Na początku procesu optymalizacji druku w firmie warto przeprowadzić audyt, który pozwoli opisać sytuację w danym biurze i na tej podstawie stworzyć plan optymalizacji. Następnym krokiem będzie dobór odpowiedniego sprzętu i takie ustawienie go w biurze, by zapewniał użytkownikom i całej firmie jak najlepsze wsparcie.

Dodatkowym rozwiązaniem może być wprowadzenie systemu rozliczania wydruków i personalnej autoryzacji dostępu do urządzeń. Efekt wdrożenia tego prostego rozwiązania będzie widoczny już po 2 miesiącach. Średni spadek kosztów związanych z wydrukami wyniesie od 30 do nawet 40 proc.

– Drukarki z biznesowej linii Kyocery w standardzie oferują opcję kodów departamentowych. Oznacza to, iż każda drukarka ma możliwość przypisania unikalnych kodów 100 różnym użytkownikom. Dzięki temu bardzo łatwo jest stworzyć system pozwalający określić, którzy użytkownicy korzystają z urządzenia i którzy z nich drukują najwięcej – tłumaczy Michał Czeredy, prezes zarządu spółki Arcus.

W ten sposób zdobyta wiedza pozwoli administratorowi na dokładne dopasowanie urządzeń do potrzeb firmy.

Jeszcze bardziej zaawansowane rozwiązanie oferuje usługa Arcus Kyocera MDS. System oferowany w ramach tej usługi pozwala, poza kontrolą kosztów wydruku i rejestracji rodzaju generowanych dokumentów, m.in. na: wymuszanie wydruku dwustronnego, przekierowanie pracy powyżej określonej liczby stron na urządzenie tańsze w eksploatacji, wymuszenie wydruku monochromatycznego dla materiałów drukowanych (np. z internetu) czy wybór rodzaju działania, które ma być wykonane, na panelu urządzenia.

Ważną cechą takich systemów jest też możliwość uczenia użytkowników stosowania określonej polityki i kultury przetwarzania dokumentów. Ta ostatnia funkcja pozwala znacznie ograniczyć koszty wydruku.

Sprzęt Kyocera odpowiada potrzebom

Już kilka lat temu w   związku z   rozwojem naszej kancelarii zaczęliśmy szukać urządzenia wielofunkcyjnego do drukowania, kopiowania, skanowania, które byłoby bardziej wydajne niż to przez nas użytkowane. Szukaliśmy sprzętu mniej awaryjnego, bardziej ekonomicznego w   eksploatacji, a   przy tym o   stosunkowo niewielkich rozmiarach. Po analizie ofert dostępnych na rynku i   spotkaniach z   przedstawicielami kilku dostawców tego rodzaju urządzeń wybraliśmy urządzenie Kyocera FS–3140MFP KX. Spełniło ono wszystkie nasze oczekiwania. Wciąż z   niego korzystamy. W   naszej ocenie jego zakup był trafnym wyborem.