Spółki publiczne, które nie przystąpiły jeszcze do jej sporządzenia, powinny się pospieszyć. Najpóźniej do 30 czerwca musi ona zostać zatwierdzona przez walne zgromadzenie i zawisnąć na stronie internetowej. Za niewypełnienie obowiązków grożą grzywny.
ikona lupy />
DGP
Sporządzanie polityki wynagrodzeń to nowy obowiązek, jaki muszą od tego roku wypełniać spółki notowane na rynku regulowanym (z wyłączeniem banków, towarzystw funduszy inwestycyjnych i domów maklerskich). Obowiązek ten nałożyła ustawa z 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2217). Nie obejmuje on spółek z NewConnect. Co prawda, do tej pory Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW rekomendowały wprowadzenie polityki wynagrodzeń (w tym dla kluczowych menedżerów), w praktyce jednak emitenci albo nie decydowali się na taki krok, odstępując od stosowania owych wytycznych, albo przyjmowali dokument dość ogólnikowy.

Kogo to dotyczy

Nowa, obowiązkowa polityka wynagrodzeń określać będzie zasady przyznawania wynagrodzeń wyłącznie członkom zarządu oraz rady nadzorczej. Mimo możliwości, którą przewidywała unijna dyrektywa, polski ustawodawca nie skorzystał z opcji rozszerzenia obowiązków na pozostałych menedżerów wyższego szczebla. Taki krok należy pochwalić z uwagi na ryzyko przyjęcia zbyt kazuistycznego podejścia i w przypadku dużych spółek – rozproszenia punktu ciężkości.

Odroczony termin na przyjęcie

Uchwała o przyjęciu polityki przedkładana będzie pod głosowanie walnego zgromadzenia (art. 90d ust. 1 ustawy z 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 623; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2217; dalej: u.o.p.).
Mimo wejścia w życie nowelizacji ustawy o ofercie publicznej już z końcem listopada 2019 r. w zakresie polityki wynagrodzeń słusznie wprowadzono dłuższy termin na jej przyjęcie. Zdecydowano się odroczyć obowiązek do 30 czerwca 2020 r., umożliwiając głosowanie polityki na walnym zgromadzeniu zatwierdzającym rok finansowy 2019, bez konieczności planowania dodatkowych zgromadzeń akcjonariuszy.
Co jeśli z jakiś powodów nie uda się przyjąć uchwały na WZA? Wówczas projekt powinien zostać poddany pod głosowanie na kolejnym zgromadzeniu. W takiej sytuacji spółka nadal może wypłacać wynagrodzenia zgodnie z dotychczas przyjętymi zasadami.

Wyzwania nie tylko przed zarządem

Konieczność dotrzymania ustawowego terminu oznacza dla spółek sporo prac – i to już w I kwartale 2020 r. Za opracowanie projektu uchwały o polityce wynagrodzeń odpowiedzialny jest zarząd, ale to rada nadzorcza zgodnie z kodeksem spółek handlowych podejmuje decyzje o wynagrodzeniu członków zarządu. Dlatego dobrą praktyką jest, aby projekt polityki wynagrodzeń przed głosowaniem WZA został skonsultowany i zaakceptowany przez radę nadzorczą. Prace te powinny zamknąć się minimum na miesiąc przed terminem WZA, skoro bowiem polityka przyjmowana jest w drodze uchwały, to proponowana treść powinna zostać załączona do ogłoszenia o jego zwołaniu.
Zapewne większość spółek giełdowych zaplanuje przyjęcie polityki wynagrodzeń na WZA zamykającym rok finansowy 2019, aby nie zwoływać odrębnego zgromadzenia. Dlatego w praktyce proces finalizowania projektów polityk w większości podmiotów zamknie się do marca 2020 r., a ich zatwierdzanie będzie prowadzone od kwietnia do czerwca 2020 r., w zależności od przyjętego terminarza walnych zgromadzeń.
Uchwalony dokument powinien zawisnąć na stronie internetowej spółki i pozostawać na niej przez cały czas jego obowiązywania.

