Szybki rozwój firmy i pojawiające się w związku z tym problemy często naprowadzają właścicieli firmy na pomysł poszukiwania wsparcia w rozwiązaniach informatycznych. Wybierają systemy, które są elastyczne, sprostają rozwojowi biznesu i tak samo dobrze obsłużą firmę w danej chwili, jak i wtedy gdy będzie dwa czy pięć razy większa.
Wiara w powodzenie
Kiedy firma odzieżowa LPP, właściciel marki Reserved, kupowała system do zarządzania swoimi produktami w sieci sklepów, wielu obserwatorów uważało to za szaleństwo. System kosztował 5 mln dolarów, a obroty firmy nie przekraczały 70 mln zł. A jednak prezes Marek Piechocki wierzył, że ma znakomity model biznesowy, że firma szybko urośnie i że potrzebuje systemu najlepszego na świecie, aby sukces go nie zaskoczył. Kupił system Retek, narzędzie, które pozwoliło mu zwiększać liczbę sklepów i powierzchni sprzedażowej bez obawy, że firma nie zapanuje nad procesem ich zaopatrzenia albo nad planem finansowym. Historia udowodniła, że prezes i jego zespół nie mylili się. Oczywiście, sukces w tej branży zależy też od wielu innych czynników, nie tylko od infrastruktury organizacyjnej czy informatycznej. Ale generalna zasada, że system IT powinien być na miarę wizji biznesu jest trafna. Kolejny raz okazało się, że śmiałość wizji biznesowej najlepiej motywuje do doskonałości operacyjnej.
Biznesowe uzasadnienie
Bez względu na błyskotliwość pomysłu biznesowego i dalekowzroczność planowania rzadko kiedy się zdarza, żeby firma od razu kupiła rozwiązania IT, które starczą jej na choćby najbliższe 20 lat. Zwykle na początku są to rozwiązania szyte na miarę przez własny zespół, obsługujące główny proces biznesowy oraz proste systemy obsługujące podstawowe procesy pomocnicze, np. księgowość, magazyn, sprzedaż. Jeśli firma ma zdolnych specjalistów informatyki, mogą one funkcjonować bardzo długo. Jednak to nie zmienia faktu, że w miarę rozwoju biznesu stają się nieefektywne, niewydajne, zawodne. Nikt nie ma prawdziwego obrazu stanu firmy, nikt nie ma dostatecznych informacji do podejmowania trafnych decyzji, nikt nie wie gdzie są ponoszone straty. Co jednak bardzo ciekawe, rzadko kiedy jest tak, że to głód informacji ze strony zarządu i pracowników, informacji, które pozwoliłyby wydajniej pracować i skuteczniej zdobywać rynek, jest motorem napędzającym inwestycje informatyczne. W zdecydowanej większości firm nie kupuje się systemów IT po to, żeby działać lepiej. Kupuje się je, żeby zapobiec nieszczęściom, które pojawiają się na horyzoncie.
Dzięki systemom informatycznym łatwo uzyskać prawdziwy obrazu stanu firmy i dostateczne informacje do podejmowania trafnych decyzji
Wartość wyobraźni
W firmie meblarskiej Profim porzucono stare proste rozwiązania i wdrożono IFS, system zintegrowany klasy ERP wspomagający zarządzanie produkcją i dystrybucją, kiedy zarząd zauważył, że zaczyna mieć kłopoty z dotrzymywaniem terminów obiecanych klientom. Grzegorz Dybus, dyrektor logistyki wśród korzyści z wdrożenia na pierwszym miejscu wymienia poprawę obsługi klienta, osiągnięcie i utrzymanie 14-dniowego terminu realizacji zamówienia na terenie kraju. Nowy system przyniósł również wiele innych korzyści, np. uwolnienie środków finansowych zamrożonych dotychczas w zapasach magazynowych, ale opinia klientów była tym najskuteczniejszym biczem do zmian. Firma bowiem cały czas dobrze prosperowała finansowo i sam argument lepszej gospodarki kapitałem pracującym na pewno nie motywowałby do inwestycji informatycznych. Konsekwencje zniechęcenia się klientów dużo łatwiej było sobie wyobrazić.