Tylko w określonym formacie elektronicznym i nawet nie jako skan w formacie PDF. Taką wyłącznie postać muszą mieć obecnie roczne sprawozdania finansowe i w takiej muszą być składane. Wiadomo o tym od października zeszłego roku i choć jest to obowiązek wynikający z przepisów, a nie dobrowolny wybór biznesu, bardzo często  przedsiębiorcy muszą sobie sami wypracowywać systemy wspomagające wysyłkę sprawozdań, by móc właściwie wywiązywać się z tego nowego zadania. Każda inna forma jest równoznaczna z niezłożeniem wymaganego sprawozdania w określonym przez ustawodawcę terminie.

Kto i jak składa sprawozdania finansowe

Zasady składania e-sprawozdań są dwie, zależnie od statusu firmy. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) muszą to zrobić w tym rejestrze przez system S24. Natomiast osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe - w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) wraz z rocznym zeznaniem, przekazując dokument do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Czyli obecnie nie adresuje się już go bezpośrednio do urzędu skarbowego, jak przed wejściem w życie nowych zasad. Wyjątkiem są podatnicy CIT, spoza KRS, oni przekazują sprawozdania urzędom skarbowym w wersji elektronicznej. W przypadku podmiotów figurujących w KRS, dane ze złożonych sprawozdań są po prostu przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Warto przy tym przypomnieć, że obecne reguły przygotowywania i przesyłania sprawozdań finansowych nie dotyczą podmiotów, które sporządzają je zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).

Ramy czasowe

Kierownik jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS ma 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania na złożenie go online – razem z załącznikami, czyli ze sprawozdaniem z badania (jeśli jest wymagane), odpisem uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku (albo pokryciu strat). Podmioty wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości muszą także dołączyć sprawozdanie z działalności.

Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd) – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Od kogo także sprawozdanie z działalności                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 To wyjaśnia art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na liście zobowiązanych do tego są spółki kapitałowe i komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, a także reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a ponadto spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne lub z innych państw o podobnej do nich formie prawnej. W katalogu tym ustawa wymienia też specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte i zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne.

Przepisy dotyczące e-sprawozdań

Obowiązkowe sprawozdania elektroniczne wynikają z nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, uchwalonej przed rokiem, 26 stycznia 2018 r. W konsekwencji, po tych zmianach o obowiązku przesyłania tych dokumentów online do rejestru przez wpisane do niego podmioty stanowi obecny art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości, a o do KAS przez osoby fizyczne - art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Wyłączną drogą przekazywania do KRS sprawozdań finansowych w postaci cyfrowej jest Repozytorium Dokumentów Finansowych dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (MF) i według struktur logicznych (.xml), których szablony zostały opublikowane przez ten resort.

e-Sprawozdania - aplikacja Ministerstwa Finansów

Jednocześnie MF udostępniło na swojej stronie aplikację desktopową e-Sprawozdania Finansowe, która umożliwia: wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego, zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego, otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego, podpisanie pliku sprawozdania finansowego, przygotowanie i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi oraz pobranie UPO. Trzeba wiedzieć, że nie jest ona jednak programem finansowo-księgowym, a poza tym służy jedynie przedsiębiorcom, opodatkowanym PIT, zobowiązanym do składania sprawozdań finansowych. CIT-owcy, czyli firmy objęte podatkiem dochodowym od osób prawnych, takiej pomocy nie uzyskały.

Wsparcie technologiczne od dostawców IT

Na pytania zainteresowanych, kierowane do ministerstwa, czy udostępnia ono program umożliwiający przekonwertowanie sprawozdania finansowego z pliku tekstowego (bądź graficznego albo kalkulacyjnego) do XML, resort odpowiada: nie, MF nie udostępnia takiego narzędzia. Stwierdza też, że nie oferuje programu umożliwiającego generowanie przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdań zgodnych z opublikowanymi strukturami logicznymi. Jak wyjaśnia, ministerstwo nie ingeruje i nie narzuca sposobu ich wytworzenia. Zainteresowani nie znajdą też na jego stronie przykładowych testowych plików XML e-sprawozdań.

Podmioty figurujące w KRS muszą sobie radzić same. Ze wsparciem technologicznym przychodzą im firmy doradcze, oferujące gotowe generatory e-sprawozdań dostarczane wraz aktualizacją systemu - przede wszystkim wykwalifikowani dostawcy IT dla biznesu.

- Aby złożyć sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami znowelizowanej ustawy, przedsiębiorca musi posiadać system z odpowiednimi funkcjonalnościami, które umożliwią sporządzenie tego dokumentu w postaci pliku o formacie i strukturze logicznej opublikowanej na stronie Ministerstwa Finansów – mówi Mateusz Łaba z Unit4 Polska, producenta oprogramowania dla biznesu marki TETA.

Jak wyjaśnia, Unit4 Polska już implementuje takie funkcjonalności do swojego systemu TETA ERP.

- Nową wersję oprogramowania planujemy wprowadzić jeszcze w tym kwartale – zapowiada Mateusz Łaba.

Kiedy przesłać sprawozdanie finansowe za 2018 rok
Podmiot ma trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeżeli jego rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten przypadnie na 31 marca. Potem musi zostać zatwierdzone, np. przez walne zgromadzenie wspólników, ale nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku tu opisanym, czyli gdy rok obrotowy jest taki jak kalendarzowy, czas na zatwierdzenie upłynie 30 czerwca. Potem już tylko pozostanie 15 dni na złożenie e-sprawozdania w KRS, a więc do 15 lipca. Osoby fizyczne, objęte PIT, składają sprawozdania razem z rocznym zeznaniem podatkowym, czyli do końca kwietnia.

Skutki złożenia niezgodnego sprawozdania

Przygotowanie sprawozdania finansowego w formie papierowej, albo przesłanie jego skanu jest naruszeniem wymagań ustawowych i może być potraktowane jak niewywiązanie się z obowiązku sprawozdawczego. Według ustawy o rachunkowości ten, kto nie składa: sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym - podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Na jednym z portali nadzorowanych przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii, opublikowana została informacja, że niewykonanie obowiązku składania sprawozdania finansowego w terminie wiąże się z odpowiedzialnością, która obciąża nie tylko spółkę, ale też osobiście np. jej prezesa. Za niezłożenie sprawozdania może on być ukarany grzywną, a nawet ograniczeniem wolności do lat dwóch.

Spółka, która nie złoży sprawozdania, zostanie upomniana przez KRS i wezwana do wywiązania się z tego obowiązku w ciągu siedmiu dni od powiadomienia - pod groźbą kary lub rozwiązania firmy. Jeżeli pomimo tego podmiot nie będzie składał nadal sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu wyda wyrok o rozwiązaniu przedsiębiorstwa bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Może też ustanowić kuratora, który będzie prowadził sprawy firmy.