Skuteczne zarządzanie przepływem dokumentów, redukcja kosztów wydruku, bezpieczeństwo danych – tak można scharakteryzować potężne narzędzia do obsługi i kontroli dokumentów w firmie.
Według raportu firmy KPMG zjawisko marnowania papieru poprzez druk w zbyt wielu egzemplarzach dotyczy blisko jednej trzeciej respondentów używających w pracy drukarki. To zjawisko najczęściej ma miejsce w firmach dużych, zatrudniających ponad 250 osób oraz w sektorze produkującym dobra konsumpcyjne. Według ponad jednej trzeciej respondentów w ich zakładach pracy monitorowana jest ilość wydruków. Ponad 20 proc. respondentów (pracowników firm) twierdziło także, że często lub czasami drukuje prywatne materiały na służbowej drukarce. Najczęściej dotyczy to mikroprzedsiębiorstw.
Firmy i ich menedżerowie na pewno częściej niż wcześniej zwracają uwagę na optymalizację kosztów, która poprawi im rachunek zysków i strat. Czy dane rozwiązanie pozwoli mi zmniejszyć koszty a tym samym zwiększyć zyski? Czy nowy produkt zwiększy moją konkurencyjność? Przed takimi dylematami stają menedżerowie firm zatrudniających 5 osób, ale także 5 tysięcy. Szukają więc z jednej strony coraz bardziej efektywnych rozwiązań, ale także innowacyjnych, prostych w obsłudze.
Prosty przykład. Wydać 300 złotych miesięcznie czy 11 tysięcy doposażając swoją firmę w innowacyjną drukarkę, która oprócz druku ma także funkcjonalności faksu, skanera, wi-fi, wyśle nasze prace do chmury i jeszcze dodatkowo można monitorować online wszystkie prace? 11 tysięcy wydamy w przypadku, kiedy kupimy urządzenie na własność i dodatkowo będziemy płacić za serwis, wymianę tonera i innych części. 300 złotych plus 3 grosze za druk czarno- biały i 20 groszy za kolorowy, kiedy drukarkę wynajmiemy. Serwis, przeglądy etc nas nie interesują, zadbają o to specjaliści z firmy wynajmującej urządzenie. A kiedy mamy takich urządzeń 100? Pytanie retoryczne, bo odpowiedź wydaje jest prosta. Po co zamrażać kapitał kupując środki trwałe, które bezpośrednio nie wpływają na rozwój naszego biznesu? – komentuje Łukasz Rumowski, Dyrektor Rozwoju Produktu w ARCUS SA.
Zatem niezwykle ważnym elementem działania każdej nowoczesnej firmy jest oprogramowanie, które skutecznie będzie monitorować, kto z pracowników biura ile drukuje. Oczywiście nie da się uniknąć korzystania ze sprzętu biurowego przez pracowników w celach prywatnych, i to nie dlatego, że nie ma takich możliwości technicznych. Firma powinna być miejscem przyjaznym dla pracownika i takie zakazy mogą nie być najlepiej widziane. Ale pracownik musi również uwzględniać potrzeby i ograniczenia swojego pracodawcy, a zatem „salomonowym rozwiązaniem” jest umożliwienie pracownikom korzystanie ze sprzętu biurowego i rozliczanie kosztów. Można również wprowadzić limity ilościowe lub kosztowe wydruku.
Takie rozwiązanie jest oczywiście korzystne dla firmy. Wyobraźmy sobie, że w firmie jest 5 zespołów sprzedażowych rozliczanych z zysku. Wprowadzając szczegółowy monitoring liczby wydrukowanych stron przez poszczególnych pracowników managerowie są w stanie dokładnie policzyć koszty a w razie ich przekroczenia odpowiednio szybko zareagować. Jest to szczególnie ważne przy wydruku kolorowym, kiedy koszt druku 1 strony to 20-25 groszy. Z drugiej zaś strony takie podejście może być także przydatne dla poszczególnych pracowników. Można tak ustawić raporty z druku, że każdy zlecający prace widzi nie tylko jej koszt, ale także ile drzew trzeba było poświęcić na wydrukowanie jego np. prezentacji. Myślę, że dla wielu osób taka informacja jest impulsem do zmniejszenia liczby niepotrzebnych wydruków- komentuje Łukasz Rumowski – Dyrektor Działu Rozwoju Produktu.
Brak kontroli drukowania, czyli cyberzagrożenie dla firmy
Rok 2016 był okresem wzmożonej aktywności cyberprzestępców. Ataki na duże firmy a co za tym idzie na ich partnerów i klientów można liczyć w setkach tysięcy. Eksperci wskazują, ze rok 2017 pod tym względem nie będzie lepszy. Ale poza klasycznymi atakami nadal sporym problem pozostają kwestie bezpieczeństwa danych w samych firmach. Fraud korporacyjny czy zwykła nieuwaga w korzystaniu z urządzeń wykorzystywanych przez pracowników może mieć fatalne skutki dla całej firmy. Jeśli dodamy do tego brak jakichkolwiek zabezpieczeń dokumentów w instytucjach publicznych czy urzędach, oznaczać to może ogromne zagrożenie dla działania jakiekolwiek organizacji – prywatnej czy państwowej.
Zgodnie z raportem „Bezpieczeństwo Informacji w Polsce 2015” HSM zdecydowana większość badanych (94 proc.) uważa, że wyciek poufnych danych może narazić przedsiębiorstwo bądź instytucję publiczną na poważne straty. Polscy przedsiębiorcy i urzędnicy są świadomi tego, jakie zagrożenie niosą za sobą wycieki, jednak nie podejmują działań mających na celu zmianę tej sytuacji.
Zdaniem twórców raportu potrzebna jest gruntowna edukacja szeregowych pracowników w zakresie norm bezpieczeństwa informacji, utylizacji oraz archiwizowania poufnych danych. Dokumentacja zawierająca poufne dane w blisko 60 proc. przypadków likwidowana jest wewnątrz firmy, w której się znajduje. Pozostałe 40 proc. jest usuwane z reguły jak zwykły odpad komunalny. Należy edukować przedsiębiorców i urzędników w zakresie niebezpieczeństwa związanego z brakiem odpowiedniej utylizacji papierowej dokumentacji i nośników zawierających wrażliwe dane.
Zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji nośniki poufnych danych powinny być utylizowane tam, gdzie są przechowywane. Outsourcing usług w tym zakresie zwiększa jedynie ryzyko wycieku danych.
Nie można jednak zapominać o pierwszym i kluczowym elemencie bezpieczeństwa danych w firmie, – czyli dostępie do tych danych, weryfikacji użytkownika urządzenia czy systemu, oraz monitoringu, co dzieje się z naszymi dokumentami i jaki jest ich przepływ.
Każdy z nas doświadczył sytuacji, kiedy podchodząc do drukarki musiał szukać swoich wydruków pośród innych prac. A co jeśli są to informacje kadrowe dotyczące zarobków poszczególnych pracowników lub co gorsza strategia rozwoju firmy? Skopiowanie takich informacji i np. przekazanie konkurencji to zagrożenie dla przedsiębiorstwa. Łatwo takie zagrożenie można wyeliminować, kiedy każdy z pracowników będzie mógł drukować dopiero po zalogowaniu się do urządzania albo używając hasła i indywidualnego pinu albo karty identyfikacyjnej. Bezpieczny wydruk jest szczególnie ważny w przypadku większych firm z rozbudowaną infrastrukturą, z dużą liczbą wielofunkcyjnych urządzeń drukujących.- dodaje Łukasz Rumowski.
Artykuł powstał przy współpracy z: