Obowiązujący stan epidemii wiąże się z wprowadzeniem licznych ograniczeń, także dla przedsiębiorców. Wiele osób ze względu na zagrożenie zdrowia postanawia zostać w domu, część zaś nie może domu opuścić, gdyż przebywa na kwarantannie. Nasuwa się pytanie, czy podpisywanie umów z kontrahentami na odległość jest możliwe, a jeżeli tak – to w jakiej formie i o należy czym pamiętać, aby taka umowa była ważna.
Jedną z podstawowych zasad znajdujących się w kodeksie cywilnym jest swoboda umów (art. 3531 k.c.). Polega ona na tym, że strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Z zasadą tą wiąże się zasada swobody w wyborze formy zawarcia umowy. Jak wskazano w art. 60 k.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia tę wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie jej w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).
Kodeks cywilny przewiduje różne formy zawierania umów: pisemną, pisemną z datą pewną, elektroniczną, dokumentową, aktu notarialnego, z podpisami notarialnie poświadczonymi. W przypadku umów zawieranych na odległość przydatne są szczególnie forma dokumentowa oraz elektroniczna.
Warto pamiętać, że w przepisach niekiedy wymagane jest zawarcie umowy w danej formie szczególnej (np. w przypadku umowy o pracę wymagana jest forma pisemna, do umowy zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zaś forma z podpisami notarialnie poświadczonymi). Należy podkreślić, że zgodnie z art. 74 k.c. zastrzeżenie w przepisach formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy podczas postępowania sądowego nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.
Reklama

forma pisemna

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Reklama
W przypadku gdy istnieje konieczność zawarcia umowy w formie pisemnej, a wolelibyśmy uniknąć osobistego kontaktu, możliwe jest wysłanie drugiej stronie dwóch egzemplarzy umowy. Obecnie firmy kurierskie oferują dla osób przebywających na kwarantannie bezkontaktowe dostarczanie przesyłek, więc jest możliwe odebranie takiej umowy. Druga strona powinna złożyć podpis oraz odesłać jeden egzemplarz do nadawcy. Umowa uznawana jest za zawartą z dniem złożenia drugiego podpisu. Minusem tej metody jest stosunkowo długi czas oczekiwania na skuteczne zawarcie umowy.
Podpisy nie muszą zostać złożone na tym samym egzemplarzu umowy, możliwa jest sytuacja, gdy strony prześlą do siebie podpisane jednakowo brzmiące egzemplarze umowy i taka umowa jest również ważna.

forma dokumentowa – przez sms lub e-mail

Zgodnie z art. 772 k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W praktyce za umowę w formie dokumentowej uznaje się np. umowę zawartą za pomocą wiadomości e-mail, SMS czy komunikatora internetowego, wypełnienia formularza dostępnego na stronie sklepu internetowego czy w przypadku korzystania z bankowości elektronicznej. Do umów zawartych w formie dokumentowej zalicza się również umowy podpisane za pomogą profilu zaufanego (ePUAP). [ramka 1]

Ramka 1

ePUAP przydatny w kontaktach z urzędami
Z podpisu ePUAP w kontaktach z urzędami można skorzystać np. przy zaciąganiu nisko oprocentowanej pożyczki dla mikroprzedsiębiorców ze środków Funduszu Pracy, która została wprowadzona przez rząd w ramach tarczy antykryzysowej. Umowa taka jest zawierana online z właściwym powiatowym urzędem pracy, mikroprzedsięborca może zaś skorzystać z podpisu ePUAP do jej zawarcia.
Profil zaufany można założyć pod adresem https://pz.gov.pl/, jest darmowym narzędziem, które służy do załatwiania spraw urzędowych. Dzięki niemu można podpisać elektronicznie dowolny dokument na stronie https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.
Spółki, stowarzyszenia czy organizacje pozarządowe za pomocą profilu zaufanego podpisują np. sprawozdania finansowe wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości. Funkcjonalność ta umożliwia również m.in. złożenie wniosku o rejestrację działalności gospodarczej, o wydanie dowodu osobistego, o świadczenie 500+, deklaracji podatkowych na portalu podatkowym czy skontrolowanie przez kierowców stanu punktów karnych. Pełną listę usług dostępnych do załatwienia online można znaleźć pod adresem https://www.gov.pl/web/gov/uslugi-dla-obywatela.
Za pomocą profilu zaufanego możliwe jest również wysyłanie e-mailem pism do podmiotów publicznych. Formularze są dostępne na stronach poszczególnych urzędów, w sprawach zaś, które można na mocy szczególnych przepisów załatwić przez internet a które nie mają oddzielnych formularzy, możemy skorzystać z funkcjonalności pismo ogólne na stronie https://www.gov.pl/web/gov/wyslij-pismo-ogolne. Za pomocą pisma ogólnego możliwy jest kontakt z urzędami i zadawanie pytań, napisanie wyjaśnień, składanie zażaleń, podań lub wniosków. Po uzupełnieniu formularza i przesłaniu pisma na elektroniczną skrzynkę podawczą, przesyłane jest elektroniczne urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) pisma. UPP ma taki sam status, jak potwierdzenie odbioru listu poleconego, który wysyłany zostałby pocztą tradycyjną.
Forma dokumentowa cechuje się niższym poziomem sformalizowania niż pisemna, ponieważ nie wymaga własnoręcznego podpisu. Warunkiem, jaki trzeba spełnić, jest złożenie oświadczenia w taki sposób, aby możliwe było ustalenie osoby, która złożyła owo oświadczenie. Takie ustalenie jest możliwe np. ze względu na sposób jego złożenia, gdy osobę tę da się ustalić za pomocą IP komputera, z którego przesłano oświadczenie, albo numeru telefonu, z którego wysłano SMS.
Na mocy obowiązujących przepisów forma dokumentowa zastrzeżona jest obecnie dla pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, rozwiązania, odstąpienia lub wypowiedzenia umowy zawartej w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej oraz potwierdzenia warunków umowy zawartej w formie ustnej. Z umowy dokumentowej można skorzystać np. w przypadku umowy sprzedaży roweru, umowy-zlecenia lub umowy o zaufaniu poufności.
Jak to zrobić w praktyce? Umowę w formie dokumentowej można zawrzeć np. w trybie oferty. Może to przebiegać według następującego scenariusza: jedna ze stron przygotowuje ofertę, którą może przesłać jako e-mail, druga strona przesyła natomiast wiadomość o przyjęciu lub odrzuceniu oferty. Druga strona może również zaproponować zmiany w stosunku do pierwotnego brzmienia oferty, ale w takim wypadku do skutecznego zawarcia umowy konieczne jest potwierdzenie pierwszej strony z akceptacją zaproponowanych zmian.
Możliwe jest zawarcie umowy w trybie negocjacji. Strony powinny osiągnąć porozumienie w stosunku do wszystkich postanowień umowy, które były przedmiotem negocjacji, i wypracować wspólne stanowisko. Po ustaleniach strony powinny potwierdzić ostateczny kształt umowy poprzez złożenie oświadczeń za pośrednictwem SMS lub e-maila.

