IT wizytówką firmy - usługi, które wprowadzą biuro w XXI wiek

Szybka i efektywna praca, niższe koszty, większy zysk - to hasła, które stara się realizować niemal każdy właściciel firmy. Efektywność pracowników w dużej mierze zależy od funkcjonalności urządzeń, z których w tej pracy muszą korzystać.

Szybkość pracy drukarki współdzielonej przez kilka osób bezpośrednio wpływa na czas, jaki tracą ocze-kując na wydruk. Inteligentna centralka telefoniczna sama połączy dzwoniącego bezpośrednio z właści-wą osobą, dzięki czemu inni pracownicy nie będą musieli tracić czasu na przełączanie rozmowy. Firmowy serwer jest doskonałym sposobem na szybką wymianę plików między wszystkimi użytkownikami. Nie trzeba już fizycznie przenosić plików krążąc z pendrivem po całym biurze. Dzięki wideokonferencji pracownicy nie będą musieli tracić czasu i firmowych pieniędzy na służbowe podróże.

Telefon to podstawowe narzędzie komunikacji dla każdej firmy. W nowoczesnym biurze nie wystarczy już jednak sekretarka i prosta centralka. Tradycyjna centralka telefoniczna to dość drogie i jednocześnie ułomne urządzenie. Chęć skorzystania z dodatkowych funkcji zazwyczaj pociąga za sobą konieczność modernizacji i dokupywania kolejnych kosztownych modułów o wizycie serwisanta nie wspominając. Zamiast tradycyjnej infrastruktury telefonicznej lepiej zastosować telefonię IP. Daje ona również znacz-nie szersze możliwości oraz pozwala znacząco obniżyć koszty połączeń telefoniczny. W tym rozwiązaniu zarówno centralka, jak i telefony są zwykłymi urządzeniami sieciowymi, które mogą pracować w istniejącej biurowej wewnętrznej sieci LAN. Centralka VoIP w rzeczywistości jest serwerem z zainstalowanym specjalnym oprogramowaniem realizującym funkcję centralki telefonii IP.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań w tym temacie jest opensourceowy projekt Asterisk, z którego korzystają dziesiątki tysięcy użytkowników na całym świecie. Do Asteriska powstało całe mnóstwo plu-ginów i rozszerzeń, które dodają wszelkiego rodzaju funkcjonalności. Jest to jednak system, którego konfiguracja wymaga wiedzy teleinformatycznej.

Na szczęście na bazie projektu Asterisk powstał trixbox, czyli oprogramowanie stworzone z myślą o użytkownikach końcowych. trixbox dostępny jest w dwóch wersjach - CE oraz Pro. Pierwsza z nich jest całkowicie bezpłatna i można ją zainstalować na własnym serwerze. Druga jest płatna częściowo i nie jest w pełni autonomiczna. Do poprawnej pracy musi komunikować się z serwerem producenta. Dla osób, które wolą kupić gotowe urządzenie powstał trixbox Appliance - gotowy serwer z zainstalowanym trixboxem CE lub Pro.

Jeśli nie chcemy kupować sprzętu, ani instalować oprogramowania możemy skorzystać z najtańszego i najprostszego rozwiązania - centralki wirtualnej. W Polsce tego typu usługi oferuje między innymi firma FreecoNet. Jej portfolio jest na prawdę imponujące. Z usług FreecoNet korzysta obecnie sieć sklepów obuwniczych Gino Rossi.
Nawet mała firma może zacząć korzystać z usług i stawek zarezerwowanych do tej pory tylko dla du-żych korporacji. Klient FreecoNet może stworzyć swój własny IVR czyli system, który powita osobę dzwoniącą i pozwoli jej dokonać wyboru odpowiadającej opcji z klawiatury telefonu. Komunikaty dźwię-kowe można nagrać z profesjonalnym lektorem lub samodzielnie wgrać je do systemu. Alternatywnie dostępny jest wirtualny lektor. Wszystkie połączenia w ramach sieci są bezpłatne, to duża oszczędność szczególnie dla firm mających swoje oddziały w kilku różnych lokalizacjach. Przejście do FreecoNet nie wymaga od firmy zmiany dotychczasowych numerów - można je łatwo przenieść. Istnieje możliwość stworzenia swojej własnej własnej infolinii 0800, a nawet całego Call Center. Wirtualny Fax pozwala ko-rzystać z pełnej funkcjonalności faksu, bez konieczności jego fizycznego posiadania. Przychodzące do-kumenty przychodzą E-mailem w formie załączników. Wysyłanie faksu jest możliwe w analogiczny sposób poprzez wysłanie wiadomości E-mail na specjalny adres zawierający numer odbiorcy. Można też skorzystać z wirtualnej drukarki lub posłużyć się przeglądarką WWW. Nie trzeba dodawać, że wszystkie faktury i billingi połączeń dostępne są online. Do korzystania z FreecoNet potrzebny jest dostęp do in-ternetu oraz telefony IP. Ewentualnie można wykorzystać tradycyjne aparaty stosując bramki VoIP.

