Spółki kapitałowe muszą wypełniać obowiązki dokumentacyjne związane ze składaniem rocznych sprawozdań finansowych do KRS. Które dokumenty muszą być elektroniczne, a które mogą mieć postać skanów z dokumentów papierowych?
Przypomnijmy, że roczne sprawozdanie finansowe musi być przyjęte przez organ zatwierdzający spółki w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla wspomnianych spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten upłynie 30 czerwca 2019 r. Następnie kierownik jednostki powinien złożyć już zatwierdzone sprawozdanie finansowe do KRS. Zgłoszenie takie należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.
Według Ministerstwa Sprawiedliwości następujące dokumenty muszą być sporządzone w postaci elektronicznej: roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności, sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego, a także skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe. W postaci elektronicznej powinny być również sprawozdania: z działalności grupy kapitałowej, z działalności jednostki dominującej.
Samo sprawozdanie finansowe musi mieć formę elektroniczną XML. Natomiast inne dokumenty niż sprawozdanie finansowe mogą już być w innej formie elektronicznej, np. PDF, TXT, XLS czy DOC.
Nie może to być jednak skan dokumentu papierowego.
Inaczej jest natomiast w przypadku dokumentów związanych z zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego, tj.: uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego sprawozdania finansowego, a także uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Te dokumenty nie muszą być sporządzane w formie elektronicznej i mogą być dołączone do elektronicznego sprawozdania finansowego w postaci skanów dokumentów papierowych. Zarówno zatwierdzone sprawozdanie finansowe podmiotu, jak i uchwała zatwierdzająca to sprawozdanie wraz z uchwałą o podziale zysku lub pokryciu straty zgłaszane są do KRS w formie elektronicznej.