Stan epidemii utrudnił działanie rad nadzorczych wielu spółek. Część członków tych organów nie jest np. w stanie brać udziału w posiedzeniach organizowanych w tradycyjny sposób. Jak zatem w tej sytuacji zapewnić właściwe działanie rad spółek?
Zgodnie z obecnymi przepisami rady nadzorcze mogą funkcjonować zdalnie. Może się to odbywać przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w trybie pisemnym lub też w trybie pisemnym za pośrednictwem innego członka rady. Z możliwości tych można skorzystać, jeżeli umowa spółki lub statut nie stanowią inaczej. Podjęta w takim trybie uchwała jest ważna wyłącznie wtedy, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści jej projektu oraz co najmniej połowa z nich wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki lub statut mogą przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał przez radę nadzorczą w wyżej wymienionych trybach.
Warto jednocześnie podkreślić, że w spółce akcyjnej jej rada nadzorcza powinna określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w posiedzeniach przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co ważne, rada może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość także w sprawach, dla których umowa spółki lub statut przewiduje głosowanie tajne. Może to mieć miejsce wówczas, gdy żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu wobec takiego sposobu procedowania.
Nowe możliwości dotyczące zdalnego funkcjonowania rad nadzorczych wprowadziła ustawa z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Dokonała ona bowiem odpowiednich zmian w kodeksie spółek handlowych. Warto zatem dokonać w spółkach przeglądu wewnętrznych regulaminów rad nadzorczych i sprawdzić, czy pozwalają one na korzystanie z nowych udogodnień.