Dofinansowania na prace badawczo-rozwojowe (B+R) przyznawane m.in. w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR) są motorem napędowym dla branży technologicznej, przemysłowej i start-upów w Polsce. Obecna nadzwyczajna sytuacja wywołana pandemią COVID-19 niewątpliwie ma negatywny wpływ na prowadzenie innowacyjnych działań i realizację umów podpisywanych z Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (NCBR).
Spółki często stają przed dylematem, czy kontynuować dofinansowane projekty, zwłaszcza gdy pandemia wpływa na ich model biznesowy. Dotyczy to całej rzeszy podmiotów z branży nieruchomościowej, hotelarskiej, lotniczej, przemysłowej, handlowej, gastronomicznej, usługowej i wielu innych. Jakie są zasady odpowiedzialności za niezrealizowanie projektu lub jego wstrzymanie bądź przerwanie?

Obowiązki beneficjenta

Zgodnie z wzorcową umową z NCBR zawieraną w ramach POIR beneficjent zobowiązuje się do wykonania projektu z zachowaniem należytej staranności i na określonych zasadach. Umowa powinna być wykonana zgodnie z harmonogramem projektu, a beneficjent powinien osiągnąć założone cele i wskaźniki. Co więcej, zobowiązuje się on do wdrożenia wyników badań i prac, np. przez ich wykorzystanie we własnej działalności.
Reklama
Powyższe wymogi mogą okazać się trudne do spełnienia przy zderzeniu z pandemią koronawirusa. Problemy mogą wiązać się z dotrzymaniem harmonogramu i osiągnięciem kamieni milowych projektu w wymaganych terminach. Zawirowania dotyczą też merytorycznych aspektów projektów. Na co dzień obserwujemy wiele przypadków spółek i modeli biznesowych, które istotnie ucierpiały wskutek epidemii, np. w branży lotniczej (tutaj np. aplikacje obsługujące połączenia lotnicze de facto zostały całkowicie wstrzymane) lub usługowej (np. szeroko omawiane aplikacje do umawiania wizyt on-line).

Gdy powinie się noga

Reklama
Umowy z NCBR przewidują wiele obowiązków i rygorów, które aktualizują się w czasie kryzysu. Jednym z nich jest obowiązek beneficjenta zakończenia projektu nawet w jego trakcie, gdy okaże się, że dalsze badania i prace nie doprowadzą do osiągnięcia zakładanych wyników bądź gdy po zakończeniu realizacji projektu wdrożenie okaże się bezcelowe z ekonomicznego punktu widzenia.
Dla spółek prowadzących projekty to rozwiązanie wiąże się z niepewnością i pytaniem, czy projekt rzeczywiście w nowych okolicznościach nie ma sensu. Z drugiej jednak strony obowiązek ten może być wybawieniem – pozwala bowiem na to, by nie kontynuować za wszelką cenę projektu, gdy wiadomo, że jego cel naukowy i biznesowy nie zostanie spełniony.
Okoliczności wymuszające zakończenie projektu mogą być wywołane koronawirusem, ale mogą też wyniknąć z obiektywnego niepowodzenia projektu – prace badawczo-rozwojowe ze swej istoty zawierają bowiem w sobie ryzyko niepowodzenia bądź niedojścia do pożądanego rezultatu. NCBR zresztą w swoich komunikatach jednoznacznie wskazuje, że niepowodzenia w projektach są wkalkulowane w ryzyko i nie wiąże się to automatycznie z karami ani z obowiązkiem zwrotu dofinansowania.

Kontrole NCBR

Innym obowiązkiem mającym istotne znaczenie w dobie kryzysu jest konieczność poddawania się kontrolom NCBR, w ramach których centrum bada stopień realizacji projektu, jak również np. to, czy przedwczesne zakończenie projektu zostało spowodowane przez beneficjenta, czy też zostało wywołane przez okoliczności zewnętrzne, na które nie miał on wpływu.
W dużej mierze mowa tutaj o sile wyższej jako okoliczności uzasadniającej zakończenie projektu w jego trakcie. Siła wyższa jest w umowach z NCBR definiowana jako zdarzenie bądź połączenie zdarzeń niezależnych od stron, które uniemożliwiają wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy, których strony nie mogły przewidzieć oraz którym nie mogły zapobiec, a także ich przezwyciężyć przez działanie z należytą starannością. Zgodnie z komunikatami NCBR siła wyższa może stanowić skuteczną wymówkę dla wielu beneficjentów. Nie można jednak powoływać się na siłę wyższą w sposób automatyczny. Może ona uzasadniać zwolnienie z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie projektu, ale nie musi – okoliczności siły wyższej są zawsze badane indywidualnie.
Przy badaniu przyczyn przedwczesnego zakończenia projektu mogą być również brane pod uwagę inne okoliczności nienoszące znamion zdarzeń nadzwyczajnych, a związane po prostu ze zmieniającymi się uwarunkowaniami rynkowymi lub technologicznymi bądź naukowymi.

