przewidywalnych ramach czasowych, informacje przekazywane są w ustandaryzowany sposób. Wpływa to na ułatwienie i zwiększenie efektywności rozliczeń i potencjalnie zredukuje liczbę kosztownych transakcji wyjątkowych, prowadząc do dalszych oszczędności
Z budowy Jednolitego Obszaru Płatności w Euro skorzystają nie tylko konsumenci i przedsiębiorcy, ale również sektor publiczny i to nie tylko krajów strefy euro. Administracja europejska już od wielu miesięcy apeluje do krajów SEPA i ich rządów o zaangażowanie w proces aktualnych przemian na paneuropejskim rynku usług płatniczych, wskazując, że to właśnie te podmioty są w stanie wygenerować tzw. masę krytyczną płatności SEPA.
Europejski sektor publiczny jest głównym aktorem ekonomicznym i odpowiada za około 50 proc. PKB w strefie euro. Ponadto, zdaniem Charliego McCreevy, komisarza ds. Rynku Wewnętrznego Unii Europejskiej, sektor publiczny generuje ponad 20 proc. wszystkich płatności dokonywanych w społeczeństwie. Są to np.:
• opodatkowanie na szczeblu UE, państwowym, regionalnym, lokalnym w wielu różnych formach,
• ubezpieczenie społeczne oraz renty i emerytury,
• różnego rodzaju płatności niskokwotowe, np. opłaty transportowe, komunikacyjne, opłaty za parkowanie, grzywny i kary etc.,
• wynagrodzenia,
• państwowe świadczenia, zasiłki,
• płatności za nabywane towary i usługi.
Należy również zwrócić uwagę na płatności generowane przez przedsiębiorstwa, zakłady i jednostki będące w całości lub częściowo własnością państwa. W niektórych państwach UE większość sektora płatności jest w rękach instytucji finansowych sektora publicznego.
Przeważająca większość tych płatności ma charakter lokalny, jednak w związku z globalizacją, migracją zarobkową oraz zniesieniem barier handlowych, prawnych czy technicznych w obrocie międzynarodowym - do Polskich urzędów spływa coraz więcej płatności w euro. Administracja publiczna z konieczności staje się coraz bardziej zaangażowana w użycie instrumentów płatniczych SEPA. Może zatem wykorzystać możliwości wdrożenia tych instrumentów, a jednocześnie wesprzeć tę inicjatywę o charakterze polityki publicznej.

Jednolity standard

Administracja publiczna będzie mogła składać elektroniczne instrukcje płatnicze w euro na rzecz wszystkich klientów banków operujących w SEPA, przy użyciu jednego, wystandaryzowanego formatu, wspólnego identyfikatora rachunku opartego na BIC (Bank Indentifier Code - Kod Identyfikujący Bank) oraz IBAN (International Bank Account Number - Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego) i jeden zestaw zasad dotyczących przetwarzania, włączając procedury dla płatności odrzuconych i zwrotów. Istniejąca obecnie konieczność rozróżniania pomiędzy płatnościami krajowymi i transgranicznymi w euro nie będzie miała miejsca w SEPA.
W obecnym stanie rzeczy administracja publiczna wykonuje płatności na wiele zróżnicowanych sposobów, co skutkuje nieefektywnym i kosztownym przetwarzaniem, zazwyczaj wymagającym obsługi manualnej. SEPA dostarczy szansę na racjonalizację i bezpośrednie oszczędności.

Zwiększony zasięg geograficzny

Wysyłanie i otrzymywanie płatności do i od obywateli i przedsiębiorców w ramach SEPA (31 państw Europy - 27 państw członkowskich UE + 3 państwa EOG oraz Szwajcaria) zostanie znacznie uproszczone. Najprostszy przykład to znaczna liczba studentów na stypendiach zagranicznych; podobnie jest z biznesmenami i innymi mobilnymi obywatelami Europy, jak również firmami, z którymi sektor publiczny utrzymuje relacje ekonomiczne.
Korzyścią tak szerokiego zakresu geograficznego jest możliwość dokonywania płatności przy użyciu tej samej infrastruktury i kanałów, które mają zastosowanie do czysto krajowych transakcji. SEPA stanie się jednym dużym i konkurencyjnym rynkiem płatności. Administracja publiczna otrzyma znacznie większy wybór dostawców usług na całym rynku.

