Znowelizowane przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają odbywanie posiedzeń i głosowanie nad uchwałami w trybie zdalnym. Jakie wymogi trzeba przy tym spełnić?
Zdalne prowadzenie obrad zarządów w spółkach kapitałowych było dotychczas rzadkością, z wyjątkiem publicznych spółek akcyjnych. Jego wprowadzenie wymagało przy tym wielu działań wewnątrzkorporacyjnych. Dopiero sytuacja wywołana stanem epidemii i związanymi z nim obostrzeniami znacząco przyspieszyła prace nad umożliwieniem przeprowadzania posiedzeń ww. organów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Stosowne zmiany w kodeksie spółek handlowych (dalej: k.s.h.) obowiązują od 31 marca 2020 r., a wprowadziła je nowela ustawy wprowadzająca tarczę antykryzysową (ustawa z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. poz. 568). Innowacje dotyczą zarówno spółki z o.o., jak i spółki akcyjnej (publicznej i niepublicznej). Ponadto w związku z ustawowymi odesłaniami reguły te stosowane będą także do zarządów w spółkach partnerskich. Zasady obejmują spółki zawiązane w sposób tradycyjny oraz przez internet.

▶ Kiedy możliwe jest przeprowadzanie zdalnych posiedzeń zarządu?

Ustawodawca dopuścił powszechnie w spółkach kapitałowych:
Reklama
  • zdalny udział w posiedzeniach zarządu – co oznacza, że całe posiedzenie zarządu przeprowadzane jest bez jednoczesnej fizycznej obecności jego członków,
  • zdalne podejmowanie uchwał przez zarząd – w tym przypadku członkowie organu głosują jedynie nad konkretnymi uchwałami.
Ten sposób podejmowania ww. czynności możliwy jest w każdej spółce z o.o. i spółce akcyjnej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Wykorzystanie trybu zdalnego jest możliwe, gdy:

Reklama
  • w umowie (statucie) spółki nie ma żadnych postanowień w tym przedmiocie,
  • umowa wprost dopuszcza taką możliwość.
Wykorzystanie trybu zdalnego nie jest możliwe tylko wtedy, gdy opcję taką wprost wyłączono w treści umowy spółki.

▶ Czy trzeba uchwalić regulamin pracy zarządu w trybie online?

Ustawodawca nie wprowadził wymogu uchwalenia dodatkowego regulaminu określającego sposób pracy zarządu w tym trybie. W przypadku zarządu spółki akcyjnej pojawia się natomiast wymóg uchwalenia regulaminu posiedzeń odbywanych w trybie zdalnym.
Nie jest także konieczne dokonywanie zmiany umowy (statutu) spółki bądź podejmowanie jakichkolwiek dodatkowych uchwał w tym przedmiocie. Inaczej będzie, jeżeli umowa (statut) spółki wyłącza zdalny tryb pracy jej organów ‒ wówczas do jego wprowadzenia konieczna będzie zmiana umowy bądź statutu.

▶ Jakie sposoby komunikacji zdalnej są dopuszczalne do prowadzenia posiedzeń zarządu?

Zgodnie z brzmieniem przepisów (art. 208 par. 51 i 52 oraz art. 371 par. 31 i 32 k.s.h.) przeprowadzanie posiedzeń i głosowanie nad uchwałami może odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ustawodawca wszakże nie zdefiniował wprost tego pojęcia. Kluczem do jego rozszyfrowania jest z pewnością słowo „bezpośredniego porozumiewania się”. W grę wchodzić będą zatem wszelkie narzędzia zapewniające udział członków zarządu w posiedzeniu lub głosowaniu w czasie rzeczywistym. Co ważne, kodeks nie wymaga, aby transmisja danych obejmowała obraz i dźwięk. Nie muszą to być nawet środki komunikacji elektronicznej. Cytowane przepisy ograniczają się bowiem do wskazania, że porozumiewanie ma odbywać się „na odległość”. W grę wchodzą zatem m.in.:
  • wideokonferencje i telekonferencje zarówno przy użyciu telefonii stacjonarnej, komórkowej, jak i internetowej,
  • komunikatory internetowe zapewniające komunikację w czasie rzeczywistym,
  • wirtualne pokoje spotkań i im podobne rozwiązania.
Warunków bezpośredniego porozumiewania się nie będzie natomiast spełniała korespondencja wysyłana tradycyjną drogą pocztową oraz pocztą elektroniczną. Niemniej jednak nie jest wykluczone podejmowanie uchwał w tym trybie. O ile bowiem posiedzenie „zdalne” powinno odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, to uchwały mogą być podejmowane również w trybie obiegowym.

