Czym jest outsourcing? Chociaż we współczesnych modelach biznesowych rozróżniamy bardzo wiele jego form, można powiedzieć ogólnie, że jest to wydzielenie ze struktury przedsiębiorstwa pewnych jej części niezwiązanych z tzw. core business (działalnością podstawową) i przekazanie ich realizacji zewnętrznym wyspecjalizowanym firmom.
Outsourcing jest często stawiany na równi z tzw. offshoringiem, który jest w rzeczywistości tylko jednym z jego podkategorii i występuje, gdy produkcja lub usługi zlecane są zagranicą. Zwykle tam, gdzie koszty pracy są niższe.
Offshoring jest jednym z największych propagandowych wrogów związków zawodowych i polityków, którzy utożsamiają go z „okradaniem miejscowych z pracy”. Nie da się ukryć, że zlecania procesów na zewnątrz często wiążą się ze zwolnieniami pracowników, którzy do tej pory wykonywali te zadania. Ale to właśnie potrzeba ograniczenia kosztów jest jedną z głównych motywacji, dla której przedsiębiorstwa
Osiemdziesiąt sześć lat temu Henry Ford, przedsiębiorca i wizjoner, który stworzył podwaliny dla współczesnej organizacji przedsiębiorstwa, stwierdził: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.
Ford był mistrzem optymalizacji produkcji. Jako pierwszy w swoich fabrykach rozpoczął montaż samochodów na masową skalę. Jak słusznie zauważył, często zlecając wykonanie danej czynności innym, możemy jej efekt otrzymać taniej, szybciej i skuteczniej.
Oszczędności finansowe są najczęściej głównym motywem dla korzystania z outsourcingu. Dlaczego zewnętrzni wykonawcy mogą świadczyć usługę często tej samej albo i wyższej jakości za niższą cenę? Po pierwsze, mogą prowadzić działalność na obszarze, gdzie koszty pracy są mniejsze. Nie zawsze musi to oznaczać wyprowadzkę do innego kraju. Przykładowo warszawska firma chętnie skorzysta z usługi inżynierów z Olsztyna.
Po drugie, specjalizując się w danej czynności i wykonując ją dla wielu klientów outsourserzy mogą odnosić znaczne korzyści skali. Wielkie centrum rachunkowe może taniej świadczyć usługi wielu podmiotom niż wewnętrzne działy księgowości.
Po trzecie, pracownicy firmy outsourcingowej wykonują daną czynność na żądanie, gdy jest zapotrzebowanie na ich usługi. Jednak korzyści z outsourcingu nie ograniczają się tylko do kosztów. Często wyspecjalizowane firmy mają większe kompetencje na obszarze swojej działalności niż wewnętrzni pracownicy.
W pierwszej kolejności, najlepiej jest wykazać takie obszary działalności, do których funkcjonowania wymagane się zaawansowane i stale aktualizowane kompetencje, a zadania w tym zakresie wykonywane przez pracowników zajmują im jedynie kilka procent czasu.
Przykładem może być utrzymywanie w niewielkiej firmie wykwalifikowanego prawnika, który przydatny jest tylko od czasu do czasu, gdy trzeba sporządzić umowę. W takim przypadku bardziej efektywne zarówno finansowo, jak i jakościowo jest przekazanie tych kompetencji zewnętrznemu wykonawcy.
Bardzo istotne, szczególnie w obecnym otoczeniu biznesowym, jest zabezpieczenie się na wypadek nagłych zmian na rynku. Biorąc pod uwagę, że w większości cywilizowanych krajów, a w szczególności w Polsce, sztywne prawo pracy znacznie ogranicza przedsiębiorstwom możliwości zatrudniania i zwalniania pracowników w zależności od potrzeby, wielu firmom opłaca się zlecać na zewnątrz czynności, które nie wymagają szczególnych kompetencji.
Z biegiem czasu firmy zaczęły outsourcować coraz więcej procesów: sprzedaż, produkcję, marketing, rachunkowość, usługi prawne, HR, itp. Interesujące rozwiązanie proponuje na przykład Contract Administration Sp. z o.o., której klienci korzystający z usługi administracji płac otrzymują możliwość użytkowania systemu SAP HR na swoje wewnętrzne potrzeby.
Firmy outsourcingowe dysponują dużymi zasobami. Firma Work Service, lider na polskim rynku usług pracoserwisu, dysponuje bazą 170 tys. pracowników. Klienci mogą ich zatrudnić za pośrednictwem firm z tej branży znaleźć pracowników tymczasowych albo stałych.
Najważniejsze jest odpowiednie zdefiniowanie swoich potrzeb. Zarząd firmy powinien zdawać sobie sprawę, że żaden outsourcer nie będzie idealnie spełniał potrzeb organizacji. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytania:
- Co jest core business twojej firmy, czyli które procesy możesz i powinieneś zlecić na zewnątrz, a które powinny zostać wewnątrz organizacji?
- Czy decydujesz się na outsourcing ze względu na redukcję kosztów czy dlatego, że dana funkcja biznesowa nie działa dobrze?
- W tym drugim przypadku, zastanów się: czy nie lepiej jest ulepszyć związane z nią procesy przed zleceniem jej na zewnątrz?
- Co jest ważniejsze dla twojej firmy: finansowe oszczędności czy czas?
- Czy w ramach kontraktu chcesz płacić stałe kwoty czy zmienne?
- Jak decyzja o wydzieleniu funkcji biznesowych na zewnątrz wpłynie na twoich pracowników?
Decyzja o outsourcingu nie powinna być podejmowana pochopnie, bo wiąże się ze znacznymi zmianami w strukturze organizacji, a proces wsteczny (backsourcing) jest bardzo skomplikowany.
Firmy, które zdecydowały się na ten ruch w poszukiwaniu szybkich oszczędności mogą ponieść znaczne straty. Outsourcing powinien być przemyślaną decyzją o charakterze strategicznym, a outsourcer powinien być traktowany jako partner, a nie jedynie sprzedawca usługi.