Zmiany vs dobre praktyki

W porównaniu do zasad zawartych w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW oraz dotychczasowych regulacji m.in. dla banków nowa polityka wynagrodzeń doregulowana w u.o.p. będzie musiała być szczegółowa. Ma nie tylko precyzyjnie określać, w jakiej proporcji składniki zmienne wynagrodzenia (premie, nagrody) powinny pozostawać w stosunku do wynagrodzenia stałego, lecz także m.in. zawierać opis wszystkich premii i świadczeń pieniężnych i niepieniężnych, a ponadto wskazywać, jakie umowy zostały zawarte z zarządcami i nadzorcami oraz na jaki czas.
Spółki w politykach będą wyjaśniać, w jaki sposób warunki pracy i płacy pozostałych pracowników zostały uwzględnione przy ustanawianiu polityki wynagrodzeń, czy ustalone kryteria wynagradzania uwzględniają interesy społeczne albo fakt przyczyniania się spółki do ochrony środowiska (art. 90d ust. 3 i 4 ustawy u.o.p.). Polityka uwzględniać będzie wszelkie formy wynagrodzeń, a zatem także przyznawane zarządcom w formie instrumentów finansowych. Jeśli akcjonariusze zdecydują o możliwości przyznawania zmiennych składników wynagrodzenia, to polityka powinna określać „jasne, kompleksowe i zróżnicowane” kryteria dotyczące wyników finansowych i niefinansowych, na podstawie których składniki te będą przyznawane – z wyjaśnieniem metod ich weryfikacji oraz sposobu, w jakim ustalone kryteria przyczyniają się do realizacji długoterminowych interesów spółki.

Szczegółowość kryteriów premiowych

Czy zatem dokument określać ma również szczegółowe cele premiowe i kryteria ich przyznawania dla poszczególnych członków zarządu? Tu zdecydowano się wprowadzić znaczne udogodnienie, ponieważ wprowadzono możliwość delegowania przez WZA do rady nadzorczej uprawnień do przyjęcia uchwał uszczegóławiających niektóre z elementów polityki, m.in. opis stałych i zmiennych składników wynagrodzenia oraz w razie wprowadzenia składników zmiennych – szczegółowych kryteriów ich przyznawania.
Co ciekawe, nowelizacja nie wprowadza sama w sobie jakichkolwiek ograniczeń zasad przyznawania wynagrodzenia, nie decyduje, w jakiej wysokości składniki zmienne powinny pozostawać w stosunku do składników stałych, nie określa pożądanych okresów lock-up na instrumentach finansowych przyznawanych zarządcom i nadzorcom. Ewentualne decyzje w tym zakresie pozostawiono akcjonariuszom w duchu zwiększania ich zaangażowania.

Wynagrodzenia a wypłaty

Polityka będzie miała kluczowe znaczenie przy faktycznym przyznawaniu wynagrodzeń członkom zarządu i rad nadzorczych: będzie to mogło odbywać się tylko zgodnie z przyjętym dokumentem (art. 90e u.o.p.). Warto więc pozostawić w jego treści pewien luz decyzyjny, w szczególności dla umożliwienia radzie nadzorczej adekwatnego do sytuacji spółki kształtowania wynagrodzeń członków zarządu bez konieczności każdorazowej zmiany polityki przez WZA.
Z tego samego powodu spółki powinny również zadbać, aby doregulować w omawianym dokumencie proceduralne warunki odejścia od polityki – bo tylko w razie przyznania takiej możliwości rada nadzorcza będzie uprawniona stosować czasowe odstępstwa od jej stosowania.
Ustawodawca przewidział również konieczność dokonywania rewizji polityki i uchwalania jej ponownie co najmniej raz na cztery lata.