▶ Jak zwołać i prowadzić posiedzenia zarządu w sposób zdalny?

Ustawodawca nie przewidział dodatkowych warunków dotyczących zwoływania i prowadzenia obrad. Trzeba jednak wziąć pod uwagę pewne wymogi wynikające z przepisów ogólnych.
Uczestnictwo w posiedzeniu w trybie zdalnym jest prawem każdego członka zarządu, o ile co innego nie wynika z umowy spółki. Osoba zwołująca posiedzenie powinna zatem wskazać sposób bezpośredniego porozumiewania się na odległość dostępny dla wszystkich członków zarządu. O ile w spółkach akcyjnych sposoby te powinien określać regulamin uchwalony przez zarząd, o tyle w spółkach z o.o. zasadne będzie przyjęcie ich chociażby w formie uchwały zarządu.
W obu przypadkach należy mieć na względzie z jednej strony możliwości sprzętowe poszczególnych członków organu, z drugiej natomiast konieczność weryfikacji ich tożsamości, a także zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji na odległość. Nie ulega bowiem wątpliwości, że członkowie zarządu częstokroć obradują na tematy objęte tajemnicą przedsiębiorstwa spółki, a także operują danymi osobowymi. Przykładowe rozwiązania w tym zakresie mogą być następujące:
  • uzgodnienie środków porozumiewania się na odległość, do których dostęp mają wszyscy członkowie zarządu,
  • wprowadzenie weryfikacji hasłem ustalonym trwale bądź generowanym ad hoc – w przypadku braku komunikacji audio-wideo identyfikacja uczestnika posiedzenia wyłącznie na podstawie obrazu, głosu bądź komunikatu tekstowego może nie być wystarczająca,
  • wprowadzenie zasad bezpieczeństwa w porozumiewaniu się na odległość, np. posiadania oprogramowania antywirusowego i zapory internetowej, zachowania środków ostrożności w czasie transmisji (brak osób postronnych, nie korzystanie z publicznych sieci Wi-Fi itp.).
Co istotne, by posiedzenie zarządu mogło podejmować uchwały, wszyscy członkowie zarządu muszą zostać prawidłowo zawiadomieni. Prawidłowe jego zwołanie wymaga:
  • powiadomienia wszystkich członków organu – należy przy tym wskazać: datę i miejsce posiedzenia, możliwe sposoby uczestnictwa i związane z tym wymogi, proponowany porządek obrad;
  • zapewnienia wszystkim członkom organu udziału osobistego lub zdalnego w posiedzeniu. [wzór 1]

wzór 1

Gdańsk, 15 kwietnia 2020 r.
Do:
Adam Nowak – członek zarządu ABC sp. z o.o.
Zawiadomienie o posiedzeniu zarządu
Jako prezes zarządu ABC spółka z o.o. zwołuję posiedzenie zarządu spółki na 22 kwietnia 2020 r., na godzinę 15.00, w biurze Spółki w Gdańsku przy ul. Gdańskiej 1, z porządkiem obrad:
1. Otwarcie posiedzenia.
2. Sprawdzenie obecności i zdolności do podejmowania uchwał.
3. Przedstawienie przez prezesa zarządu sprawozdania z realizacji umowy z XYZ spółka z o.o.
4. Powzięcie uchwały w sprawie przedłużenia umowy z XYZ spółka z o.o. na kolejny rok.
5. Wolne wnioski.
6. Zamknięcie posiedzenia.
Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 208 par. 51 kodeksu spółek handlowych w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Skorzystanie z tego uprawnienia możliwe jest poprzez:
– telekonferencję – pod numerem telefonu +48 58 300 100 200,
– zalogowanie się do komunikatora internetowego w intranecie spółki, pod adresem strony internetowej: www.abc-spolka.pl/komunikator.
Identyfikacja uczestników następować będzie za pomocą hasła jednorazowego, które zostanie przekazane członkom zarządu w dniu posiedzenia do godz. 14.00.
Przypominam o konieczności zachowania zasad bezpieczeństwa, korzystnie jedynie z legalnego oprogramowania oraz urządzeń posiadających zabezpieczenia przed dostępem osób trzecich.
Jan Kowalski
Prezes zarządu

