Polskie przedsiębiorstwa muszą zmierzyć się z problemem zarządzania ogromną liczbą dokumentów. Z jednej strony uporządkować trzeba własne, wewnętrzne procedury, z drugiej stawić czoła rozbudowanej państwowej biurokracji. Dobra organizacja tych, niewidocznych z zewnątrz procesów, może usprawnić działanie firmy, a także przynieść znaczne oszczędności finansowe.
Problemy wynikające ze złej organizacji zarządzania dokumentami

Rozbudowane przedsiębiorstwa, które obsługują dużą liczbę klientów albo utrzymują wiele oddziałów w różnych częściach kraju, często napotykają problem nieefektywnego obiegu informacji.

Nieuporządkowane procedury przepływu dokumentów i utrudniony, przeciągający się w czasie dostęp do danych może być źródłem opóźnień i prowadzić do zaburzeń pracy firmy. Często problemy narastają do tego stopnia, że są mogą stać się widoczne z zewnątrz i odbić się na jakości obsługi klienta.

Przyczyną wyżej wymienionych problemów najczęściej jest brak wystarczających zasobów oraz wiedzy pozwalającej na optymalizację zarządzania dokumentami. Najtańszym i najmniej skomplikowanym sposobem na pozyskanie tych dwóch brakujących elementów może być przekazanie obsługi procesów back-office do firmy zewnętrznej.

Oferta usług back-office w modelu outsourcingowym

Outsourcer, jako firma specjalizująca się w danym obszarze, dysponuje odpowiednią wiedzą (know-how), profesjonalnymi rozwiązaniami technologicznymi i zapleczem logistycznym, a także przeszkolonymi w realizacji takich procesów pracownikami.

Dostawcy usług outsourcingowych z zakresu back-office przetwarzają dokumenty na postać elektroniczną, udostępniają je klientowi oraz rejestrują dane z dokumentów w systemach informatycznych zleceniodawcy. Coraz częściej oferują także zaawansowane rozwiązania automatyzujące obieg dokumentacji i przyśpieszające załatwianie poszczególnych spraw.

Kompleksowa obsługa back-office umożliwia połączenie wielu procesów zleceniodawcy w jednym systemie informatycznym. Firma korzystająca z takiego rozwiązania może zwiększać efektywność kluczowych procesów i skoncentrować się na usprawnianiu obsługi klientów, dzięki czemu umacnia swoją pozycję na rynku.

Przewaga modelu outsourcingowego

Firmy outsourcingowe w ramach usługi oferują nie tylko swoją wiedzę i doświadczenie, ale także dostęp do zasobów niezbędnych do realizacji danego procesu.

Oferowane rozwiązania najczęściej spełniają wymogi bezpieczeństwa w szerszym zakresie niż jest to możliwe w ramach struktur wewnętrznych danej firmy.

Przyjęcie modelu outsourcingowego w zarządzaniu procesami back-office powinno być poprzedzone głęboką analizą struktury i oczekiwań danej firmy.

Z badań przeprowadzonych przez IPSOS na zlecenie firmy ArchiDoc wynika, że największą korzyścią dla przedsiębiorstw wynikającą z możliwości przekazania części prac zewnętrznemu wykonawcy jest koncentracja na podstawowej działalności firmy (39 proc.) oraz oszczędność czasu (39 proc.) i redukcja kosztów (38 proc.).

Współpraca z partnerem zewnętrznym, oprócz oczywistych korzyści finansowych, pozwala efektywniej realizować kluczowe zadania firmy, a także eliminuje konieczność szkolenia pracowników lub zatrudnienia nowych osób. Dodatkowymi korzyściami są:

  • Eliminacja prac manualnych i automatyzacja procesów;
  • Dostępność zróżnicowanych usług dopasowanych do profilu klienta;
  • Optymalizacja wykorzystania zasobów;
  • Dostęp do nowoczesnych technologii i innowacyjnych rozwiązań;
  • Stabilność prowadzonego biznesu – terminy i efekty określone są kontraktami w ramach umów SLA (Service Level Agrement);
  • Gwarancja jakości prowadzonych działań;
  • Terminowe realizowanie zadań.

Należy podkreślić fakt, że celem outsourcingu nie jest samo dostarczanie usług, ale ich usprawnienie. Wprowadzenie nowych funkcjonalności wpływających na wzrost efektywności działania przedsiębiorstwa pozwala podnieść jakość obsługi klienta końcowego, korzystnie wpływa na wizerunek organizacji w otoczeniu, a co równie istotne – pozwala także obniżyć koszty.