Sprawozdanie

Do obowiązków sprawozdawczych emitentów dyrektywa (a w ślad za nią – również nasz krajowy ustawodawca) dokłada obowiązek sporządzania sprawozdania o wynagrodzeniach członków zarządu i rad nadzorczych. Ma być ono sporządzane rokrocznie przez radę nadzorczą za poprzedni rok obrotowy i opiniowane uchwałą WZA (art. 90g u.o.p.). Publikowane będzie na stronie internetowej podmiotu przez kolejnych 10 lat.
Ustawa precyzuje, jakie dane dotyczące wynagrodzeń zarządców i nadzorców powinny być opracowywane, wskazując m.in. na konieczność rozdzielenia poszczególnych składników wynagrodzenia i pokazania ich wzajemnych proporcji, a także odniesienia ich do wyników spółki. Jednym z ciekawszych zestawień ma być porównanie zmian w wynagrodzeniu każdego członka zarządu i rady nadzorczej w kolejnych pięciu latach i porównanie ze średnią wynagrodzeń pozostałych pracowników.
Wydaje się jednak, że kluczowe znaczenie dla ujednolicenia praktyki prezentacji danych przez spółki giełdowe, mimo ich niewiążącego charakteru, będą miały wytyczne, które będą wydane przez Komisję Europejską. Są one bowiem bardzo precyzyjne i zawierają modelowe tabele. Mimo że konsultacje publiczne projektu wytycznych zakończyły się w marcu 2019 r., do dziś nie został jednak opublikowany nowy projekt wytycznych.
Wobec wątpliwości dotyczących zakresu czasowego sporządzenia sprawozdania o wynagrodzeniach, wynikających z nie do końca precyzyjnego sformułowania przepisów przejściowych (każą sporządzić pierwsze sprawozdanie o wynagrodzeniach łącznie za lata 2019 i 2020), Ministerstwo Finansów udzieliło nieoficjalnego wyjaśnienia, że w razie przyjęcia polityki w 2020 r., sprawozdanie nie będzie wymagane za 2019 r., a będzie obejmowało wyłącznie okres od przyjęcia polityki do końca roku. Takie podejście wpisuje się w pierwotne uzasadnienie projektu ustawy. Pierwsze sprawozdanie większość emitentów sporządzi zatem na początku 2021 r. W związku z tym już teraz spółki powinny przygotować się do transparentnego zbierania danych, biorąc pod uwagę przyszły obowiązek precyzyjnej prezentacji wypłacanych zarządcom i nadzorcom wynagrodzeń.

Sankcje

Mimo że na etapie projektu ministerialnego sankcje za naruszenie obowiązków w zakresie sporządzania polityki wynagrodzeń i sprawozdania o wynagrodzeniach uszły uwadze projektodawców, to lukę tę uzupełniono na etapie dalszych prac legislacyjnych, wprowadzając kary grzywny – i to nie tylko dla zarządu, ale i rady nadzorczej. Odpowiednio: za uchylanie się od obowiązku opracowania lub publikacji sprawozdania o wynagrodzeniach, opracowania lub publikacji polityki wynagrodzeń lub uchwały w sprawie polityki wynagrodzeń, a także za podanie nieprawdziwych danych w tych dokumentach, wpływających w istotny sposób na treść polityki lub sprawozdania o wynagrodzeniach.
Kary grzywny mogą sięgać ponad miliona złotych. Co istotne, mamy tu do czynienia z odpowiedzialnością karną poszczególnych członków zarządu i rady nadzorczej, a więc odpowiedzialnością osobistą, a nie kolegialną zarządu czy rady nadzorczej jako organów spółki. Ściganie przestępstw związanych z przyjęciem polityki wynagrodzeń i przygotowaniem sprawozdania o wynagrodzeniach należeć będzie do policji i prokuratury. Możemy się spodziewać, że w znakomitej większości przypadków postępowanie w sprawie nałożenia grzywny wszczynane będzie na skutek zawiadomienia złożonego przez Komisję Nadzoru Finansowego w ramach prowadzonych czynności nadzorczych.

