W czasach epidemii COVID-19 przedsiębiorcy muszą bardziej dbać, by zawierać umowy z rzetelnymi, płacącymi na czas firmami. Dziś podpowiadamy, jakie źródła informacji ułatwią sprawdzenie kontrahenta oraz w jakich sytuacjach powinna zapalić się czerwona lampka.
Coraz większa liczba przedsiębiorców zwraca uwagę, z kim zawiera kontrakty [ramka]. Nie tylko z powodu epidemii, która może podważyć kondycję wielu firm. Narastająca rywalizacja konkurencyjna na rynku zwiększa skłonność do nadużyć, działań nieetycznych, a nawet niezgodnych z prawem. Zasadniczo każdy przedsiębiorca narażony jest na ryzyko współpracy z nierzetelnymi podmiotami. Tymczasem niedochowanie należytej staranności w weryfikacji partnerów biznesowych i kontrahentów może skutkować zarówno stratami finansowymi, jak i konsekwencjami wizerunkowymi. Co więcej, każdy podmiot zagrożony jest tzw. infekcją naruszeń w postaci narażenia się na nieświadomą partycypację w procederze karuzeli VAT czy też prania pieniędzy. Gdzie zatem sprawdzić potencjalnego nowego partnera? Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę i jakie są sygnały ostrzegawcze co do rzetelności drugiej strony?

Główne źródła informacji

Narzędzi służących polskim przedsiębiorcom do weryfikacji podmiotów zewnętrznych (zarówno tych krajowych, jak i zagranicznych) jest wiele. I bardzo dobrze, bo w praktyce decydujące znaczenie ma umiejętne korzystanie z jak największej liczby źródeł informacji. Należy oczywiście tu zaznaczyć, iż sprawdzenie kontrahenta lub partnera biznesowego wyłącznie przed nawiązaniem stosunków gospodarczych nie jest wystarczające – czynności weryfikacyjne oraz monitoring wiarygodności trzeba bowiem przeprowadzać także w trakcie trwania współpracy. Ponadto – nawet jeśli nowy partner wydaje nam się kryształowy – warto wprowadzić do umów stosowne klauzule zabezpieczające.
Źródła informacji o podmiotach trzecich możemy podzielić na zewnętrzne oraz wewnętrzne. Do pierwszej grupy zaliczają się różnorodne rejestry prowadzone przez instytucje państwowe, a także bazy komercyjne.

