Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie modnego rozwiązania: możliwości składania przez konsumenta odręcznego podpisu na tablecie lub terminalu. Okazuje się jednak, że taki mechanizm zatwierdzania dokumentów – choć wygodny i nowoczesny – może przysporzyć firmie kłopotów. Konsument może bowiem zakwestionować to, że parafka na tablecie została złożona przez niego. I ma ku temu podstawy.
Reklama
Maciej Trąbski radca prawny w kancelarii Gessel / Dziennik Gazeta Prawna
Dominik Jędrzejko adwokat, partner w kancelarii Kaszubiak Jędrzejko i autor bloga NieuczciwePraktykiRynkowe.pl / Dziennik Gazeta Prawna
Olgierd Rudak prawnik, redaktor naczelny czasopisma „Lege Artis” / Dziennik Gazeta Prawna
Odręczne parafki na szklanej tafli są podobne do analogicznych na papierze w zaledwie 62 proc. To może być wykorzystane do zakwestionowania ich wiarygodności.
Zbieranie podpisów klientów na tabletach okazać się może ryzykowne dla przedsiębiorcy, szczególnie gdy trzeba będzie wykazać ich wiarygodność. Taki wniosek płynie dla przedsiębiorców z badania przeprowadzonego przez zespół z Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. „Własnoręczne podpisy złożone przez tę samą osobę tradycyjnie na papierze i na szkiełku są do siebie podobne w zaledwie 62 proc.” – dowodzą naukowcy w raporcie z badania „Porównanie podpisów biometrycznych na papierze i tabletach”.
Coraz popularniejsze
Tymczasem rozwiązanie polegające na podsuwaniu klientom szklanej tafli tabletu lub panelu specjalnego urządzenia zamiast tradycyjnej kartki papieru coraz bardziej zyskuje na popularności. W grudniu 2017 r. spółka telekomunikacyjna Orange poinformowała, że w jednym ze swoich warszawskich salonów sprzedaży rozpoczęła pilotażowy program podpisywania umów z klientami na tablecie. Po wybraniu oferty z doradcą, ustaleniu warunków i zapisaniu danych klient składa podpis rysikiem na szklanym ekranie. Następnie dokument trafia na jego adres e-mailowy. To rozwiązanie alternatywne dla tradycyjnego podpisywania kontraktu, czyli długopisem na papierze. Orange chwali się, że wprowadzając nowe rozwiązanie, chce popularyzować zawieranie elektronicznych umów.
Tę metodę w relacjach z klientami przedsiębiorcy stosują coraz częściej, np. firmy kurierskie, banki, firmy ubezpieczeniowe. Co ciekawe, składanie podpisów rysikiem na tablecie jest wykorzystywane na szeroką skalę przez Pocztę Polską przy doręczaniu przesyłek z sądów powszechnych.
Wbrew błędnemu przekonaniu podpis składany na tablecie wcale nie jest rodzajem podpisu elektronicznego (który w określonych warunkach jest uznawany za najbezpieczniejszy). Jest to bowiem podpis własnoręczny, a więc zaliczany do podpisów biometrycznych. I, jak się okazuje, jego stosowanie może wywoływać problemy, gdy pojawią się spory co do jego autentyczności.
Dwie metody, duże różnice
Wyniki przytoczonego na wstępie badania niestety mocno mogą ostudzić entuzjazm zwolenników nowego rozwiązania. Najgorzej wygląda korelacja w zakresie nacisku pisma – zbieżność na poziomie 30 proc. i odległości między wersami – 31 proc. Inna jest wielkość pisma (poziom korelacji – 48 proc.) i szerokość (51 proc.). Wysoki wskaźnik podobieństwa dotyczy w zasadzie jedynie odległości między poszczególnymi literami podpisu (91 proc.).
Brak podobieństwa między podpisami składanymi na papierze i tablecie oznacza, że wypracowanych metod badania autentyczności tych pierwszych podpisów nie da się wykorzystać przy analizie tych drugich.