opinia eksperta

Magdalena Tyrakowska-Szymczak adwokat, partner w Olesiński & Wspólnicy

O czym warto pamiętać, opracowując dokumenty

Nowe regulacje dotyczące obowiązków sporządzania polityki wynagrodzeń można nazwać rewolucją na polskim rynku emitentów. Są one wprawdzie efektem implementacji unijnej dyrektywy, jednak zostały przyjęte do polskiego porządku prawnego we właściwy sobie sposób. Choć oprzepisach mówi się od jakichś dwóch lat, to część emitentów jeszcze nie wie, że ma nowe obowiązki, aci, którzy mają tego świadomość, często jeszcze się zastanawiają, jak je wdrożyć. Tylko nieliczni są już przygotowani.
Do tej pory wszelkie kwestie dotyczące wynagrodzeń członków zarządu iczłonków rad nadzorczych wynikały zwielu aktów prawnych, miały różne podstawy. Część świadczeń była wypłacana wsposób bardzo uznaniowy, część na podstawie dwustronnych umów, niektóre wynikały zuchwał, czasem ad hoc decydowano o przyznaniu menedżerom akcji, wco angażowało się niejednokrotnie WZA, a niektóre kwestie, jak np. korzystanie zsamochodów czy nawet samolotów służbowych do celów prywatnych –wynikały po prostu zprzyjętej praktyki. Po wdrożeniu nowych regulacji trzeba będzie wjednej uchwale WZA (a w wariancie bardziej elastycznym –w uchwale WZA wraz zsuplementem do niej wpostaci uchwały rady nadzorczej) spisać całość świadczeń finansowych iniefinansowych oferowanych członkom zarządu irady nadzorczej.
Przygotowując nowe zasady wynagradzania, warto pamiętać okilku kwestiach:
1. Dobrze zewidencjonuj aktualny stan. Nie można zapomnieć nawet o drobnych świadczeniach niematerialnych, premiach uznaniowych, dodatkach funkcyjnych, PPK iwielu innych ‒ bez ich wskazania nie będzie możliwości wypłaty takiego świadczenia przez spółkę (i nie ma tu znaczenia jego wartość czy niematerialny charakter).
2. Zastanów się, czy nie dokonać porządków wzasadach wynagradzania. Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy aktualny stan, gdyby go utrwalić, na pewno jest pożądany. To znaczy, jeśli na przykład współce panuje praktyka nieodpłatnego pełnienia funkcji wradzie nadzorczej, to warto się zastanowić, czy tak powinno pozostać. Warto też przeanalizować, czy wsytuacji gdy dany członek zarządu ma kilka strumieni świadczeń ze spółki, to powinno się to utrzymać także wprzyszłości, czy nie pojawia się chaos źródeł idublowanie się świadczeń ztych samych tytułów (np. premia jubileuszowa pokrywająca się zuznaniową).
3. Ustal, jak wielowariantowe (najczęściej) świadczenia dla kadry menedżerskiej mają się do przepisów podatkowych ipłaconych ubezpieczeń społecznych. Jest to najlepszy moment na uporządkowanie ewentualnych nieprawidłowości współkach. Czasami się zdarza, że członkowie władz spółki zatrudnieni na podstawie umów opracę jednocześnie otrzymują świadczenia z tytułu prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej czy powołania. Czasami wynagrodzenie ztytułu powołania jednocześnie jest ujęte wtreści umowy opracę, co tylko wprowadza wątpliwość na etapie opodatkowania czy oskładkowania takich świadczeń. Powyższe dane opisane wjednym dokumencie staną się łatwiej dostępne dla osób kontrolujących. Dziś, gdy polityk wynagrodzeń jeszcze nie ma, tego rodzaju sytuacje, czasami wątpliwe przy kwalifikacji podatkowej, są trudne do wychwycenia. Po wdrożeniu nowych przepisów zbieg wielu podstaw prawnych rozliczeń zczłonkami zarządu czy rady nadzorczej będzie prostszy do ustalenia. Polityka wynagrodzeń i– rok później –sprawozdanie z wypłaconych wynagrodzeń, opublikowane na stronie internetowej każdej spółki wraz zdanymi osobowymi uprawnionych będą idealnym źródłem informacji dla organów skarbowych, niezależnie od złożonych deklaracji PIT.
4. Przygotuj takie rozwiązania, które pozwolą zapewnić elastyczność także na przyszłość. Możliwa jest do wdrożenia także częściowa delegacja uprawnień do rady nadzorczej, odpowiednie ustalenie kryteriów wypłaty uznaniowej części świadczeń, wtym świadczeń niepieniężnych, czy mądre zaplanowanie proporcji zmiennych składników wynagrodzenia (ich limitu) do części stałej. Wymaga to jednak chwili refleksji, aby przewidzieć możliwe sytuacje na przyszłość inie blokować sobie współce działań, które każdorazowo wymagałyby uchwały WZA.
5. Rozważ, czy iw jakim zakresie warto wdrożyć bądź utrzymać współce program motywacyjny, wtym oparty na instrumentach finansowych (warranty, akcje, opcje na akcje, rozliczenia gotówkowe etc.). Decydując się na tego rodzaju rozwiązanie jako formułę rozliczeń zczłonkami organów, trzeba będzie skorelować zasady zopracowaną współce strategią iprzewidzieć długoterminowe cele na przyszłość.