▶ Jak protokołować zdalne posiedzenie zarządu?

Kodeks spółek handlowych określa elementy protokołu z posiedzeń zarządów spółek akcyjnych. Posiłkowo można je stosować również w spółkach z o.o. Protokół taki powinien zatem zawierać co najmniej następujące elementy:
  • data i miejsce posiedzenia,
  • stwierdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia oraz zdolności organu do podejmowana uchwal,
  • porządek obrad,
  • nazwiska i imiona obecnych członków zarządu,
  • informację o zgłoszonej przez członka zarządu sprzeczności interesów oraz o powstrzymaniu się przez niego od udziału w głosowaniu nad daną sprawą,
  • liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne.
W odniesieniu do protokołów posiedzeń zarządu, w którym członkowie tego organu uczestniczą w trybie zdalnym, k.s.h. nie wprowadza dodatkowych wymogów. W protokole wszakże można odnotować ów fakt oraz zastosowany sposób bezpośredniej komunikacji na odległość. [wzór 2]

wzór 2

Protokół
posiedzenia zarządu ABC spółka z o.o.
W dniu 20 kwietnia 2020 r. w siedzibie ABC spółki z o.o. w Krakowie odbyło się posiedzenie zarządu ABC sp. z o.o., z którego to zgromadzenia sporządzono niniejszy protokół.
Posiedzenie otworzył Jan Kowalski – prezes zarządu ABC sp. z o.o., który oświadczył, że:
I. W dniu dzisiejszym odbywa posiedzenie zarządu ABC sp. z o.o. oraz:
– wszyscy członkowie zarządu zostali powiadomieni o posiedzeniu,
– członkom zarządu umożliwiono uczestnictwo w posiedzeniu przy użyciu środków bezpośredniego komunikowania się na odległość w postaci wideokonferencji dostępnej poprzez intranet spółki.
II. Posiedzenie jest zatem zdolne do podjęcia uchwał w zakresie porządku obrad obejmującego następujące sprawy:
1. Sprawdzenie prawidłowości zwołania posiedzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
2. Przyjęcie porządku obrad posiedzenia.
3. Podjęcie uchwały w przedmiocie wypowiedzenia umowy z XYZ sp. z o.o.
4. Zakończenie posiedzenia.
Odnośnie do pkt 1:
Prezes zarządu po sprawdzeniu listy obecności stwierdził, że w posiedzeniu biorą udział wszyscy członkowie zarządu, przy czym część poprzez wideokonferencję, co zaznaczono na dołączonej do protokołu liście obecności, oraz że nikt nie wniósł sprzeciwu co do postawienia poszczególnych spraw w porządku obrad. Posiedzenie jest zatem zdolne do podjęcia uchwał w przedmiocie powyższego porządku obrad.
Odnośnie do pkt 2:
Porządek obrad przyjęto jednogłośnie.
Odnośnie do pkt 3:
Zarząd ABC sp. z o.o., po zapoznaniu się ze sprawozdaniem prezesa zarządu na temat współpracy z XYZ sp. z o.o., podjął następującą uchwałę:
Uchwała nr 1
1. Zarząd postanawia o wypowiedzeniu umowy z XYZ sp. z o.o. z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
2. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy złożone zostanie zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.
Przewodniczący stwierdził, iż uchwała podjęta została jednogłośnie.
Odnośnie do pkt 4:
Na tym posiedzenie zakończono.
Do protokołu dołączono listę obecności członków zarządu biorących udział w posiedzeniu. Protokół ten został odczytany, przyjęty i podpisany przez przewodniczącego.
Protokolant: Przewodniczący:
[…………………………] […………………………]
Anna Nowak Jan Kowalski
Lista obecności
1. Jan Kowalski
2. Anna Nowak
3. Janina Kowalska – uczestniczyła w posiedzeniu poprzez wideokonferencję
4. Adam Nowak – uczestniczył w posiedzeniu poprzez wideokonferencję

▶ O czym pamiętać, podejmując uchwały online?