Rejestry urzędowe

1. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) krs-online.com.pl
Oprócz znalezienia w nim podstawowych informacji o podmiocie (NIP, REGON, siedziba, data wpisu do rejestru), możemy zapoznać się ze szczegółami struktury właścicielskiej i organów reprezentacji, przedmiocie działalności, a także o jego kondycji finansowej. Możemy sprawdzić, czy firma solidnie rozlicza się z obowiązków składania rocznych sprawozdań finansowych i innych dokumentów. Ich lektura może dać wstępny obraz kondycji finansowej podmiotu. Ponadto z KRS dowiemy się o wysokości kapitału zakładowego, zaległościach, wierzytelnościach, likwidacji, zawieszeniu działalności gospodarczej, postępowaniu upadłościowym, postępowaniu układowym, postępowaniach restrukturyzacyjnych, postępowaniu naprawczym lub o przymusowej restrukturyzacji, a także o umorzeniu prowadzonej przeciwko podmiotowi egzekucji. Z kolei pobierając ze stron KRS wydruk informacji pełnych, możemy się zapoznać m.in. ze szczegółową historią zmian właścicielskich.
2. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej prod.ceidg.gov.pl
Baza CEIDG umożliwia odnalezienie informacji o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym także o wspólnikach spółek cywilnych. Wśród zgromadzonych tam danych istotne mogą być: daty rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia i zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, aktualny status działalności gospodarczej, spółki cywilnej, których wspólnikiem jest przedsiębiorca, zakazy oraz informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego lub postępowania restrukturyzacyjnego.
3. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych crbr.podatki.gov.pl
To system, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych, czyli o osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką. Informacje te obejmują ich dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo datę urodzenia, a także informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach. Rejestr ma na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, przy czym przyczynia się on do zapewnienia transparentności nawet w przypadku skomplikowanych struktur korporacyjnych. Obowiązek zgłaszania informacji do CRBR dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, a także akcyjnych, z wyjątkiem tzw. spółek publicznych. Zatem łącząc informacje z tego rejestru z innymi bazami danych, szybko można sprawdzić, czy np. nowo postała firma nie jest powiązana z innymi, mniej rzetelnymi firmami.
O kluczowej roli systemu i jego doniosłym znaczeniu dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu finansowego świadczy sankcja administracyjna z tytułu niedopełnienia obowiązku zgłoszeniowego – kara może sięgać nawet miliona złotych. Z kolei sam beneficjent rzeczywisty, zgłaszając dane niezgodne z prawdą, naraża się na odpowiedzialność karną za przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności do lat ośmiu.
4. Baza Internetowa REGON wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl
REGON jest prowadzony przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Obowiązek dokonania do niego wpisu obejmuje: osoby prawne (w szczególności kapitałowe spółki prawa handlowego, fundacje), jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (w szczególności osobowe spółki prawa handlowego), a także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Wyszukiwarka podmiotów gospodarki narodowej pozwala zatem odnaleźć podmioty na podstawie numerów identyfikacyjnych REGON, NIP i KRS oraz na podstawie adresu prowadzenia działalności. Co ciekawe, w przypadku osoby fizycznej numer REGON jest przypisywany do numeru PESEL i jest niezmienny, nadawany raz na całe życie. W REGON można znaleźć m.in. dane spółek cywilnych, których nie znajdzie się w CEIDG (są tam tylko dane wspólników).
5. Biała lista podatników VAT jpk.info.pl/biala-lista-vat
Pozwala na weryfikację, czy podmiot jest czynnym, zwolnionym czy też niezarejestrowanym podatnikiem VAT, a także czy był nim w przeszłości, poznać datę jego rejestracji jako podatnika, datę i powód wykreślenia z rejestru. Wskazany jest tu również numer rachunku bankowego podmiotu, co umożliwia m.in. porównanie go z numerem rachunku, na który podmiot ten oczekuje od nas dokonania płatności.
Biała lista ma na celu zapewnić wyższy stopień bezpieczeństwa prowadzonych transakcji, w tym pozwolić na spełnienie warunku dołożenia należytej staranności przy kontroli statusu kontrahenta oraz weryfikacji jego numeru rachunku bankowego. Dla przedsiębiorcy konsekwencją płatności na inny rachunek może być bowiem brak możliwości rozliczenia w kosztach podatkowych poniesionego wydatku z tytułu towaru lub usługi. Co istotne, jeszcze bardziej dotkliwą konsekwencją może być odpowiedzialność solidarna za VAT. A więc gdyby podatek ten nie został uregulowany przez usługodawcę/sprzedawcę, nabywca może ponieść odpowiedzialność i zostać zmuszony do zapłaty ponownej płatności tegoż podatku – mimo faktu uiszczenia go już w cenie towaru/usługi brutto na rzecz sprzedawcy/usługodawcy – przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Bazy komercyjne, portale itp.

