Subskrybuj nas na Youtube
Udział w przetargu jest obecnie o wiele trudniejszy niż przed epidemią, problematyczne jest chociażby skompletowanie dokumentacji wymaganej przez zamawiającego. Oferenci muszą brać pod uwagę inną organizację pracy nie tylko u siebie, lecz także u podmiotu ogłaszającego procedurę i na poczcie.
Stan epidemii wpływa na wszystkie dziedziny życia gospodarczego, w tym także na postępowania o zamówienia publiczne. I nie chodzi tu wyłącznie o to, że przetargów jest aktualnie zdecydowanie mniej, w efekcie czego przedsiębiorcy muszą liczyć się z większą konkurencją w wyścigu po zamówienia. Sytuacja związana z koronawirusem wpłynęła m.in. na pracę urzędów, sposób składania ofert, warunki, w jakich są wyłaniane, a także zmusiła zarówno zamawiających, jak i wykonawców do zmiany niektórych utartych zwyczajów – czasem drobnych, lecz w praktyce istotnych. W efekcie znacznie łatwiej niż zwykle jest obecnie o potknięcie, które może sprawić, że np. oferta nie wpłynie na czas. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę, uczestnicząc aktualnie w postępowaniach o zamówienie publiczne? Dziś przedstawiamy praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców.
podpis elektroniczny: teraz warto go mieć
To, co daje się przede wszystkim zauważyć, to fakt, że epidemia wyraźnie przyspieszyła proces elektronizacji postępowań o zamówienia publiczne. Nawet w przypadku tych, gdzie wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza progów unijnych, zamawiający albo dopuszczają coraz częściej możliwość ofertowania w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem, albo wręcz wymagają złożenia oferty w tej formie. Nie ulega zatem wątpliwości, że w tej sytuacji warto nabyć podpis kwalifikowany. Oznacza to wydatek na poziomie ok. 300 zł na okres dwóch lat, jednak z pewnością inwestycja taka szybko się zwróci.
Ponadto przedsiębiorca szybko dostrzeże inne zalety posiadania kwalifikowanego podpisu. Choćby to, że składając ofertę w formie elektronicznej, będzie mógł uniknąć doręczeń pocztowych czy kurierskich, które w ostatnim okresie bywają bardzo problematyczne. Co więcej, będzie miał więcej czasu na przygotowanie oferty niż w przypadku doręczenia pocztowego czy kurierskiego. Ofertę elektroniczną bowiem można wysłać w dniu upływu terminu składania ofert.
Należy przy tym pamiętać, że w postępowaniach przetargowych podpisu kwalifikowanego nie można zastąpić profilem zaufanym. A więc w przypadku, gdy zamawiający dopuszcza składanie ofert w formie elektronicznej, podpisanie jej profilem zaufanym będzie skutkowało jej odrzuceniem.
Warto też w tym miejscu wskazać, że przedsiębiorca posiadający podpis elektroniczny i startujący w przetargu, w którym zamawiający nie przewidział wprost składania ofert elektronicznych, może zwrócić się do zamawiających o dopuszczenie takiej możliwości – decyzja w tej kwestii leży w gestii organizatora zamówienia.
dokumenty elektroniczne: wygoda także dla startującego
W sytuacji, gdy urzędy przestawiły się na pracę online, nie tylko warto się do tego dostosować, lecz wręcz niekiedy można na tym skorzystać. Większość dokumentów formalnych wymaganych w przetargach publicznych można bowiem składać w formie elektronicznej, chociażby opisy z rejestrów publicznych jak CEIDG czy KRS, analogicznie elektroniczne informacje z KRK (e-KRK) czy zaświadczenia z urzędu skarbowego, czy też z ZUS. W przypadku tych ostatnich – nawet wydruk zaświadczenia będzie skutecznym dowodem na brak podstaw wykluczenia z procedury.
Dopuszczenie elektronizacji w przetargu pozwala także przedsiębiorcom na posłużenie się przez oferenta adekwatnymi gwarancjami wadialnymi wystawianymi przez banki i ubezpieczycieli w formie elektronicznej z podpisami kwalifikowanymi.
