Bardzo często przed rozpoczęciem uzyskiwania przychodów z najmu trzeba lokal lub budynek wykończyć (nieruchomości nowe) albo wyremontować lub zmodernizować (nieruchomości używane). Nawet jeśli będą one dopiero w przyszłości źródłem przychodów, podatnik uzyskujący takie przychody ma prawo wydatki wliczyć w koszty, a tym samym obniżyć podstawę opodatkowania. Jednak nie zawsze można te wydatki wliczyć w koszty bezpośrednio w całości. Dlatego rozliczanie takich przedsięwzięć jest źródłem wielu błędów i powodem nieporozumień z fiskusem.

Kontrowersyjna modernizacja

Zgodnie z przepisami podatkowymi można wliczyć bezpośrednio w koszty każdy wydatek związany z przychodami z danego źródła przeznaczony na remont, bez względu na jego wysokość. Z kolei wydatki na modernizację wliczyć można w koszty jednorazowo w całości, pod warunkiem że nie przekraczają one 3,5 tys. zł. Gdy są wyższe, o takie wydatki trzeba zwiększyć wartość początkową ustaloną wcześniej dla celów amortyzacji wynajmowanego lokalu lub nieruchomości, by następnie wliczyć je w koszty dzięki podwyższonemu odpisowi amortyzacyjnemu.

Problem jest tym większy, że przepisy nie ustalają jednoznacznej granicy między remontem a modernizacją. W konsekwencji podatnicy mają tendencję, by za remont uznawać wszelkie prace związane z renowacją nieruchomości. Z kolei fiskus skłonny jest większość z nich kwalifikować jako modernizację. Ze stosowanych powszechnie interpretacji wynika jedynie, że remont polega na przywróceniu stanu poprzedniego, zaś modernizacja oznacza poprawienie tego stanu. Dla przykładu wymiana okien z drewnianych na drewniane to remont, zaś drewnianych na plastikowe czy metalowe to już modernizacja.

Choć taki podział nie ma ekonomicznego uzasadnienia, bo chociaż w przypadku przykładowych okien wymiana drewnianych na nowocześniejsze zasadniczo obniża koszty m.in. wskutek poprawy walorów energetycznych, przez co w konsekwencji fiskus ma wyższy podatek od wyższej podstawy opodatkowania, by nie popaść w kłopoty z urzędem skarbowym, trzeba się trzymać tej interpretacji.

Modernizacja przez najem

Wcale nie mniejszy kłopot z interpretacją przepisów podatkowych mają podatnicy, którzy przed rozpoczęciem najmu muszą lokal - nowy albo używany - odpowiednio dostosować do potrzeb klienta.

Jeśli lokal lub budynek nie był jeszcze amortyzowany (wpisany do ewidencji środków trwałych), to w przypadku nieruchomości używanej wydatki nawet na remont, niezależnie od ich wysokości, nie powinny być wliczane w koszty wprost, lecz uwzględnione przy ustalaniu wartości początkowej nieruchomości dla celów amortyzacji. Zgodnie bowiem z przepisami podatkowymi regulującymi zasady amortyzacji przy ustalaniu wartości początkowej środka trwałego trzeba uwzględnić nie tylko wydatki poniesione na jego nabycie, ale w ogóle wszystkie wydatki podatnika związane z tym środkiem trwałym poniesione do momentu wpisania go do ewidencji środków trwałych.

Koszty najemcy

Trzeba też pamiętać, że czasami wydatki na remont lub modernizację lokalu albo nieruchomości są kosztem nie wynajmującego, ale najemcy. Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, wynikającymi m.in. z kodeksu cywilnego, w okresie trwania umowy najmu na najemcy spoczywają wydatki związane z utrzymaniem przedmiotu najmu we właściwym stanie. Oznacza to, że wszystkie wydatki o charakterze remontowym, ponoszone przez najemcę stanowią jego koszt, nie zaś koszt uzyskania przychodu u wynajmującego.

Ważne!

Przepisy nie ustalają jednoznacznej granicy między remontem a modernizacją. Podatnicy mają tendencję, by za remont uznawać wszelkie prace związane z renowacją nieruchomości

Nie ma też formalnych przeszkód, by to najemca, a nie wynajmujący, ponosił wydatki na modernizację. O ile wynajmujący wyrazi na to zgodę, najemca ma bowiem prawo dokonania nawet poważnych modernizacji w wynajmowanym lokalu lub budynku, np. zainstalowanie klimatyzacji, monitoringu itp.

Jeśli taki wydatek nie przekracza 3,5 tys. zł, najemca wlicza go bezpośrednio w swoje koszty. Gdy jest wyższy, może go w koszty wliczyć, ale wyłącznie za pośrednictwem amortyzacji. W przeciwieństwie jednak do wynajmującego, nie podwyższa w tym celu wartości początkowej, bo nie ma prawa do amortyzacji nieruchomości, nie będąc jej właścicielem, ale amortyzuje samą modernizację w formie tzw. inwestycji w obcy środek trwały.