1. Biura informacji gospodarczej
Udostępniają informacje o nierzetelnych dłużnikach. W Polsce działa kilka takich podmiotów. Dzięki nim możemy sprawdzić, czy nasz potencjalny partner znajduje się w bazie, poznać jego sytuację finansową i zweryfikować rzetelność, m.in. czy ma jakieś zaległości wobec dostawców. W jednym z biur informacji gospodarczej można nawet sprawdzić, jak rzetelnie kontrahent spłaca kredyty (po uzyskaniu jego uprzedniej zgody). Usługi te są jednak odpłatne.
2. Internetowe giełdy długów
Serwisy te pozwalają na zbycie wierzytelności. Jednak mogą być także cennym źródłem wiedzy. Dzięki nim możemy ustalić fakt ewentualnego zadłużenia podmiotu gospodarczego lub osoby fizycznej i tym samym dokonać weryfikacji jego sytuacji finansowej oraz wiarygodności.
3. Rejestr.io
Portal zawiera powszechnie dostępne informacje (np. z KRS) i na tej podstawie prezentuje powiązania pomiędzy podmiotami oraz związane z nimi osoby fizyczne. Sprawdzić w nim można aktualne i historyczne dane o spółkach, fundacjach, stowarzyszeniach i samych osobach fizycznych.
4. Strona internetowa podmiotu lub jego profil w mediach społecznościowych
Pozwalają zweryfikować wiarygodność podmiotu w oparciu o publikowane materiały, a także ich zgodność z danymi widniejącymi w KRS lub CEIDG. Dają również możliwość sprawdzenia wizerunkowej jakości oraz aktywności potencjalnego partnera.
5. Serwisy internetowe z opiniami
Jeszcze innym źródłem informacji mogą być serwisy o przedsiębiorcy i jego działalności. Ich jakość oczywiście bywa różna. Tym niemniej mogą one przyczynić się do ukształtowania pewnego obrazu i renomy danego podmiotu, a także jakości oferowanych przez niego usług lub towarów. W dobie znacznej anonimowości w internecie należy jednak podchodzić do tego źródła weryfikacji z pewnym stopniem rezerwy. Nierzadko zdarza się bowiem, iż konkurenci rynkowi weryfikowanego podmiotu uprawiają czarny PR celem zdyskredytowania go i podważenia jego reputacji.
6. Mapy internetowe
Portale udostępniające mapy też mogą pomóc zweryfikować informacje adresowe. Do najpopularniejszych należą Google Maps oraz Google Street View. Umożliwiają weryfikację siedziby podmiotu, a nawet obejrzenie zdjęć.
Przedsiębiorcy stali się ostrożniejsi
Większą ostrożność przedsiębiorców w weryfikowaniu partnerów w okresie pandemii potwierdzają statystyki badania przeprowadzone wśród przedsiębiorców. I tak z badań Keralla Research przeprowadzonych na grupie 500 mikro, małych i średnich firm wynika, że 19,2 proc. firm deklaruje, że w obecnym okresie staranniej weryfikuje swoich kontrahentów, kolejne 18,3 proc. szybciej reaguje na opóźnienia w płatnościach. – Przedsiębiorcy w okresie epidemii zaczęli bardziej dbać o relacje z kontrahentami i ich weryfikację, skrupulatniej sprawdzają, komu sprzedają towar, zastanawiają się, czy oferować usługi z odroczonym terminem. Część firm z ostrożności w ogóle nie podejmuje współpracy z nieznanymi sobie podmiotami. Jednocześnie przedsiębiorcy są bardziej zdeterminowani, by uzyskać płatności: szybciej niż wcześniej decydują się do wezwania do zapłaty – mówi Halina Kochalska z biura informacji gospodarczej BIG InfoMonitor. ©℗

Źródła wewnętrzne

Do wewnętrznych źródeł informacji zaliczyć należy przede wszystkim dokumenty, do których przedłożenia możemy zobowiązać podmiot zewnętrzny.
Do najważniejszych należą:
  • zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z płatnościami z tytułu zobowiązań publicznoprawnych,
  • zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS,
  • sprawozdania finansowe,
  • zezwolenia, koncesje,
  • certyfikaty rzetelności.

Podmioty zagraniczne

Jeśli chodzi o weryfikację zagranicznych podmiotów, umożliwią to przedsiębiorcy m.in. poniższe źródła:
1. Weryfikacja numeru VAT (VIES)
ec.europa.eu/taxation_customs/vies
To system pozwalający zweryfikować numer identyfikacyjny VAT podmiotów gospodarczych zarejestrowanych na terenie Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych mających za przedmiot towary lub usługi. Sprawdzić w nim można także nazwę i adres siedziby danego podmiotu, a także to, czy numer VAT jest aktywny.
2. Europejski portal e-Sprawiedliwość e-justice.europa.eu/content_find_a_company
Sekcja „Znajdź spółkę” daje możliwość uzyskania informacji na temat spółek znajdujących się w rejestrach działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii.
Sekcja „Rejestry handlowe w państwach członkowskich” pozwala na pozyskanie informacji dotyczących rejestrów działalności gospodarczej w państwach członkowskich Unii Europejskiej, a także Islandii, Liechtensteinie i Norwegii.
Z kolei sekcja „Połączone rejestry upadłości” pozwala wyszukać niewypłacalnych osób fizycznych i prawnych na terytorium całej Unii Europejskiej.
3. Zagraniczne izby handlowe
Wiele krajów prowadzi w Polsce izby handlowe – pośredniczące we współpracy gospodarczej. Z reguły można u nich zamówić raporty handlowe dotyczące wiarygodności danego podmiotu gospodarczego.
Przy czym warto pamiętać, że zagranicznych kontrahentów czy partnerów biznesowych możemy również zobowiązać do przedłożenia przez nich stosownych dokumentów, np. zaświadczenia o wpisie do właściwego rejestru.

Kiedy powinna zapalić się czerwona lampka?