forma elektroniczna

Ta forma umowy na odległość gwarantuje wyższy poziom bezpieczeństwa dla stron niż omówiona wcześniej forma dokumentowa, gdyż ustalenie osoby składającej oświadczenie jest praktycznie bezsporne.
Stosownie do art. 781 k.c. do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej (np. w dokumencie zapisanym w formacie PDF) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w postaci pisemnej.
Niezbędnym warunkiem jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Chodzi o podpis wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania mającego siedzibę w Polsce lub innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Taki podpis należy kupić u jednego z certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Listę dostawców można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Dodatkowo, aby korzystać z podpisu elektronicznego, należy kupić zestaw z odpowiednim urządzeniem służącym do podpisu (cena 300‒400 zł). Kolejnym kosztem jest abonament, który należy odnawiać. Podpis elektroniczny jest zazwyczaj składany przy użyciu specjalnej karty lub tokenu USB oraz specjalistycznego oprogramowania.
Podpisu elektronicznego, poza podpisywaniem umów, można używać również w korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy, rejestrowania działalności gospodarczej, składania deklaracji celnych i podatkowych, zgłoszeń ubezpieczenia społecznego. Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego można zawrzeć m.in. umowę o pracę, umowę leasingu lub udzielić pełnomocnictwa.
Podpisem elektronicznym można podpisać różne formaty plików, w tym dokument word, jednak najpopularniejszym formatem do podpisu są dokumenty PDF. Podpisywanie następuje za pomocą oprogramowania dostarczonego przez certyfikowanych dostawców podpisów elektronicznych. Plik z umową podpisaną przez pierwszą ze stron otrzymuje specjalne rozszerzenie (.xades), które świadczy o zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Następnie taki plik przesyłany jest do drugiej ze stron, która za pomocą programu podpisuje ten sam plik swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Plik podpisany elektronicznie jest zabezpieczony przed dokonaniem niekontrolowanej modyfikacji. Ważne jest, aby podpisem elektronicznym została opatrzona cała treść umowy, nie zaś jedynie strony z podpisami.

Ramka 2

Z konsumentami – na szczególnych zasadach
Osobną kwestią są umowy zawierane na odległość z konsumentami. Jest to specjalny rodzaj umowy zawierany pomiędzy przedsiębiorcą a osobą fizyczną. Umowa taka jest zawierana bez jednoczesnej fizycznej obecności, w ramach wypracowanego przez przedsiębiorcę systemu organizacyjnego, wyłącznie przy użyciu środków komunikacji na odległość. Są to w szczególności umowy zawierane przez telefon, pocztą elektroniczną czy też za pośrednictwem strony internetowej. Bardzo popularnym sposobem zawierania umów z konsumentami na odległość są umowy sprzedaży zawierane za pośrednictwem portalu Allegro.
Przedsiębiorca, który przeprowadza z konsumentami transakcję na odległość, powinien poza standardowo zamieszczanymi w umowach danymi, jak określenie przedmiotu umowy, ceny, sposobu płatności, przekazać konsumentowi wiele informacji. Chodzi w szczególności o główne cechy świadczenia, odpowiednie określenie ceny lub wynagrodzenia z uwzględnieniem ewentualnych dodatkowych opłat i kosztów, adres poczty elektronicznej oraz numery telefonu, pod którymi konsument może szybko i skutecznie kontaktować się z przedsiębiorcą, oraz wskazanie sposobu porozumiewania się z konsumentem, koszty zwrotu rzeczy w przypadku odstąpienia od umowy.
Konsumentowi, który zawiera z przedsiębiorcą umowę na odległość, przysługuje prawo do odstąpienia od niej bez podawania przyczyny, co do zasady w terminie 14 dni od zawarcia umowy.