Wreszcie istnieje także możliwość zawarcia umowy o zamówienie publiczne w formie elektronicznej. Co więcej, zamawiający częściej wymagają zawarcia jej w tej formie. Analogicznie można załatwić formalności w zakresie wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
oferty do skrzynki: wskaż miejsce kurierowi
Sytuacja związana z epidemią spowodowała też u niektórych zamawiających zmiany w zakresie przyjmowania ofert w tradycyjnej formie. W przypadku składania oferty w formie papierowej należy zwrócić szczególną uwagę na wymogi co do miejsca złożenia oferty wskazanego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Obecnie zamawiający często nie przyjmują ofert − jak dotychczas − w siedzibach, lecz np. ustawiają w tym celu specjalne skrzynki czy inne pojemniki przed urzędami lub wywieszają je na drzwiach urzędów. W takiej sytuacji warto zadbać, aby precyzyjnie wskazać miejsce kurierowi.
otwarcie: obejrzyj na ekranie
Warto wiedzieć, że większość zamawiających, w ślad za rekomendacjami wydanymi przez UZP, organizuje otwarcia ofert w ramach sesji online. Na stronach internetowych z dokumentacjami przetargowymi odnajdziemy linki do transmisji z przeprowadzania czynności otwarcia ofert przetargowych. Przedsiębiorcy mogą obserwować przebieg tego wydarzenia bez wychodzenia z domu.
warunki wykonania: przeanalizuj staranniej niż zwykle
Przedsiębiorca musi pamiętać, że w przypadku, gdy jego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, a on odmówi jej zawarcia na proponowanych warunkach, ryzykuje zatrzymaniem przez zamawiającego wadium. Warto o tym pamiętać przede wszystkim w kontekście aktualnie szybko zmieniających się warunków realizacji zamówień – w szczególności w związku z ograniczeniami w dostępności towarów czy też możliwych ewentualnych wahaniach ich cen przy uwzględnieniu ryzyka kursowego. Na szczęście Urząd Zamówień Publicznych (UZP) opublikował właśnie opinię prawną, która wskazuje, że sama czynność zatrzymania wadium przy odmowie zawarcia umowy nie może mieć charakteru automatycznego i trzeba uwzględniać aktualnie m.in okoliczności związane z COVID-19. Niestety, epidemia i ograniczenia w pracy urzędów, w tym praca zdalna, nie sprzyjają szybkości trwania przetargów. To sprawia, że przedłużać trzeba terminy związania ofertami i terminy ważności wadiów, co w konsekwencji dla przedsiębiorców oznacza dodatkowe ryzyka i wyższe koszty.
dokumenty formalne: zapobiegliwość popłaca
Ubiegając się o zamówienie w postępowaniu, w którym zamawiający wymaga dokumentów takich jak zaświadczenie z KRK, ZUS czy z urzędu skarbowego, należy wykazać się daleko idącą zapobiegliwością i nawet gdy posiada się aktualne na daną chwilę dokumenty, warto wystąpić odpowiednio wcześniej o wydanie nowych – tak, aby zagwarantować sobie ciągłość posiadania dowodów potwierdzających brak podstaw wykluczenia. Problem bowiem w tym, że obecnie nawet na elektroniczne zaświadczenie z ZUS można czekać miesiąc. Nie ma co liczyć na to, że dokumenty takie się uzyska z dnia na dzień – jak to bywało przed ogłoszeniem stanu epidemii. Dodatkowo trzeba pamiętać, że obecnie większość urzędów pozamykała punkty przyjmowania wniosków o wydanie powyższych dokumentów w formie pisemnej lub też czas oczekiwania na zaświadczenia w takiej tradycyjnej formie może być obecnie dłuższy.
Dofinansowania z tarczy nie wpływają na wysokość stawek za wykonanie zamówienia
Specustawa o COVID-19 narzuca przedsiębiorcom obowiązek informowania zamawiającego o problemach z realizacją umów. Przedstawiciele firm, które realizują umowy o zamówienia publiczne, zaczęli się więc zastanawiać, czy w efekcie muszą również przekazać zamawiającemu informację o tym, że pobierają co najmniej jedno z dofinansowań przewidzianych przez tarczę antykryzysową. Przy czym mieli obawę, że takie świadczenia mogą wpływać na wysokość stawek za wykonanie zamówienia publicznego.
