Podstawową różnicą pomiędzy samochodem firmowym a tym użytkowanym prywatnie, jest jego przeznaczenie oraz koszty użytkowania. Auto kupowane na NIP ma za zadanie zarabiać, a zatem warto wiedzieć, jakie wydatki musimy uwzględnić.
Mylnym założeniem przyjmowanym przez osoby kupujące samochód jest to, że skupiają się wyłącznie na cenie zakupu. Tymczasem dla przedsiębiorców szczególnie ważnym kosztem samochodu jest różnica między ceną zakupu i jego odsprzedaży. Dobrej jakości samochody po trzech latach eksploatacji można sprzedaż średnio za 50 proc. ich początkowej wartości. Oznaczałoby to, że samochód za 100 tysięcy zł kosztował nas tak naprawdę 50 tysięcy. Tylko czy na pewno?
TCO
Ten powszechnie stosowany skrót, (z ang. Total Cost of Ownership, całkowite koszty użytkowania) określa wszystkie koszty, jakie generuje samochód w firmie. Najprościej możemy je podzielić na bezpośrednie i pośrednie. Do tych pierwszych zaliczają się koszty zakupu paliwa, ubezpieczenia samochodów, przeglądów serwisowych, opon, napraw.
Wydatki pośrednie to wszelkie opłaty związane z ogólnie pojętą administracją, takie jak koszty zatrudnienia osób do zarządzania samochodami, telefonów czy systemu informatycznego. Zdecydowanie prościej jest niewielkim przedsiębiorcom ograniczyć koszty bezpośrednie, ponieważ pośrednie z reguły w małych firmach stanowią ich promil.
Koszty bezpośrednie
Największym kosztem jest zakup i amortyzacja pojazdów. Tutaj warto wziąć pod uwagę nie tylko cenę zakupu, ale także odsprzedaży. Następnym w kolejce kosztem jest paliwo. Szukając samochodu warto jest przeanalizować jego spalanie, które zawarte jest w katalogach. Producenci oczywiście zaniżają te dane, ale mniej więcej wszyscy o tyle samo, więc informacje od producentów można traktować, jako porównywalne, doliczając do średniego spalania około litra na 100 km. Zanim zdecydujemy się zatankować auto, warto skorzystać z oferty koncernów paliwowych, które sprzedają produkty dla firm obniżające koszty. np. w postaci kart paliwowych. Karty to przede wszystkim rabaty na paliwo, ale także zbiorcza faktura z wyszczególnionymi tankowaniami. Dzięki temu otrzymujemy proste narzędzie pozwalające kontrolować wydatki i wykryć nadużycia wśród kierowców.
Następnym czynnikiem generującym koszty jest ubezpieczenie. Obecnie towarzystwa ubezpieczeniowe niechętnie ubezpieczają samochody firmowe, ponieważ jak same tłumaczą, dokładają do tych polis. Stąd w ostatnim roku nastąpił wzrost składek w tym segmencie. Ale i w tym przypadku mamy możliwość poszukania oszczędności. Możemy zdecydować się tylko na ubezpieczenie OC, rezygnując z AC lub zapisać udział własny w szkodzie. Dobrze jest też skorzystać z usług brokera ubezpieczeniowego.
Trzecim istotnym kosztem jest serwis. Warto o tym pomyśleć już na etapie wyboru marki samochodu. Wystarczy zadzwonić do dilera, sprawdzić jak często występują okresy międzyprzeglądowe, ile kosztuje serwis i jak jest z dostępnością części. Obecnie standardem w przypadku samochodów osobowych są przeglądy co 30 tysięcy km. Niektóre marki w ramach promocji oferują już przeglądy w cenie zakupu samochodu. Sprawdźmy także kwestie gwarancji, szczególnie, jeżeli planujemy użytkować samochód dłużej niż trzy lata.
Warto również przeanalizować ofertę sieci serwisów niezależnych, ponieważ obecna ustawa GVO pozwala na serwisowanie nowych samochodów także poza stacjami autoryzowanymi.
Koszty pośrednie
W niewielkich firmach koszty pośrednie nie są bardzo istotne, niemniej jednak warto je kontrolować. Można to robić za pomocą prostego pliku excela lub korzystając z prostych programów informatycznych dedykowanych do zarządzania samochodami. Warto także rozważyć usługi zewnętrznej firmy oferującej kompleksowe zarządzanie flotą. Musimy oczywiście uwzględnić wtedy opłatę dla zarządzającego, ale w zamian mamy stałe miesięczne, i co najważniejsze, przewidywalne koszty.
Zakup samochodu do firmy to skomplikowany proces, jednak w każdym aspekcie możemy liczyć na pomoc profesjonalnych firm. Z przedstawicielami wszystkich branż i ekspertami będzie można się spotkać podczas targów Fleet Market w dniu 22 listopada.