Działania profilaktyczne powinny się koncentrować na badaniu wiarygodności przyszłego kontrahenta. To czynność co najmniej dwuwarstwowa. Po pierwsze, chodzi o sprawdzenie, czy przedsiębiorstwo, z którym firma zamierza podjąć współpracę, w ogóle istnieje, czy jest zarejestrowane czy działa pod wymienionym adresem etc. Po drugie, należy zapoznać się z jego sytuacją finansową.

Od faktury i opinii...

W każdej firmie, nawet jeśli nie istnieje w niej zajmująca się tym wyspecjalizowana komórka, działa system informacji o partnerach i potencjalnych kontrahentach biznesowych. Każda wpływająca faktura zawiera wiele informacji o partnerze (choćby jego nazwę i adres). Im więcej jest danych, szczegółów, tym trudniej o popełnienie błędu przy ocenie wiarygodności partnera i jego standingu finansowego. I tym łatwiej - w sytuacji gdy kontrahent po zawarciu umowy z jakichkolwiek względów nie wywiązuje się z płatności - doprowadzić do skutecznej windykacji wierzytelności.

Źródeł pozyskiwania informacji jest wiele. Może się na przykład zdarzyć, że ktoś z zainteresowanych natknął się na pozytywne lub negatywne opinie o „prześwietlanej” firmie lub o sposobach prowadzenia przez nią biznesu. To także może stanowić potwierdzenie dotychczasowych spostrzeżeń lub dać impuls do podjęcia dodatkowych wyjaśnień.

...do KRS i internetu

Do pozyskiwania informacji służyć mogą też informacje ze źródeł zewnętrznych. Za podstawowe źródło uznać trzeba sąd, gdzie zapoznać się można z wszelkimi danymi rejestrowymi - od pewnego czasu istnieje możliwość korzystania z wyspecjalizowany aplikacji, które takie dane dostarczają w wersji elektronicznej. Informacje o charakterze strategicznym także są dobrym źródłem pozyskania informacji - zwłaszcza jeśli potencjalny partner boryka lub borykał się z kłopotami finansowymi i w związku z tym nie płacił swoich zobowiązań lub ciążą na nim długi.Są także biura informacji gospodarczej. Takim źródłem informacji mogą być również giełdy wierzytelności czy ogłoszenia o sprzedaży lub zakupie wierzytelności publikowane w prasie i w internecie, a także bazy dłużników.

Trzeba właśnie pamiętać, że coraz więcej firm ma swoje witryny internetowe, często o danym partnerze sporo też można się dowiedzieć z witryn jego konkurentów biznesowych albo też za pośrednictwem wyszukiwarki. Warto na bieżąco śledzić publikacje prasowe dotyczące danej branży, analizować przeprowadzane przez różne instytucje rankingi firm.

Obiektywnie najlepsze wyniki daje połączenie własnych obserwacji i wniosków dokonywanych w oparciu o wewnętrzne zaplecze firmy, z informacjami zebranymi ze źródeł zewnętrznych. Dopiero bowiem połączenie tych dwóch płaszczyzn działania pozwoli na w miarę obiektywne, bo bardziej gruntowne prześwietlenie potencjalnego partnera.

Natomiast gruntowne zaznajomienie się z kondycją kontrahenta - nie tylko finansową, ale także pozwalającą usytuować go na mapie potencjalnych gospodarczych kontaktów - możliwe jest po przygotowaniu mapy powiązań, tzw. pajęczyny, na której odwzorowane są wszystkie relacje osobowe i kapitałowe dla konkretnego podmiotu. Sporządzanie takiej mapy samemu jest możliwe, jednak trudne czasochłonne. Najlepszym narzędziem do tego służącym jest graficzna wizualizacja powiązań dostępna w wyspecjalizowanych aplikacjach do zarządzania ryzykiem.

Ważne!

Gruntowne zaznajomienie się z kondycją kontrahenta możliwe jest po przygotowaniu mapy powiązań, tzw. pajęczyny, na której odwzorowane są wszystkie relacje osobowe i kapitałowe dla konkretnego podmiotu. Najlepszym narzędziem służącym do tego jest graficzna wizualizacja powiązań dostępna w wyspecjalizowanych aplikacjach do zarządzania ryzykiem