Z powyższymi pytaniami zwróciliśmy się zatem do Urzędu Zamówień Publicznych. Michał Trybusz, rzecznik prasowy UZP, rozwiewa te wątpliwości.
„Same przepisy tarczy antykryzysowej nie przewidują automatyzmu obniżki wynagrodzenia wykonawcy w przypadku uzyskania przez wykonawcę wsparcia w ramach tarczy antykryzysowej” – napisał w odpowiedzi. Zaznaczył jednakże, że wykonawcę oraz zamawiającego wiąże umowa, w której znajdują się zapisy regulujące stosunki pomiędzy obiema stronami. W umowie strony mogą, ale nie muszą, ustalać między sobą przesłanki, których wystąpienie może, ale nie musi, spowodować obniżkę stawek za wykonanie danej usługi. ©℗
kalkulacja: nie przeceniaj szans na zmianę umowy
Składając ofertę, warto obecnie staranniej niż zwykle przeanalizować specyfikację przetargową – zwłaszcza pod kątem ewentualnych możliwości zmian umowy w przyszłości. Szczególną ostrożność należy zachować przy składaniu ofert z deklaracją skrócenia terminu wykonania zamówienia – szczególnie wówczas, gdy taka deklaracja jest jednym z kryteriów oceny ofert. Trzeba liczyć się z tym, że choć w czasie epidemii o poślizg nietrudno, to wygrywający przetarg wykonawca może mieć spore problemy, aby uzyskać zgodę zamawiającego na wydłużenie terminu realizacji zamówienia.
Z jednej strony bowiem przepisy tarczy antykryzysowej w art. 15r dają podstawy do zmian umowy z powołaniem się na okoliczności związane z COVID-19, lecz z drugiej strony trzeba pamiętać, że warunkiem aneksowania umowy jest zgoda obydwu stron – w tym zamawiającego. Niestety, przepisy nie dają możliwości wprowadzania zmian umów automatycznie. Nie ma też mechanizmu przymuszającego zamawiającego do zmiany warunków umowy.
Ponadto warto przeanalizować opis przedmiotu zamówienia pod kątem możliwości jego wykonania w aktualnych warunkach. Widząc wymagania, które nie są możliwe do dotrzymania, np. szkolenia w siedzibie zamawiającego kończące projekt i warunkujące zapłatę wynagrodzenia, należy wnosić o wyodrębnienie takiego zakresu z odpowiednim podziałem płatności lub wnosić o zgodę na szkolenia online.
UZP opublikował 24 kwietnia opinię prawną o dopuszczalności zawierania przez zamawiających umów już ze zmodyfikowanymi warunkami realizacji zamówienia, o ile okoliczności uzasadniające zmianę (związane z COVID-19) istnieją już na moment zawarcia umowy.
Aktualna sytuacja rynkowa skłania wielu przedsiębiorców do składania zaniżonych cenowo ofert w celu uzyskania zamówienia za wszelką cenę. Mimo wszystko warto dokonać rzetelnej i obiektywnej oceny możliwości realizacji zamówienia za zaoferowaną kwotę, ponieważ szanse na waloryzację wynagrodzenia co prawda istnieją, lecz wszystko zależy od zgody zamawiającego i dowodów, jakie będzie w stanie przedstawić wykonawca, uzasadniając swoje oczekiwanie.
działalność kio: izba nie pracuje, terminy biegną
Choć KIO funkcjonuje i wykonawcy wnoszą do niej odwołania, to merytoryczne ich rozpoznawanie przez izbę jest jednak zawieszone. Faktycznie powoduje to spory zator w liczbie spraw oczekujących na rozpoznanie i znaczne, sięgające zapewne co najmniej dwóch miesięcy, opóźnienia w wydawaniu orzeczeń.
Obecnie trwają intensywne prace nad zmianami legislacyjnymi, które pozwolą na merytoryczne orzekanie przez izbę. Należy jednak pamiętać, że terminy na wnoszenie odwołań do KIO biegną nadal i w związku z epidemią nie są zawieszone.
