Jeszcze przed zakończeniem procesu likwidacji powinny zostać zabezpieczone wydatki na przechowywanie ksiąg i innych dokumentów rozwiązanej spółki oraz zawarte stosowne umowy. Zgodnie z art. 288 par. 3 kodeksu spółek handlowych księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W razie braku takiego wskazania osobę odpowiedzialną za przechowanie dokumentów wyznacza sąd rejestrowy. Zgodnie z Ordynacją podatkową, osoba przechowująca dokumenty będzie zobowiązana do przechowania księgi podatkowej przez pięć lat. Natomiast zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, trwałemu przechowywaniu podlegają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty spółki przechowuje się przez okres co najmniej pięciu lat (księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne). Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych, nie krócej jednak niż pięć lat. Zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Wspólnicy, a także osoby trzecie mają możliwość wglądu w przechowywane dokumenty. Uprawnienie do przeglądania dokumentów, w tym również ksiąg, może być udzielone tylko przez sąd rejestrowy, po wcześniejszym wykazaniu interesu prawnego.

Likwidatorzy mają obowiązek zawiadomić urząd skarbowy o rozwiązaniu spółki. Zawiadomienie składają osobiście lub przesyłają pocztą. Do zawiadomienia należy dołączyć odpis sprawozdania likwidacyjnego. Urząd skarbowy wykreśla spółkę z ewidencji i likwiduje numer NIP. Zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o statystyce publicznej, w związku z likwidacją spółki, należy zgłosić odpowiedni wniosek do urzędu statystycznego o wykreślenie spółki z rejestru statystycznego. Wniosek składa się w terminie 14 dni od dnia wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców. Złożenie wniosku spowoduje utratę numeru REGON. Należy zaznaczyć, że numer identyfikacyjny REGON podmiotu skreślonego z rejestru jest przechowywany i nie może być nadany innej firmie.

W przypadku gdy spółka zatrudniała pracowników, w celu zamknięcia odpowiedniej dokumentacji należy zawiadomić właściwy oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.