Łatwiejsze rozliczenia

Instrumenty płatnicze SEPA cechują się wysokim stopniem bezpieczeństwa i szybkością. Płatności SEPA wykonywane są w przewidywalnych ramach czasowych, informacje przekazywane są w ustandaryzowany sposób. Wpływa to na ułatwienie i zwiększenie efektywności rozliczeń i potencjalnie zredukuje liczbę kosztownych transakcji wyjątkowych, prowadząc do dalszych oszczędności.

Wykorzystywanie internetu

Przelewy i polecenia zapłaty SEPA zostały oparte na standardach XML, umożliwiających zwiększenie efektywności systemów płatniczych, zapewnienie interoperacyjności stron rozliczeń, a także przetwarzanie bezpośrednie end-to-end. Płatności nie będą jedynym polem, na którym administracja publiczna będzie wykorzystywać przyjmować standardy XML czy technologie internetowe, jednak płatności mogą zasilić proces i pomóc dostarczyć niższe koszty IT i większą satysfakcję użytkowników poprzez lepsze zarządzanie danymi.

Polecenie zapłaty

Zgodne z SEPA usługi polecenia zapłaty umożliwią płatności cykliczne, jak i jednorazowe, dokonywane z całego obszaru SEPA w zunifikowanych formatach, cyklach czasowych i na jednolitych zasadach, regulujących również zwroty i refundacje. Polecenie zapłaty nie jest obecnie najpopularniejszym instrumentem dokonywania płatności, jednak dzięki zmianom w konstrukcji, elektronizacji zgód oraz szerokiej ochronie użytkowników tej usługi spodziewać się można wzrostu zainteresowania oraz wykorzystania tego produktu.

Przepływ funduszy

Czas wykonania zlecenia płatniczego jest w przypadku płatności SEPA określony maksymalną granicą trzech dni roboczych od dnia złożenia zlecenia płatności, a od 2012 roku ulegnie, z mocy przepisów Dyrektywy o usługach płatniczych (Payment Services Directive) znacznej redukcji - do jednego dnia. W wielu systemach już teraz czas wykonania jest stosunkowo krótki i nie oczekuje się, że nastąpi jakikolwiek regres w systemach obecnych dla płatności lokalnych. Przyniesie to znaczne korzyści, w postaci przede wszystkim przewidywalności i zarządzania przepływem funduszy.

Wykorzystanie kart płatniczych

Ponieważ karty płatnicze staną się w pełni interoperacyjne w całym obszarze SEPA, przyniosą wiele korzyści administracji publicznej, np. poprzez wprowadzenie standardu EMV Chip i PIN. Mikroprocesor daje znacznie więcej możliwości - karta może być nie tylko instrumentem płatniczym, ale również zawierać wiele innych, funkcjonalnych aplikacji, zapewniając jednocześnie istotnie wyższe bezpieczeństwo.

Krok ku przyszłości

Przyjęcie przez administrację publiczną nowych instrumentów płatniczych SEPA daje unikalną szansę upgrade'u starzejących się już systemów i aplikacji płatniczych. Systemy administracyjne, jak te przeznaczone do dokonywania płatności, aktualizowane są rzadko i nieregularnie, na poziomie minimalnym. Dostosowanie do standardów SEPA daje uzasadnienie dla dokonania radykalnych zmian, zmierzających do zapewnienia efektywności i optymalizacji procesów na poziomie sektora publicznego.

Prawna harmonizacja

Korzyścią dla wszystkich użytkowników usługi płatniczych będzie zharmonizowane środowisko prawne, które zapewnić ma Dyrektywa o Usługach Płatniczych. Dyrektywa, pozostawiając pewne pole do manewru państwom członkowskim, reguluje kompleksowo usługi płatnicze, zapewniając wysoki poziom ochrony dla ich użytkowników.