Jak już była o tym mowa, nie tylko posiedzenia mogą odbywać się w trybie zdalnym. W ten sam sposób członkowie zarządu mogą głosować nad uchwałami. W takim przypadku każdy z członków zarządu powinien mieć prawo do wypowiedzenia się na temat projektu uchwały w czasie rzeczywistym, np. przy wykorzystaniu telekonferencji albo innych środków komunikacji bezpośredniej. Uchwały podejmowane są bezwzględną większością głosów, a zatem, żeby dana uchwała została powzięta głosów, głosów „za” musi być więcej niż suma głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”.
Ustawodawca nie przewidział szczególnej formy dla uchwały podejmowanej z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Należy wszakże pamiętać o utrwaleniu treści uchwały oraz wyniku głosowania. Sposób powinien zostać dostosowany do środka wykorzystywanego do komunikowania się przez członków zarządu. Może to być np. zapis rozmowy albo wydruk z komunikatora internetowego. [wzór 3]

wzór 3

Uchwała nr 1
Zarządu ABC spółka z o.o. z 15 maja 2020 roku w przedmiocie wyrażenia zgody na zbycie udziałów przez Adama Nowaka podjęta przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość
Zarząd ABC sp. z o.o., działając w trybie art. 182 par. 3 k.s.h. w zw. z art. 208 par. 51 k.s.h. oraz par. 8 umowy spółki ABC sp. z o.o., wyraża niniejszym zgodę na sprzedaż przez pana Adama Nowaka 100 udziałów ABC sp. z o.o. o łącznej wartości nominalnej 10 000 złotych.
Liczba członków zarządu: 5
Głosów oddanych za uchwałą: 4
Głosów oddanych przeciw uchwale: 0
Głosów wstrzymujących się: 1
Głosów oddanych za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość: 5

▶ Czy są alternatywne sposoby zdalnego podejmowania uchwał?

Zanim wprowadzono przepisy o możliwości podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, dopuszczalne było przyjęcie uchwały w trybie obiegowym (pisemnym). Tryb ten dopuszczalny jest również obecnie. Polega on na tym, że członkowie zarządu oddają głosy na piśmie, każdy osobno, nad treścią uchwały. Głosy te zbiera wyznaczony członek zarządu, najczęściej jego prezes. Po zebraniu dostatecznej liczby głosów ogłaszane jest, czy uchwała została podjęta, czy też nie. Wystarczające jest przy tym, gdy „za” albo „przeciw” głosowanej uchwale wypowie się większość członków zarządu. W takim bowiem przypadku, zgodnie z zasadą głosowania bezwzględną większością głosów, pozostali członkowie zarządu nie będą mieli już wpływu na wynik głosowania.

▶ Czy stan epidemii powoduje przedłużenie kadencji zarządu?

Ogłoszenie stanu epidemii nie powoduje przedłużenia kadencji zarządu spółki, chyba że skutek taki wynikałby z treści umowy spółki. Zwrócić jednak należy uwagę na mechanizm istniejący już w k.s.h.
Mianowicie, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Dopóki zatem nie odbędzie się ww. zgromadzenie, dopóty zarząd zachowuje swój mandat, nawet gdy do tego czasu upłynie jego kadencja.
Jeżeli np. w kwietniu 2018 r. powołano zarząd na dwuletnią kadencję, a zgromadzenie zatwierdzające sprawozdanie finansowe odbędzie się w lipcu 2020 r., to kadencja zarządu upłynie w kwietniu br., ale mandat wygaśnie dopiero z dniem odbycia się zgromadzenia.