Niezwykle przydatnym urządzeniem w nowoczesnym biurze jest z pewnością urządzenie wePresent WPS820. Umożliwia ono bezprzewodową transmisję obrazu i dźwięku do projektora lub telewizora na-wet z czterech urządzeń równocześnie. Koniec z przełączaniem kabli i konfigurowaniem komputerów. Osoby biorące udział w konferencji lub firmowej naradzie mogą w tym samym czasie wyświetlać obraz na jednym ekranie, który jest wówczas dzielony na cztery części. Wystarczy zalogować się do sieci i uruchomić specjalną aplikację na komputerze, laptopie lub PDA wyposażonym w kartę Wi-Fi. Do wePre-sent może być jednocześnie zalogowanych aż 32 użytkowników, których do transmisji dopuszcza osoba prowadząca prezentację. Co ciekawe urządzenie współpracuje nie tylko z systemami z rodziny Microsoft Windows, ale także z systemem MacOS X.

Dwa lata temu firma Cisco zaprezentowała światu TelePresence Meeting - nowoczesny system wideokonferencyjny, który pozwala na prowadzenie wieloosobowych video konferencji w jakości High Definition.

System działa podobnie, jak normalne systemy do wideokonferencji. Obraz i dźwięk są kompresowane, a następnie transmitowane po sieci IP. Jednak w odróżnieniu od zwykłych systemów wideokonferencyjnych, TelePresence to cały pokój konferencyjny. Poza serwerem firma dostarcza także moduł z trzema specjalnymi kamerami HD, trzy sześćdziesięciocalowe monitory plazmowe Full HD, mikrofony konferencyjne odporne na zakłócenia, głośniki, owalny jasnobrązowy stół konferencyjny oraz wygodne fotele z czarnej skóry.

Największym atutem systemu TelePresence jest możliwość stworzenia rzeczywistego wrażenia osobistej rozmowy między uczestnikami konferencji, którzy fizycznie znajdują się w różnych lokalizacjach. W ten sposób przekazywana jest mowa ciała, która jest niezwykle istotnym nośnikiem informacji. Amerykań-ski psycholog Ray Birdwhistell dowiódł, że podczas rozmowy tylko 35 procent informacji pochodzi ze słów. Aż 65 procent informacji to ekspresja niewerbalna.

CZAS NA VOIP

Jan Wyrwiński, Prezes Zarządu FreecoNet SA

Jest wiele korzyści, jakie firma może uzyskać zamieniając tradycyjnego operatora telekomunikacyjnego na usługodawcę telefonii internetowej. Przede wszystkim są to znaczne oszczędności wynikające z symbolicz-nego abonamentu i niskich opłat za ruch telefoniczny. Dzwoniąc za pomocą telefonii internetowej, wszyst-kie połączenia w ramach danego operatora są zawsze bezpłatne. To oznacza darmowe rozmowy nie tylko wewnątrz firmy i pomiędzy jej oddziałami, ale też np. z partnerami biznesowymi, którzy korzystają z tele-fonii VoIP. Ciekawie przedstawiają się również stawki połączeń zagranicznych – do wielu państw można dzwonić płacąc nawet kilka groszy za minutę rozmowy.

To jednak nie tańsze rozmowy są najważniejszym argumentem przechodzenia wielu firm na usługi VoIP, ale mocno rozbudowana oferta usług dodanych, jakiej nie może zaoferować żaden operator tradycyjny. Oprócz podstawowych usług takich, jak transfer, przekierowanie połączeń przychodzących czy poczta gło-sowa, do dyspozycji firm jest pełen pakiet niezbędnych rozwiązań, jak np. Wirtualny Fax. Nie jest już potrzebne tradycyjne urządzenie faksowe, aby wysyłać i odbierać faksy. Dzięki telefonii internetowej, wszystkie przychodzące faksy trafiają na skrzynkę E-mail, można je łatwo przeglądać i archiwizować i mamy też pewność, że nie trafią do rąk osób postronnych. Wysyłka faksów jest też bardzo prosta – za pomocą maila czy też opcji drukowania w dokumentach tekstowych. Ciekawym rozwiązaniem jest też usługa integrująca telefonię VoIP ze stronami WWW. Tym sposobem firma może stworzyć użyteczną funkcję na swojej witrynie – szybkiego inicjowania połączeń np. z działem obsługi klienta.

Telefonia VoIP daje również dostęp do zaawansowanych usług telefonicznych, jak np. Call Center czy IVR (system automatycznych powitań i przekierowań połączeń) bez inwestycji – w wersji hostowanej. Jest to bardzo dobra oferta dla tych firm, które chcą zadbać o jak najlepszą obsługę klienta przez tele-fon, a jednocześnie nie stać ich na jednorazowy wydatek rzędu kilku czy kilkunastu tysięcy złotych na potrzebny sprzęt. Dzięki systemowi IVR, firma może posiadać m.in. system automatycznego powitania osoby dzwoniącej i przekierowań połączeń. Natomiast usługa Call Center pozwala na stworzenie działu telefonicznej obsługi klienta. Warto zaznaczyć, że oba te rozwiązania można łatwo skonfigurować w pa-nelu użytkownika dostępnym przez stronę WWW.