Wartość dodana

Przelewy czy polecenia zapłaty SEPA to instrumenty o charakterze podstawowym, na bazie których dostawcy usług płatniczych tworzyć mogą bardziej rozbudowane produkty. Władze publiczne będą mogły istotnie skorzystać na zastosowaniu takich usług, jak EBPP, czy e-fakturowanie.
SEPA wprowadza standaryzację i harmonizację przetwarzania płatności, ułatwiając wdrożenie elektronicznego fakturowania. Dyrektywa o Usługach Płatniczych zniesie natomiast część barier utrudniających funkcjonowanie tego rozwiązania.
Korzyści e-fakturowania to m.in.:
• zwiększenie efektywności poprzez wyeliminowanie papierowych dokumentów, błędów wynikających z manualnego wstawiania danych,
• skrócenie czasu rozliczeń,
• dostęp do informacji w czasie rzeczywistym i inne.
Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez firmę Capgemini na zlecenie Komisji Europejskiej potencjalne korzyści z wykorzystania SEPA do roku 2012 wynosić mogą 123 miliardy euro. Jeżeli wykorzystamy SEPA jako platformę dla rozwoju e-invoicingu - osiągnąć można nawet wynik 238 miliardów euro.
SEPA jako program innowacyjny, którego kluczową ideą jest pełna elektronizacja i automatyzacja płatności, w pełni wspiera rozwój obrotu bezgotówkowego oraz popularyzację istniejących i budowę innych, innowacyjnych rozwiązań, takich jak płatności mobilne, mikropłatności, powszechne wykorzystanie podpisów elektronicznych itp. W ten sposób łączy się z realizacją e-administracji, e-zakupów, e-zamówień publicznych i tym podobnych rozwiązań zmierzających do ułatwienia funkcjonowania wszystkich uczestników obrotu gospodarczego.
JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ODBIORU I WYSYŁANIA PRZELEWÓW SEPA
Przedsiębiorca, rozważając dostosowanie swoich rozliczeń do zasad SEPA, musi najpierw określić, jaką strategię chce wobec tych zmian przyjąć, uwzględniając potencjalne korzyści oraz nakłady.
• Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym działalność o niewielkich rozmiarach (mały przedsiębiorca) i operujesz w ramach jednego, lokalnego rynku, pośpiech w przystosowaniu do SEPA może nie być twoim priorytetem.
• Jeżeli jednak jesteś firmą funkcjonującą transgranicznie, rozliczasz się ze swoimi kontrahentami w euro, możesz odnieść wymierne i szybkie korzyści z SEPA.
Niezależnie od dziedziny, w której działasz, oraz sposobu, w jaki zorganizowana jest twoja firma, SEPA daje potencjał do centralizowania zarządzania finansami, operacji skarbowych, finansowych, racjonalizacji stosunków z bankami, operacji bankowych oraz rachunków, harmonizacji transferów funduszy itd.
• Umieść SEPA w swoim programie innowacji technologicznych i planuj strategicznie - długoterminowo, np. jako upgrade systemu ERP, który już masz.
• Przeanalizuj wpływ i możliwości płynące dla firmy z SEPA - weź pod uwagę wszystkie elementy łańcucha finansowego w firmie: procesy operacyjne i biznesowe, płatności, zarządzanie finansami, płynnością itd.
• Przyjrzyj się transferom w euro - środowisko operacyjno-techniczne i regulacyjne zmienia się obecnie w sposób istotny.
• Zidentyfikuj obszary, w których istnieją ryzyka, oraz problemy, których rozwiązania oczekujesz - np. w materii kosztów twoich płatności.
• Zbieraj i przechowuj identyfikatory IBAN i kody BIC swoich klientów i kontrahentów. Wystawiając fakturę, każdorazowo umieszczaj w niej swój IBAN i BIC, tak aby być łatwo osiągalnym dla swoich kontrahentów.
• Przystosuj systemy ERP i zarządzania finansami do używania identyfikatorów IBAN i kodów BIC oraz stosowania nowych formatów komunikatów, w szczególności XML. Zapytaj jednak swojego dostawcę usług płatniczych, czy może dostarczyć ci rozwiązanie tymczasowe, w postaci konwersji formatu XML na inny - taki, który możesz odczytać bez konieczności inwestycji w zmiany systemowe. Zdecyduj, czy bardziej korzystne jest rozwiązanie tymczasowe, czy długoterminowa, przyszłościowa inwestycja.
• Upewnij się, że twoi dostawcy usług płatniczych mają możliwość obsługi transakcji SEPA; jeżeli nie ma takiej możliwości, rozważ wybór dostawcy oraz kanału zgodnego z SEPA.