Obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych funkcjonuje od 2001 roku. Ponieważ ustawodawca nie określił dokładnego terminu, czyli dnia, na który taka dokumentacja powinna być przygotowana, podatnicy sami muszą rozstrzygnąć, kiedy w praktyce ją przygotować.

Czynniki decyzyjne

Na decyzję, które podejście jest właściwe, istotny wpływ mogą mieć następujące czynniki: brak sankcji za nieprzygotowanie dokumentacji cen transferowych, w przypadku gdy organy skarbowe nie zażądają jej okazania; przekonanie podatnika o rynkowym charakterze cen transferowych i w konsekwencji niskim ryzyku szacowania dochodów przez władze podatkowe, a w rezultacie zastosowanie sankcji za brak dokumentacji; krótki siedmiodniowy termin na przygotowanie dokumentacji w sytuacji złożenia żądania przez władze podatkowe, który w sytuacji niewywiązania się z tego terminu, rodzi istotne ryzyko stosowania sankcyjnej 50-proc. stawki podatku (i potencjalne ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej).

Pierwsze dwa czynniki mogą skłaniać do odłożenia tego administracyjnego obowiązku w czasie np. do momentu otrzymania formalnego żądania bądź nieprzygotowywania dokumentacji w ogóle. Jednak ciążące ryzyko sankcji za niespełnienie wymogu formalnego, które zrealizuje się w sytuacji nie do końca przewidywalnych rezultatów sporu dotyczącego poziomu cen transferowych ze względu na brak wyrazistych praktycznych zasad prowadzenia takich dyskusji z polskimi władzami podatkowymi, powinno skłaniać do przygotowania dokumentacji i to zdecydowanie na bieżąco. Dość racjonalne jest zatem przyjęcie założenia, że aby zminimalizować ryzyko formalne, warto tworzyć dokumentację przynajmniej na bazie rocznej, czyli po zakończeniu roku podatkowego, a może nawet przed złożeniem rocznej deklaracji podatkowej (warto wspomnieć, że podatnik ma obowiązek wskazania w deklaracji CIT-8, czy był zobowiązany do przygotowania dokumentacji cen transferowych). Roczne tworzenie bądź aktualizowanie dokumentacji jest o tyle racjonalne, że po złożeniu rozliczenia podatkowego dany rok staje się otwarty dla kontroli ze strony władz podatkowych, co w konsekwencji również otwiera możliwość i zwiększa prawdopodobieństwo otrzymania żądania do przedstawienia przez spółkę dokumentacji do transakcji zawieranych w danym roku.

Rodzaj dokumentacji

W ustawowej dokumentacji cen transferowych polscy podatnicy zobowiązani są do rzetelnego opisania warunków transakcji. Jednak polski ustawodawca nie nałożył na podatników obowiązku zbierania i przedstawiania w dokumentacji danych potwierdzających rynkowy charakter cen transferowych w dokumentowanej transakcji. Teoretycznie ciężar dowodu w tym zakresie pozostaje wciąż po stronie władz podatkowych, które na podstawie opisu transakcji zawartego w dokumentacji podatnika powinny dokonać oceny, czy warunki transakcji są rynkowe. Takie wąskie rozumienie zakresu dokumentacji cen transferowych może być nieefektywne z perspektywy międzynarodowej praktyki, jak również zmniejszenia ryzyka szacowania dochodu. W większości krajów, gdzie istnieje formalny wymóg tworzenia dokumentacji cen transferowych, standardem jest, że spółka przygotowuje analizę rynkowości cen i gromadzi odpowiednie dane (tzw. benchmarki), które mają przekonać fiskusa do prawidłowości zarówno metody kalkulacji cen, jak i parametrów finansowych przyjętych do jej wyliczenia (np. marż). Kwestia zakresu dokumentacji cen transferowych była przedmiotem dyskusji na forum Unii Europejskiej (w ramach EU Joint Transfer Pricing Forum). Efektem tej dyskusji jest kodeks postępowania w zakresie dokumentacji cen transferowych stosowanych pomiędzy podmiotami powiązanymi w UE (ang. Code of Conduct on transfer pricing documentation for associated enterprises in the European Union), który stanowi rekomendację zmierzającą do ujednolicenia zasad dokumentowania transakcji w międzynarodowych grupach kapitałowych. Proponuje on podejście, w którym na dokumentację składają się dwa elementy:

• część ogólna dotycząca całej grupy przedsiębiorstw (tzw. masterfile najczęściej przygotowywany przez centrale grupy kapitałowej) oraz

• część szczegółowa dotycząca przedsiębiorstw z danego kraju (tzw. country - specific file, który powinien być przygotowany przez spółkę lokalnie i odzwierciedlać konkretne realia i specyfikę transakcji danej spółki).

Podejście to już znajduje zastosowanie w wielu krajach, również wiele polskich firm woli je, gdyż daje większe bezpieczeństwo. Bardzo możliwe, że w niedalekiej przyszłości znajdzie ono również odzwierciedlenie w polskich przepisach. Byłaby to istotna zmiana celu tworzenia przez podatnika dokumentacji, którym byłoby uzasadnienie rynkowości stosowanych cen w transakcjach z podmiotami powiązanymi, a nie tylko opisanie tych transakcji.

SKUTKI SZACOWANIA DOCHODU

Przy nieprawidłowych rozliczeniach fiskus ma prawo oszacować dochód przedsiębiorcy. Skutki korekty dochodu to:

• długotrwały i kosztowny spór z fiskusem,

• określenie zaległości podatkowej,

• obowiązek zapłaty odsetek za zwłokę,

• zastosowanie do oszacowanego dochodu sanacyjnej stawki 50-proc. (w przypadku braku szczególnej dokumentacji podatkowej),

• odpowiedzialność karna skarbowa.