– W przypadku podpisywania papierowych dokumentów sytuacja jest jasna. Jeżeli ktoś kwestionuje, że podpisał dane oświadczenie woli, np. umowę z przedsiębiorcą, to powołuje się biegłego grafologa, który przeprowadza stosowną analizę. Weryfikuje m.in. nacisk pisma, jego wielkość, szerokość czy też stopień pochylenia – tłumaczy dr Rafał Witkowski z zespołu badawczego na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza. – Problem polega na tym, że nie ma wypracowanych metod badania oryginalności podpisów składanych na tabletach. Nasze opracowanie pokazuje zaś, że nie można zastosować tradycyjnej analizy grafologicznej, bo różne metody składania podpisu biometrycznego prowadzą do tego, że powstają de facto dwa zasadniczo różne od siebie podpisy tej samej osoby – dodaje dr Rafał Witkowski.
Na szkiełku niebezpiecznie
Zdaniem autorów badania posługiwanie się w obrocie gospodarczym podpisami składanymi na szkiełku, choć chwytliwe marketingowo, jest niebezpieczne. Problem może pojawić się w sytuacji, gdy druga strona umowy, a więc kontrahent czy też konsument, zacznie kwestionować autentyczność złożonego podpisu. Wtedy trudno będzie jednoznacznie rozstrzygnąć, czy dokument rzeczywiście został podpisany przez daną osobę, czy też nie.
Z tak radykalnym osądem nie zgadza się dr Kamil Czaplicki z Katedry Prawa Informatycznego na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego.
– Rzeczywiście, podpisy składane na papierze i szkiełku mocno się różnią. Trzeba jednak pamiętać, że w dużej mierze wynika to z istoty podpisu własnoręcznego, który, co prawda, nosi w sobie cechy biometryczne, ale mają one charakter ułomny – tłumaczy dr Czaplicki.
– Podpisy danej osoby są jednorodne, ale nigdy identyczne. Inaczej będzie wyglądał podpis, gdy ktoś stoi, inaczej, gdy siedzi. Różnice będą wynikały również ze stopnia zmęczenia człowieka. Metoda składania podpisu jest po prostu kolejnym czynnikiem, który wpływa na wygląd podpisu – dodaje ekspert w rozmowie z DGP.
W jego ocenie podpisów na tabletach można używać w obrocie prawnym. W razie sytuacji konfliktowych do weryfikacji oryginalności podpisu należałoby zaś wykorzystywać metodę porównawczą, polegającą na zestawieniu podpisu pod dokumentem na szkiełku z innym podpisem tej samej osoby złożonym również na tablecie.
Takie tłumaczenie nie przekonuje autorów cytowanego badania. – Pobieranie materiału porównawczego może okazać się bezcelowe. Ludzie nie mają wyrobionego nawyku podpisywania się na szkiełku, ponieważ z taką formą autoryzacji dokumentów spotykają się rzadko. W konsekwencji jeden podpis złożony przez daną osobę na tablecie wcale nie przypomina drugiego zapisanego w ten sam sposób – zauważa dr Rafał Witkowski.
W dużej mierze to od indywidualnej oceny przedsiębiorców zależy więc, czy stosować w swojej działalności podpisy na tablecie. Powinni oni wyważyć, czy podążając z duchem czasu, są w stanie zaakceptować towarzyszące temu ryzyko.
Nowoczesność a prawo
Obowiązujące w Polsce przepisy nie zawierają szczególnych regulacji poświęconych składaniu własnoręcznych podpisów na tablecie. W doktrynie przyjmuje się jednak, że nie ma przeciwwskazań formalnych dotyczących stosowania tej metody autoryzacji oświadczeń woli. Zgodnie z art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.) co do zasady wola osoby dokonującej czynności prawnej (np. podpisanie umowy) może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Z kolei w świetle art. 78 tej samej ustawy do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
OPINIE EKSPERTÓW
Modna forma odręcznej sygnatury budzi wiele wątpliwości
Odpowiedź na pytanie, czy elektroniczne odwzorowanie podpisu stanowi podpis własnoręczny w rozumieniu prawa, jest niestety niejednoznaczna. Do czasu rozstrzygnięcia tych wątpliwości, w celu dokonania czynności, dla których zastrzeżona jest forma pisemna, konieczne jest zawarcie umowy w sposób tradycyjny. Należy pamiętać, że Sąd Najwyższy w sposób bardzo rygorystyczny podchodzi do zagadnienia własnoręczności podpisu. Ogromna większość czynności prawnych nie wymaga zachowania formy pisemnej i wystarczająca jest forma ustna lub forma dokumentowa, tj. złożenie oświadczenia woli poprzez dowolny nośnik pozwalający na ustalenie osoby składającej oświadczenie. Tu właśnie podpis „na tablecie” może mieć ogromne zastosowanie jako środek szybki i wygodny.
