Prokura, uregulowana w przepisach art. 109¹ i nast. Kodeksu cywilnego, jest szczególną odmianą pełnomocnictwa zarezerwowaną wyłącznie dla przedsiębiorców w rozumieniu przepisu art. 43¹ Kodeksu cywilnego i podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców. Prokurenta może zatem ustanowić jedynie osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.
Uprawnienia prokurenta
Udzielając prokury przedsiębiorca upoważnia prokurenta do działania w zakresie wszelkich spraw sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent może więc reprezentować przedsiębiorcę przed sądami, organami państwowymi i samorządowymi, a także w kontaktach z innymi instytucjami, np. bankami. Może zatem wytoczyć powództwo, uczestniczyć w rozprawie, zawrzeć ugodę, a nawet cofnąć powództwo. Prokurent może także podejmować czynności pozasądowe: zawrzeć umowę kredytu lub pożyczki, umowę najmu, dzierżawy, sprzedaży, umowy z zakresu prawa pracy, podpisywać weksle i czeki.
Wynika z tego, że zakres umocowania prokurenta jest bardzo szeroki i podejmowane przez niego samodzielnie czynności mogą istotnie wpływać na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważny jest wybór prokurenta: powinna być to osoba zaufana, znająca przedsiębiorstwo i sposób jego funkcjonowania, od której przedsiębiorca może oczekiwać, iż będzie działała w interesie przedsiębiorstwa.
Należy w tym miejscu zaznaczyć, że prokurent w żaden sposób nie zastępuje ani nie ogranicza w działaniu samego przedsiębiorcy lub jego organów (zarządu). Prokurent działa równolegle i niezależnie od nich.
Pomimo tak szerokiego katalogu uprawnień prokurenta istnieją czynności, do dokonania których prokurent musi uzyskać od swojego mocodawcy dodatkowe pełnomocnictwo szczególne. Są to: zbycie przedsiębiorstwa, dokonanie czynności prawnej zmierzającej do oddania go do czasowego korzystania, a także zbycie i obciążenie nieruchomości (np. wydzierżawienie jej). Do dokonania którejkolwiek z tych czynności prokurent musi uzyskać swoistą akceptację przedsiębiorcy wyrażającą się właśnie pełnomocnictwem szczególnym. Co więcej, jeżeli dokonanie danej czynności wymaga formy szczególnej (jak chociażby zbycie nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego), to takie pełnomocnictwo szczególne dla prokurenta również musi zostać udzielone w formie aktu notarialnego.
Kto może zostać prokurentem?
Kodeks cywilny ogranicza krąg podmiotów, które mogą być prokurentem do osób fizycznych posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że nie można ustanowić prokurentem osoby prawnej ani jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, czyli np. innej spółki. Jest to zasadne zważywszy na wspomniany już istotny element prokury – zaufanie przedsiębiorcy do prokurenta. Takim zaufaniem można obdarzyć osobę fizyczną, trudno jest natomiast zawierzyć organom osoby prawnej, które mogą zmieniać swój skład osobowy często bez wpływu przedsiębiorcy udzielającego prokury.
Przedsiębiorca nie może również udzielić prokury osobie, która posiada już uprawnienie do reprezentowania go z innego tytułu: jednemu ze wspólników spółki jawnej, komplementariuszowi, członkowi zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej.
Prokurent nie musi być pracownikiem przedsiębiorcy ani być związany jakimkolwiek innym stosunkiem prawnym z przedsiębiorcą (np. umową zlecenia).
W jaki sposób udziela się prokury?
Dokument, w którym udzielamy prokury powinien być sporządzony na piśmie, aby był ważny. Prokura jest skuteczna już z chwilą jej udzielenia. O udzieleniu prokury należy zawiadomić właściwy rejestr przedsiębiorców. Prokury można udzielić jednej osobie albo kilku. Jeżeli udzielamy jej dwóm lub więcej osobom, możemy dwojako ukształtować ich sytuację:
- każdemu z prokurentów pozwalamy działać samodzielnie (tzw. prokura samoistna), albo
- zastrzegamy, że prokurent może działać wyłącznie wspólnie z innymi prokurentem lub prokurentami (tzw. prokura łączna). Przykładowo, możemy ustanowić trzech prokurentów i zastrzec, że do skutecznego złożenia oświadczenia woli w imieniu mocodawcy konieczne jest wspólne działanie dwóch spośród nich.
Atutem prokury łącznej, z punktu widzenia przedsiębiorcy, jest z pewnością wzajemna kontrola prokurentów. Utrudnieniem może okazać się natomiast potrzeba uzyskania większej liczby podpisów pod dokumentami. Należy przy tym pamiętać, że prokurenci nie muszą w takim wypadku podpisać się jednocześnie – mogą złożyć swoje podpisy w różnym terminie, a dopóki pod dokumentem nie znajdą się wszystkie wymagane podpisy dokonana czynność jest niezupełna i nie wywołuje skutków prawnych. Chcąc zmobilizować pozostałych prokurentów do złożenia brakujących podpisów druga strona może wyznaczyć im termin, po upływie którego przestanie być związana swoim oświadczeniem.
Czas trwania prokury
Prokura może być udzielona na czas określony lub bezterminowo i przedsiębiorca może ją w każdym czasie odwołać. O odwołaniu prokury należy zawiadomić właściwy rejestr przedsiębiorców.
Ponadto prokura wygasa w razie wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenia jego upadłości, otwarcia likwidacji lub przekształcenia przedsiębiorcy, a także w razie śmierci prokurenta. W tym ostatnim przypadku o wygaśnięciu prokury należy zawiadomić właściwy rejestr przedsiębiorców.
Prokura istnieje nadal pomimo śmierci mocodawcy lub utraty przez niego zdolności do czynności prawnych.