W spółkach z o.o. muszą odbyć się doroczne zwyczajne zgromadzenia wspólników. Jednak w tym roku sytuacja jest szczególna, gdyż ogłoszony został stan epidemii. Jak zatem przeprowadzić zgromadzenie z zachowaniem środków bezpieczeństwa epidemicznego?
ikona lupy />
DGP
Terminy na zatwierdzenie przez zwyczajne zgromadzenia wspólników sprawozdania finansowego, a także sprawozdania z działalności za rok obrotowy 2019, zostały wydłużone o trzy miesiące. Zmianę tę wprowadziła ustawa z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568). Spółki mają zatem więcej czasu na przeprowadzenie dorocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Jednocześnie – niezależnie od tego – wspólnicy wielu spółek z o.o., które mogłyby mieć w najbliższym czasie problemy płynnościowe, chcą wesprzeć je finansowo. To zaś wymaga podjęcia określonych uchwał właśnie przez zgromadzenia wspólników. Natomiast zachowanie wymogów bezpieczeństwa w obecności większej liczby osób zazwyczaj jest utrudnione. Między innymi dlatego wspomniana ustawa wprowadziła szerokie możliwości odbywania zgromadzeń wspólników na odległość, w tym w formie online.
Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli umowa spółki wprost tego nie zakazuje, to dopuszczalny jest udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Spółka musi zapewnić w tym celu komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad, przebywając w innym miejscu niż to, gdzie odbywa się posiedzenie. Ponadto ustawa dopuszcza wykonanie prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia osobiście przez wspólnika lub przez pełnomocnika. Spółka może wprowadzić ograniczenia mające na celu jedynie identyfikację wspólników i zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji. Możliwe jest zatem skorzystanie zarówno z wideokonferencji, jak i telekonferencji, a także – jak wspomniano – działanie przez pełnomocnika.
Andrzej Mikosz radca prawny, partner w kancelarii Taylor Wessing