Dofinansowane projekty muszą być realizowane w zgodzie z obowiązującymi przepisami oraz założeniami, jakie zostały przedstawione w dokumentacjach aplikacyjnych. Beneficjenci są zobowiązani systematycznie dokumentować i rozliczać wydatki związane z inwestycją, aby możliwa była refundacja poniesionych kosztów. Na każdym z etapów realizacji projektu oraz długo po jego zakończeniu podmioty realizujące inwestycje muszą liczyć się z koniecznością poddania się kontroli przeprowadzanej przez właściwą instytucję.

Czas kontroli

Kontrola może zjawić się w każdym momencie i nie ma możliwości, aby odmówić kontrolującym dostępu do miejsca realizacji projektu czy dokumentów z nim związanych. Co więcej, w przypadku podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości kontrolujący mogą, ale nie muszą poinformować beneficjenta o planowanej kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie może być weryfikowana gotowość beneficjenta do realizacji projektu oraz porównywany stan faktyczny i informacje zawarte w dokumentacji aplikacyjnej. Na etapie realizacji projektu kontrolujący mogą sprawdzać m.in. postęp prac i prawidłowość dokonywanych rozliczeń oraz poprawność procedur wyboru dostawców. Po zakończeniu projektu kontroli podlegać może kwestia utrzymania inwestycji przez określony czas w niezmienionym zakresie.

Nie należy zatem łudzić się, iż kontrola ominie któregokolwiek z beneficjentów. Pytanie tylko, ile razy kontrolujący zjawią się w ich przedsiębiorstwach. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli przynajmniej inspekcje na zakończenie projektu będą obecnie obligatoryjne.

Kto sprawdzi projekt

Innym pytaniem, na które warto odpowiedzieć, jest to, kto może stawić się na kontrolę w celu zweryfikowania prawidłowości realizacji projektu. W zależności od programu operacyjnego i działania, w ramach którego beneficjenci ubiegali się o wsparcie, muszą się oni liczyć z potencjalnymi wizytami przedstawicieli m.in. Instytucji Zarządzających, Pośredniczących i Wdrażających dane działanie, Ministerstwa Finansów, Urzędu Kontroli Skarbowej, Instytucji Audytowej, Komisji Europejskiej czy Europejskiego Trybunału Obrachunkowego. Katalog ten można rozszerzać praktycznie w nieskończoność, jako że zapisy większości umów o dofinansowanie stwarzają możliwość przeprowadzania kontroli przez podmioty upoważnione do tego na podstawie odrębnych pełnomocnictw.

Doświadczenia lat 2004-2007 wskazują, iż kontrole przeprowadzane na miejscu były dotychczas najskuteczniejszą metodą wykrywania nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy unijnych. W ten sposób wykryto bowiem ok. 36 proc. wszystkich zgłoszonych Komisji Europejskiej nieprawidłowości. Obecnie Polska ma do wykorzystania nieporównywalnie większe środki pomocowe, można więc zakładać, iż w perspektywie finansowej na lata 2007-2013 kontrole będą częstsze.

Zidentyfikowane podczas kontroli nieprawidłowości mogą skutkować odebraniem przyznanego spółce wsparcia finansowego, zatem przed przystąpieniem do realizacji projektów dofinansowanych z funduszy strukturalnych UE warto poświęcić odpowiednio dużo uwagi kwestiom opracowania odpowiednich procedur wewnętrznych, które zapewnią zgodność projektu z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi. Warto również zastanowić się nad przeprowadzeniem próbnej kontroli, która może ujawnić zaistniałe nieprawidłowości, pozwalając na ich usunięcie i jednoczesne uniknięcie negatywnych konsekwencji z nimi związanych.

KTO M.IN. MOŻE SKONTROLOWAĆ REALIZACJĘ PROJEKTU

• Instytucje Zarządzające, Pośredniczące i Wdrażające dane działanie,

Ministerstwo Finansów,

• Urząd Kontroli Skarbowej,

• Instytucja Audytowa,

• Komisja Europejska,

• Europejski Trybunał Obrachunkowy