Wszechobecna cyfryzacja życia społecznego i gospodarczego ma znaczny wpływ na funkcjonowanie jednostek publicznych. Szczególna uwaga od długiego już czasu skoncentrowana jest na usługach e-administracji, przynoszących korzyści ogółowi społeczeństwa. W celu szybkiego udzielania i pozyskiwania informacji przez instytucje, przedsiębiorstwa i obywateli organy polskiej administracji dynamicznie rozwijają i powiększają zakres cyfryzacji prowadzonych spraw. Ciągle rozwijany katalog cyfrowych usług publicznych przyczynia się między innymi do coraz szerszego posługiwania się dokumentem w postaci elektronicznej, zarówno przez administrację publiczną jak i obywateli.

Każde państwo powinno posiadać zdolność do przechowania części dokumentacji wytwarzanej przez instytucje tego państwa w sposób umożliwiający udokumentowanie jego działalności w oparciu o wiarygodne źródła historyczne. Ta oczywista zasada jest wyrażona w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) dalej nazywaną „ustawą archiwalną”, a w stosunku do dokumentacji w postaci elektronicznej dodatkowo w rozporządzeniach wydanych na jej podstawie. Potrzeby związane z cyfryzacją i komunikacją elektroniczną znalazły także wyraz w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, wydane wkrótce po uchwaleniu ustawy o informatyzacji, określiły:

a)    niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych,
b)    szczegółowy sposób postępowania z takimi dokumentami elektronicznymi
c)    wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Wraz z pojawieniem się dokumentów elektronicznych, pojawił się również obowiązek przejmowania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, przez archiwa państwowe. Konsekwencją tego obowiązku była, zatem konieczność wytworzenia odpowiednich narzędzi, umożliwiających jego realizację. Z tego też względu Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP) podjęła się realizacji projektu Archiwum Dokumentów Elektronicznych, którego celem było utworzenie systemu teleinformatycznego (systemu ADE) umożliwiającego podmiotom przekazanie do archiwów państwowych dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne, a archiwom państwowym umożliwiającego jej przejęcie, zabezpieczenie i długoterminowe przechowywanie, a w dalszej kolejności także udostępnianie.

Podczas realizacji projektu prowadzone były badania potrzeb użytkowników. Użytkownicy zaangażowani byli zarówno w projektowanie rozwiązania jak i jego sprawdzanie na etapie wdrożenia. W badaniach brali udział przedstawiciele głównych grup użytkowników systemu ADE, tj. przedstawiciele archiwów państwowych, administratorzy oraz pracownicy jednostek organizacyjnych (zarówno szczebla samorządowego, jak i urzędów centralnych).

Podstawowym źródłem, z którego będą pochodzić materiały archiwalne w postaci elektronicznej przekazywane do systemu ADE, będą niewątpliwie systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) funkcjonujące w podmiotach nadzorowanych przez archiwa państwowe.

Obecnie pod nadzorem archiwów państwowych jest ponad 10 tysięcy podmiotów, które mogą stać się potencjalnymi wytwórcami takich materiałów. W najbliższych latach dla części tych podmiotów skończy się dziesięcioletni okres, po którym – zgodnie z literą prawa - materiały archiwalne w postaci elektronicznej należy przekazać do archiwum państwowego, dlatego też udostępnienie systemu ADE, czyli bezpiecznego miejsca przechowywania i zarządzania materiałami archiwalnymi, było jednym z priorytetów NDAP.

Dla pracowników jednostek chcących przekazać materiały archiwalne do archiwów państwowych dedykowany w systemie ADE jest Portal Jednostki, dostępny poprzez stronę www. Po założeniu konta instytucjonalnego i zgłoszeniu przez jednostkę użytkowników systemu – ich weryfikacja i autoryzacja następuje poprzez usługi Węzła Krajowego (tj. np. Profil Zaufany) – bez konieczności tworzenia osobnych loginów i haseł w systemie ADE. Warto w tym miejscu podkreślić, że w przypadku jednostek korzystających z systemów EZD zakłada się integrację systemu EZD jednostki organizacyjnej z systemem ADE. W tym celu system ADE wystawia odpowiedni interfejs. W takim przypadku pracownik jednostki będzie realizował powyżej opisane procesy w użytkowanym przez siebie systemie EZD bez konieczności korzystania z Portalu Jednostki.

Jednym z podstawowych procesów obsługiwanych w systemie ADE jest proces przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Proces ten obejmuje wszystkie działania: od złożenia przez jednostkę wniosku o przekazanie materiałów archiwalnych, poprzez jego weryfikację przez archiwum państwowe i przekazanie informacji zwrotnej o wyniku rozpatrzenia wniosku, aż po przesłanie materiałów archiwalnych przez jednostkę i ich odebranie w systemie, a także ich weryfikacje pod względem formalnym, weryfikację szczegółową aż do formalnego przejęcie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej. Zaimplementowane w systemie ADE narzędzia takie jak wizualizator, czy walidator paczki archiwalnej w znaczny sposób automatyzują wszelkie czynności związane z weryfikacją poprawności przygotowania przez jednostkę paczki archiwalnej.

Wdrożenie nowego systemu przyczyni się do poprawy, jakości i efektywności usług świadczonych przez podmioty przekazujące materiały archiwalne, a przede wszystkim przez archiwa państwowe, które staną się bardziej otwarte na potrzeby społeczeństwa informacyjnego i szybko rozwijającej się gospodarki elektronicznej.

Dalsze informacje można uzyskać pod adresem www.ade.gov.pl lub mailowo: ade@archiwa.gov.pl

Projekt jest współfinansowany ze środków UE w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, działanie 2.1 „Wysoka dostępność i jakość e-usług publicznych”