Zwrot dofinansowania

Nie każde odstępstwo od projektu lub niepowodzenie w prowadzeniu prac B+R wiąże się z koniecznością zwrotu dofinansowania.
Gdy ze względu na okoliczności zewnętrzne okaże się, że kontynuowanie prac badawczo-rozwojowych jest bezcelowe, beneficjent może odstąpić od kontynuowania projektu w jego trakcie i dokonać jego rozliczenia proporcjonalnie do zakresu zrealizowanych prac. Oznacza to, że nie trzeba zwracać pieniędzy, które już zostały wykorzystane i rozliczone zgodnie z zasadami projektu. Należy jednak pamiętać, że jest to możliwe wyłącznie w przypadku okoliczności zewnętrznych i niezależnych od beneficjenta, przy zachowaniu przez niego należytej staranności i postępowaniu zgodnie z umową.
Zgodnie z wzorcową umową z NCBR beneficjent nie ponosi odpowiedzialności w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy w zakresie, w jakim jest to spowodowane działaniem siły wyższej. W takim przypadku nie będzie zobowiązany do zwrotu dofinansowania (w zakresie wskazanym przez NCBR). Zwrotowi podlegać będą wyłącznie kwoty niewydatkowane do dnia rozwiązania umowy.
Beneficjent zawsze jest zobowiązany niezwłocznie poinformować NCBR o wystąpieniu siły wyższej, musi też przedstawić dokumentację potwierdzającą wystąpienie zdarzenia mającego cechy siły wyższej oraz wskazać wpływ, jaki miało to na przebieg realizacji projektu. Brak takiej informacji może być istotnym uchybieniem formalnym, które może znacznie utrudnić wyłączenie odpowiedzialności beneficjenta.

Upadłość lub likwidacja

Przy pojawieniu się problemów w realizacji projektu wiele firm rozważa postawienie spółki w stan upadłości lub likwidacji – jako sposób wyjścia z umowy z NCBR. W kontekście rozliczenia projektu to ryzykowny kierunek działania.
Zgodnie z wzorcową umową z NCBR beneficjent zobowiązany jest niezwłocznie informować o wszelkich zagrożeniach oraz nieprawidłowościach w realizacji projektu. Co więcej, wzorcowa umowa wprost stanowi, że centrum może wstrzymać dofinansowanie lub rozwiązać umowę, gdy beneficjent dokonał zmian prawno-organizacyjnych zagrażających realizacji umowy lub nie poinformował o zamiarze dokonania zmian, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację projektu lub osiągnięcie jego celów. Wreszcie umowa z NCBR wskazuje również wprost, że wstrzymanie dofinansowania lub wypowiedzenie umowy przez centrum jest możliwe, gdy beneficjent zaprzestał prowadzenia działalności bądź wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne albo upadłościowe.
Biorąc powyższe pod uwagę, postawienie spółki w stan likwidacji lub upadłości może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami dla beneficjenta. Oczywiście wypowiedzenie umowy jest tutaj uprawnieniem przysługującym NCBR (a nie obowiązkiem), nie musi więc nastąpić w każdej sytuacji. Należy jednak pamiętać, że w przypadku skorzystania przez NCBR z prawa wypowiedzenia ze względu na likwidację lub upadłość rygorem nakładanym na beneficjenta jest obligatoryjny obowiązek zwrotu całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami.

Zagrożenia dla spółek

W spółkach będących beneficjentami umów z NCBR obserwujemy obecnie zaniepokojenie co do kontynuowania projektów B+R, zwłaszcza gdy pandemia COVID-19 wywiera negatywny wpływ na ich model biznesowy. Żeby uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z umowy z NCBR, konieczne jest zweryfikowanie celów i wskaźników projektu w kontekście obecnej sytuacji oraz podjęcie decyzji dotyczących kontynuowania projektu, jego zawieszenia lub zmiany.