Wyżej wskazane narzędzia oczywiście to tylko przykłady. Nie tworzą katalogu zamkniętego, jednak czynności weryfikacyjne – bez względu na rodzaj – oraz stopień ich szczegółowości powinny być przeprowadzane z należytą starannością, a także z uwzględnieniem pojawiających się w relacji biznesowej sygnałów ostrzegawczych.
Okolicznościami, które powodują poddanie rzetelności podmiotu pod wątpliwość, mogą być w szczególności braki dotyczące:
1. warunków formalnych, tj.:
  • brak wpisu w KRS lub CEIDG;
  • brak wpisu w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych;
  • brak rejestracji podmiotu jako czynnego podatnika VAT;
  • niezgodność numeru rachunku bankowego widniejącego na Białej liście podatników VAT z numerem rachunku bankowego, na który podmiot oczekuje od nas płatności;
  • krótki okres prowadzenia działalności;
  • działalność podmiotu posiada status zawieszonej;
  • podmiot znajduje się w likwidacji;
  • wobec podmiotu wydano postanowienie o ogłoszeniu upadłości;
  • brak jest w KRS wzmianek o złożonym sprawozdaniu finansowym;
  • kapitał zakładowy określony w KRS jest minimalny;
  • nie są zachowane zasady reprezentacji podmiotu określone w KRS, zaś osoba kontaktująca się w imieniu podmiotu odmawia okazania umocowania;
  • podmiot odmawia przedłożenia wymaganych dokumentów (zaświadczeń z ZUS, US, zezwolenia, koncesji itp.);
  • przedmiot współpracy nie pokrywa się z przedmiotem działalności podmiotu wskazanym w KRS lub CEIDG,
2. budzących zastrzeżenia propozycji warunków transakcyjnych, tj.:
  • podmiot nalega na nawiązanie współpracy na zasadzie niesformalizowanej (bez zawarcia umowy na piśmie);
  • podmiot dąży do realizacji płatności w gotówce;
  • termin płatności jest niestandardowo krótki;
  • cena towaru lub usługi oferowanej przez podmiot jest znacząco zaniżona.
3. podejrzanych warunków organizacyjnych, tj:
  • siedziba podmiotu znajduje się: w raju podatkowym, kraju wymienionym na liście Grupy Specjalnej ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (Financial Action Task Force), w kraju objętym programem sankcji globalnych lub w kraju o wysokim ryzyku korupcji mierzonym w oparciu o Indeks Percepcji Korupcji Transparency International;
  • analiza struktury właścicielskiej wskazanej w KRS wykazuje powiązania z podmiotami z siedzibą w ww. krajach;
  • siedziba podmiotu znajduje się pod adresem biura wirtualnego albo w miejscu, które nie przejawia jakichkolwiek symptomów prowadzenia działalności gospodarczej;
  • osoba reprezentująca podmiot ujawniona jest jako reprezentant wielu innych podmiotów;
  • podmiot kontaktuje się z adresu e-mail z domeny prywatnej;
  • osoba reprezentująca podmiot, która kontaktuje się w drodze e-mail, nie posiada stosownego podpisu (imię, nazwisko, stanowisko, pełna nazwa podmiotu);
  • brak strony internetowej, strona internetowa „w budowie” albo posiadająca bardzo słabą jakość;
  • negatywne opinie lub informacje w mediach dotyczące działalności podmiotu.

Zapisy w umowach i inne zabezpieczenia

Pojawienie się któregoś z sygnałów ostrzegawczych nie zawsze musi oczywiście oznaczać konieczności automatycznego wykluczenia kontrahenta, braku możliwości nawiązania lub kontynuowania współpracy z danym podmiotem.
W takich sytuacjach należy jednak pamiętać o wzmocnieniu ochrony poprzez umieszczenie w umowie klauzul zabezpieczających dotyczących np. zobowiązania kontrahenta lub partnera biznesowego do regularnego przedkładania stosownych dokumentów (m.in. zaświadczeń, certyfikatów). Konieczne jest także stałe monitorowanie relacji. Nadto kluczowe znaczenie ma określenie w umowie przesłanek dopuszczających wypowiedzenie umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości z przyczyn leżących po stronie podmiotu zewnętrznego.
Podsumowując: weryfikacja partnerów biznesowych oraz kontrahentów ma relewantne znaczenie dla bezpieczeństwa przedsiębiorcy, jego rentowności, wizerunku oraz działalności operacyjnej. Dokładne sprawdzenie podmiotów zewnętrznych to inwestycja, mająca na uwadze dotkliwość konsekwencji współpracy z podmiotami działającymi wbrew przepisom prawa i praktykom handlowym.