Po 18 października siedmiokrotnie spadła liczba ogłaszanych postępowań. Bojąc się komplikacji, urzędnicy wszczynali ich jak najwięcej przed tą datą.
Od 18 października wszystkie nowe przetargi powyżej progów unijnych muszą być prowadzone w internecie. Strach przed nowymi przepisami sprawił, że pierwszy miesiąc ich obowiązywania spowodował prawdziwy zastój na rynku polskich zamówień. Od 22 października do 21 listopada ogłoszono ich zaledwie 664, podczas gdy miesiąc wcześniej było ich aż 4422. Powód jest oczywisty. Jak już informował DGP, zamawiający starali się wypchnąć na rynek jak najwięcej zamówień w starej, papierowej formule. A teraz wolą poobserwować, jak prowadzone są przetargi w sieci, i pouczyć się na ewentualnych błędach innych.
– Z jednej strony mamy więc zastój, z drugiej lekki chaos, bo zamawiający nie potrafią znaleźć odpowiedzi na wiele pytań – podsumowuje pierwszy miesiąc z nowymi przepisami Adam Wiktorowski, prawnik i ekspert ds. zamówień publicznych.
Zauważa, że część zamawiających stawia takie wymagania w specyfikacjach, mimo że prawo przewiduje sytuacje, kiedy nie jest to wymagane.
– To niby drobny szczegół, ale przy zamówieniach współfinansowanych ze środków unijnych może oznaczać korektę finansową i utratę części pieniędzy – zauważa.
Większość na miniPortalu
Zamawiający mają wybór – mogą korzystać z komercyjnych platform zakupowych lub z przygotowanego przez Urząd Zamówień Publicznych (UZP) darmowego miniPortalu. Ten ostatni serwis to rozwiązanie tymczasowe, gdyż docelowego systemu e-Zamówień nie udało się przygotować na czas. Mimo to okazuje się, że to jego, a nie komercyjne platformy preferują urzędnicy. Jak wynika z danych UZP, w pierwszym miesiącu opublikowano na nim 617 formularzy postępowań.
– Użytkownicy nie zgłaszają krytycznych problemów z funkcjonowaniem systemu. Najczęściej zadawane pytania dotyczą Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) oraz szyfrowania i deszyfrowania ofert – mówi Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.
Nie wszystko takie proste
Pytania dotyczące ESP wiążą się z tym, że miniPortal opiera się na portalu ePUAP, a składane drogą elektroniczną oferty trafiają na ogólną skrzynkę. Niestety rodzi to wiele problemów, bo ma do niej dostęp zbyt wielu urzędników.
Choć same oferty są zaszyfrowane i nie ma możliwości ich przedwczesnego otwarcia, lepiej byłoby, gdyby korespondencja dotycząca przetargu trafiała wyłącznie w ręce osób odpowiedzialnych za przetargi. Niestety nie ma takiej możliwości – oferty muszą wpływać na główną skrzynkę ESP.
Przed wysłaniem oferty przedsiębiorcy szyfrują ją za pomocą specjalnej aplikacji dostępnej w miniPortalu. Dzięki temu nikt nie ma dostępu do plików przed upłynięciem terminu składania ofert. Dopiero wówczas zamawiający dostaje klucz publiczny umożliwiający ich odszyfrowanie.
Choć cała procedura szyfrowania i deszyfrowania wydaje się wyjątkowo prosta, to – jak pokazuje praktyka – nie gwarantuje sukcesu. Podczas otwarcia ofert w jednym z e-przetargów okazało się, że zaszyfrowany plik jest uszkodzony i nie daje się otworzyć. Zamawiający zastanawia się teraz, co zrobić z tym fantem. Nie wie nawet, czy zawinił miniPortal, czy błąd leżał po stronie przedsiębiorcy.
UZP przyznaje, że docierają do niego podobne sygnały.
– Sporadycznie pojawiają się problemy podczas sesji otwarcia, co jest dla nas sygnałem, że niektóre funkcjonalności muszą zostać zautomatyzowane. Traktujemy to jako najbliższe wyzwanie – deklaruje Anita Wichniak-Olczak.
Mnożą się wątpliwości
Pierwszy miesiąc elektronizacji przyniósł też wiele pytań, na które próbują znaleźć odpowiedzi zarówno zamawiający, jak i wykonawcy. Zdarza się np., że przedsiębiorcy drukują ofertę, skanują ją do pliku i w takiej formie wysyłają.
– Zgodnie z wytycznymi UZP oferty nie mogą być zwykłymi skanami, gdyż muszą mieć określoną strukturę. Co jednak zrobić ma zamawiający z ofertami, które są takimi właśnie skanami? W mojej ocenie nie ma podstaw do ich odrzucania, ale praktyka może okazać się inna – zwraca uwagę Adam Wiktorowski.
Sporo wątpliwości dotyczy też wadium. Jak wynika z wyjaśnień UZP, jeśli jest składane w formie gwarancji, musi być w formie elektronicznej wystawione przez bank lub ubezpieczyciela i podpisane zaufanym podpisem elektronicznym osób uprawnionych z tych instytucji. Wykonawca nie może więc wskanować papierowej gwarancji i opatrzyć jej własnym podpisem.
Pojawiła się jednak wątpliwość, jak zwrócić takie wadium firmom, których oferty nie zostały wybrane.
– Normalnie zamawiający po prostu odsyłał oryginał gwarancji. W przypadku dokumentu elektronicznego to nic jednak nie daje, bo przecież plik wciąż może mieć na dysku swego komputera. Dlatego też powinien przesłać oświadczenie o zwrocie gwarancji, co gwarantuje, że nie będzie ich mógł już uruchomić – tłumaczy Artur Wawryło, ekspert z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.