Przedsiębiorcy w sytuacji, gdy konsument zakwestionuje złożony na tablecie podpis, przysługują takie same środki, jak w przypadku dokumentu podpisanego tradycyjnie. Gdyby sprawa trafiła do sądu, konsument musiałby zaprzeczyć prawdziwości dokumentu elektronicznego oraz wykazać, że podpis nie pochodzi od niego, np. przy wykorzystaniu dowodu z opinii biegłego. Oczywiście sąd będzie oceniał tę okoliczność na podstawie całokształtu materiału dowodowego.
Choć wyniki przeprowadzanych badań są niewątpliwie ciekawe, to należy podkreślić, że rozwój technologii już od jakiegoś czasu spycha formę pisemną czynności prawnej na dalszy plan. Można wręcz powiedzieć, że z uwagi na olbrzymi wzrost liczby umów zawieranych na odległość nie jest to forma dominująca. Efektem tych zmian była m.in. nowelizacja przepisów kodeksu cywilnego, w którym od września 2016 r. znajdziemy przepis dotyczące formy elektronicznej, ale, co ważniejsze, formy dokumentowej.
I tak zgodnie z art. 772 k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. W rezultacie sam podpis na szkle (z wykorzystaniem tabletu lub podobnego urządzenia) wraz z innym okolicznościami jego złożenia (np. ustalenie tożsamości osoby składającej podpis) co do zasady będzie taką identyfikację umożliwiał.
W kodeksie cywilnym mamy obecnie również bardzo szeroką definicję dokumentu, którym jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Brak tu wymogu jakiegokolwiek podpisu, a walor dokumentu zyskuje w zasadzie każdy nośnik informacji. W rezultacie ważność umowy zawartej z wykorzystaniem formy dokumentowej może wynikać nawet z utrwalonej rozmowy telefonicznej czy też wymiany SMS-ów. Mam wrażenie, że konsumenci często nie zdają sobie sprawy z doniosłości tak dokonywanych czynności prawnych, błędnie przyjmując, że jeśli nie złożyli tradycyjnego podpisu, to mogą próbować uchylić się od konsekwencji zawarcia umowy.
Warto rozwijać nowoczesne metody zawierania umów. Zwłaszcza że nowe technologie pozwalają na dodatkową weryfikację biometryczną tożsamości (zwykłe zdjęcie, skan odciska palców, skan siatkówki oka itp.). W rezultacie, łącząc kilka metod, możemy osiągnąć wyższy poziom możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie, niezależnie od tego, że sam podpis na szkle będzie mniej bezpieczny od podpisu na papierze.
Natomiast konsument zawsze ma możliwość kwestionowania podpisu czy też zasady ustalenia tożsamości. Należy przy tym pamiętać, że mimo niezachowania formy pisemnej dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny. Szczególnie jeśli żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, ale również, jeśli fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
W przypadku istotnego sporu sprawę złożonego na tablecie podpisu musiałby oceniać biegły grafolog. Zna on bowiem różnice w technice podpisywania się różnymi narzędziami. Umiałby więc to przełożyć na wygląd złożonego podpisu. Przedsiębiorca decydując się na taką formułę potwierdzania usług, powinien być świadomy, że w razie sporu będzie musiał zapłacić za grafologa.
Jeżeli chodzi o możliwość obrony, to najlepsza jest prewencja. Przykładowo banki weryfikują tożsamość klienta na podstawie dokumentu tożsamości. Najczęściej są też monitorowane, więc w razie wątpliwości mogą skorzystać z nagrania wideo (o ile widoczna będzie na nim twarz klienta).
Mam przy tym wszystkim wątpliwości co do kwalifikacji odręcznego podpisu na tablecie jako złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie opisanego w art. 78 par. 1 kodeksu cywilnego. Moim zdaniem „podpis na dokumencie” oznacza, że podpis musi być „tam, gdzie treść dokumentu”. Tymczasem taki podpis cyfrowy nie jest „na dokumencie”. Co gorsza, skoro te dane są cyfrowe, to niezależnie od sposobu zabezpieczenia, istnieje zapewne możliwość ich skopiowania i przeniesienia na inny dokument. Natomiast nie mam wątpliwości, że forma taka jest wystarczająca dla zachowania formy dokumentowej czynności prawnej.