Jak długo przechowywane są dokumenty w spółkach handlowych

Jeszcze przed zakończeniem procesu likwidacji powinny zostać zabezpieczone wydatki na przechowywanie ksiąg i innych dokumentów rozwiązanej spółki oraz zawarte stosowne umowy. Zgodnie z art. 288 par. 3 kodeksu spółek handlowych księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W razie braku takiego wskazania osobę odpowiedzialną za przechowanie dokumentów wyznacza sąd rejestrowy. Zgodnie z Ordynacją podatkową, osoba przechowująca dokumenty będzie zobowiązana do przechowania księgi podatkowej przez pięć lat. Natomiast zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, trwałemu przechowywaniu podlegają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty spółki przechowuje się przez okres co najmniej pięciu lat (księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne). Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych, nie krócej jednak niż pięć lat. Zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Wspólnicy, a także osoby trzecie mają możliwość wglądu w przechowywane dokumenty. Uprawnienie do przeglądania dokumentów, w tym również ksiąg, może być udzielone tylko przez sąd rejestrowy, po wcześniejszym wykazaniu interesu prawnego.